Реквизит «Отметка об исполнителе». Формирование дела

Заведующий архивом  организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

2.4 .ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Современные условия  развития экономики и конкуренции  на рынке диктуют свои правила  управления организацией. В настоящее  время успех любой компании в  первую очередь зависит от возможности  оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Основным документом персонального учета работника  является его личное дело, которое  является документом «Для служебного пользования».

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о  работнике и его трудовой деятельности, помещенных в специальную папку.

Цель формирования личного  дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в  одном месте.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности — об увольнении);
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• другие документы, характеризующие работника.

При этом проверяется  правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат  и других необходимых реквизитов документов.

В личное дело материально  ответственного работника включается договор о материальной ответственности.

 В личное дело  не включаются копии приказов  о предоставлении отпуска, о  наложении взысканий, справки  о местожительстве, медицинские  справки и др., так как они  группируются отдельно от личных  дел и хранятся три года.

Далее в процессе ведения  личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и  хранится 75 лет.

Личное дело ведется  в течение всего периода работы каждого работника организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами ведения личных дел конкретной организации). Ведение личного дела предусматривает:

• ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дела;
• изъятие документов, надобность в которых миновала;
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. В том числе во внутренней описи. Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления. Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями. Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов.

Внесение записей в  документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения  личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы. Не рекомендуется использовать гелиевые ручки, т.к. написанные ими тексты очень быстро выцветают.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела

допускается использование  штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри «дела» они располагаются в хронологической последовательности.

Отдельные наиболее важные документы при необходимости  могут помещаться в начале личного  дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая  нумерацию страниц, в пределах которых  они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы  документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе «дела».

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения оригиналов и копий документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях копии документов заверяются и приобщаются к «делу».

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает  поиск нужных материалов. Принцип  разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того, в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним. Личное дело дает необходимую информацию о работнике, что может облегчить работу, не прибегая к другим источникам информации о сотруднике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Москва. ЗАО«Бизнес-школа. Интел-Синтез» 2000 – 256 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. – 320 с.
3. Кабашов С.Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно-методический комплекс – Уфа: БАГСУ, 2009. 81 с.
4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования - 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с.
5. Сиганова Т.В. «Делопроизводство и документооборот» учебное пособие (для студентов экономического факультета) издание ОмГУ Омск 2004. - 60 с.
6. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. 160 с.
7. Янковая В.Ф. «Документооборот организации» секретарь-референт. - 2005.- №7.