Реквизиты международного письма

Содержание

 

 

Введение……………………………………………………………………………3

Глава 1. Деловые письма и их классификация..………………………………..4

1.1. Виды некоммерческих деловых писем...…………………….…………….5

1.2. Виды коммерческих деловых писем……………………………………….6

Глава 2. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки…………………………………………………………...7

Глава 3. Реквизиты международного письма...……………………………….12

Заключение………………………………………………………………….……26

Список используемой литературы …………………………………………….27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных  служб, а также увеличению оборота  предприятия, фирмы.

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что  же означает слово документ? В Федеральном  законе от 27 ноября 1994г. даётся следующее  определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный  для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых  обслуживание сферы официально-деловых  отношений, т. е. отношений, возникающих  между органами государства, между  организациями или внутри них, между  организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной  и юридической деятельности.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания  и цели составления документа, в  другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают  две категории документов: для  внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени  унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых  единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную  форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся  в них информации.

В данной контрольной работе мы рассмотрим правила коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

 

Глава 1. Деловые письма и их классификация.

 

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию  и применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и  коммерческой деятельности. Деловое  письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом  письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает  необходимости почтового отправления.

Существует несколько  видов классификации деловых  писем, в основе их лежат различные  классификационные признаки.

По функциональному  признаку письма можно разделить на две группы:

-  письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки. 

- письма, не требующие  письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение  и др.).

         По структурным признакам деловые письма можно разделить на следующие группы:

- регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

- регламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому  признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

 

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

 

1.1. Виды некоммерческих деловых писем.

 

Письмо-просьба.

В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней  подчеркивается заинтересованность организации  в ее исполнении. Просьба может  излагаться от первого лица единственного  числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного  числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное  письмо.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает  себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение.

В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая  ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

 

 

 

Письмо-подтверждение.

Содержит сообщение  о  получении какого-либо отправления  или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также  можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание.

Направляется в тех  случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров  или личных встреч. Оно состоит  из двух элементов: напоминание о  выполнении действия; меры, которые  будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или  соглашения.

Письмо-приглашение.

Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество  или мероприятие. В данном деловом  письме указывается время, место  и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность.

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо.

Составляется с целью  подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

 

1.2. Виды коммерческих деловых писем.

Запрос и  ответ  на него.

Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой  обращение лица, желающего заключить  сделку. В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

 

 

Оферта и ответ  на нее.

В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Рекламация содержит претензии  к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

- основания для предъявления  претензий;

- доказательства произошедшего  ущерба;

- конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки.

 

Деловые отношения с зарубежными  странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют  от своих будущих сотрудников  знания двух или более иностранных  языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии  прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки  посвящена продажам и покупкам, импорту  и экспорту. Международным письмам  придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных  служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки  деловой документации. Эти правила  выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной  организации по стандартизации –  ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области  документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии  «Документация и информация» (ИСО 5127‑1: 1983, ИСО 5127‑2: 1983, ИСО 5127‑3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой  для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы  и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная  сетка для создания бланков  и основные требования к бланкам  документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. табл.1)

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30‑2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое ‑10, верхнее – 20 мм.

При построении бланков международных  писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая  область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая  область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

 

Таблица 1. Реквизиты  отечественных и международных  писем.

Реквизиты писем в России	Реквизиты международных  писем
1. Государственный герб  РФ	1. Сведения об отправителе:  наименование организации, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телефона, факса и т.д.
2. Герб субъекта РФ	2. Ссылка на индексы  отправителя
3. Эмблема организации  или товарный знак	3. Дата
4. Код организации	4. Внутренний адрес (включающий  наименование получателя письма  и его почтовый адрес)
5. Код формы документа	5. Указание на конкретное  лицо «К сведению»
6. Наименование организации	6. Вступительное обращение
7. Справочные данные организации	7. Заголовок
8. Дата документа	8. Основной текст
9. Регистрационный номер  документа	9. Заключительная формула  вежливости
10. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа	10. Подпись
11. Адресат	11. Указание на приложение
12. Заголовок по тексту	12. Указание на рассылку  копий данного письма
13. Текст документа
14. Отметка о наличии  приложения
15. Идентификатор электронной  копии документа
16. Резолюция
17. Отметка о контроле
18. ИНН/КПП
19. ОГРН