Реквизиты международного письма

 

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке 1.

 

 

 

Рис.1.  Размещение полей (зон) на бланке международного письма

 

Поле адреса стандартами  ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах  адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено  для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе  документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение  или лицо, имеющее отношение к  документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер  телефона, факса, телеграфный адрес  и т. д.), которые нельзя поместить  в соответствующем поле, могут  быть размещены в нижней части  бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30‑2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Реквизиты международного письма.

 

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут  включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе  (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, тел факса и т. д.;

2) ссылки на индексы  отправителя (Reference Line);

3) дату (Date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное  лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение  (Solution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула  вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку  копий данного документа (CCNotation).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Расположение реквизитов международного письма.

Сведения об отправителе.

На бланке письма организации  указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный  адрес. Под наименованием организации  может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и  управление информационными потоками».

Ссылки на индексы  отправителя.

В зарубежной практике в  письме приводятся его поисковые  признаки – цифровые или буквенные  обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т. п.

Дата письма.

Проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000г., а в США – как 7 июня 2000г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например:10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний  адрес»).

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков  между буквами и без подчеркивания  элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в  строке, можно написать, используя  меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при  написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности  группируя их и руководствуясь правилами  и обычаями страны назначения.

Для написания полного  почтового адреса частных лиц  используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения  или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его  Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия,  приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные  имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово  или группа слов), используемая для  обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, например, старший, младший;

3) занятие, функция, по  адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус;

• по адресу (через) – указывается  связь с другим лицом или учреждением (например,по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная  улица, Станционная площадь, станция  Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер  на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например,27/307, подъезд  № 27, 4‑й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного  адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу  и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или  номер почтового маршрута, местность,  наименование учреждения, осуществляющего  доставку:

• почтовый код, который  обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом  доставки. К этим кодам могут добавляться  другие цифры или буквы (например,750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или  букв, указывающих маршрут для  направления почты к месту  назначения (например,67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления  адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории  или провинции т/или название  страны:

• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

 

 

 

Ниже приведены примеры  написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

 

Mr. Costas MAVRIKIS

81 Pine Brook Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

USA

 

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND

NEW ZEALAND

 

Mr. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

AUSTRALIA

 

Для написания полного  почтового адреса юридических лиц  используются следующие элементы:

1) название организации  (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности  или изделия (например, фирма по  гражданскому строительству, общая  трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или  подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел  цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или  номер почтового маршрута, название  местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории  или провинции и/или название  страны.

Последние три элемента при  написании адреса юридического лица указываются так же, как при  написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его  фамилию, должность, строкой ниже –  название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C

England

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное  слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E. F. White, Esq.

Перед фамилией следует указывать  имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A. White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное  слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

Имя и фамилию лица при  адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии  должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament –  член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего  определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат  обозначается следующим образом

 

Указание должности без  фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность  является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются  следующим образом:

 

 

Артикль перед названием  должности в таких случаях  не употребляется.

При написании почтового  адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания  адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

 

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению».

Альтернативой включения  имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в  адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том  случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному  лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может  быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: