Реквизиты международного письма

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение.

В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» –  к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (в США)

• «Уважаемый господин»  – к мужчине, если неизвестно его  имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» –  к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит»  – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит»  – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит»  – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит»  – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к  человеку, которого вы хорошо знаете, или  другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения  ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма.

Включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст  письма.

Текст большинства писем  состоит из трех частей. После приветствия  или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей  части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

…Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);

…Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);

…Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …), и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …), и т. п.

Просьба сообщить необходимую  информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …) и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of (date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of (date) …), и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности  и внимания:

Очень любезно с Вашей  стороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить  Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться  случаем, чтобы поблагодарить Вас  … (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой  вклад в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою  искреннюю (глубокую) благодарность  за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help …), и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за … (We must apologise for …);

Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые  искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …), и т.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …), и т.п.

В заключительной части может  быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний  свяжитесь со мной, если Вам нужна  более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information), и т. п.

Заключительная  формула вежливости.

В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Указанные фразы можно  перевести как «С уважением», «Искренне  Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными  сочетаниями вступительного обращения  и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись.

В письмах иностранных  корреспондентов подпись размещается  обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S. Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы  по поручению руководства. Например:

For А.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии  приложений.

В письмах зарубежных корреспондентов  отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом  углу, под подписью. Она состоит  из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например - 2 Enclosures.

Возможно сокращенное  обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма.

В письмах зарубежных корреспондентов  бывает специальная отметка о  копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c.c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку  «без копий» («without copies»).

 

Постскриптум.

За рубежом допускается  внесение дополнительной информации в  деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости  составлять новое письмо и дает возможность  оперативно сообщать о событиях, случившихся  уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго  и последующих листов письма.

В зарубежной корреспонденции  для оформления второго и последующих  листов документа используется специальная  бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения  письма №…». Например:

Continuation Sheet No …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой  оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green                                   Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

Многие британские фирмы  пользуются дополнительными листами  без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу  на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий  уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые  письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому  нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического  стилей речи. Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов для  составления и отправления деловых  писем.  Языковой стандарт в деловой  переписке сосуществует с экспрессией  и с элементами диалогизации речи.

Переписка с зарубежными  партнерами не редкость в наше время, она требует хорошего знания языка, в основном английского, умения четко  и грамотно выражать свои мысли. От правильного составления данных писем напрямую зависит прибыль  организации. Все это говорит  о том, что данным вопросом должен заниматься грамотный специалист прошедший  специальное обучение, а не просто человек хорошо знающий язык. Соблюдение всех стандартов переписки говорит о высоком уровне фирмы и зарубежом это ценится.

Все это требует от менеджера  сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в  эпоху царствования типовых и  трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

 

1. Браим И.Н. «Этика делового общения», Минск, «Жизнь», 1996;

2. Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство.    1997. № 2/1.;

3.Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М., Анодина Н.Н.Деловая переписка: учебное пособие, М. 2006;

4. Кирсанова М. В.Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004;

5. Колтунова М. Д.Деловое письмо. М., 1998;

6. Паневчик В. В.Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999;

7. Печникова Т. В., Печникова А. В.Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 1999;

8. Румынина Л. А.Делопроизводство: Учебник. М., 2000.