Шпаргалка по "Делопроизводству"

Унификация  формы документа проводится с учетом возможности его последующей обработки техническими средствами на основе метода построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов.

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003, введенный  в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и  унификации, устанавливает следующий  состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

 

13. Схема расположения  и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем, требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

«Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на бланках органов государственной власти.

«Герб субъекта РФ» (02) согласно нормативным актам субъектов РФ (законам, уставам, конституциям и т.д.) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ.

«Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)» (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

«Код организации» (04) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» (05)  проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

«Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» (06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

«Код формы документа» (07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок и является элементом идентификации документа.

«Наименование организации» (08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

 «Справочные данные об организации» (09) включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

«Наименование вида документа» (10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

«Датой документа» (11) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

 «Регистрационный номер документа» (12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит указывается только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса, например: На № 14 от 03.04.2008.

«Место составления  или издания документа» (14) указывают только на общем бланке, так как на бланке для писем этот реквизит есть в почтовом адресе организации. Этот реквизит может быть опущен, если он включен в состав наименования организации.

В качестве «адресата» (15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурные подразделения указывают в именительном падеже.

 

14. Оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, орган управления или  должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

• соблюдать при подготовке документа действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

К таким реквизитам относятся: дата документа (11), регистрационный номер (12), гриф утверждения документа (16), подпись документа (22), гриф согласования документа (23), оттиск печати (25).

 

15. Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа.

Одна из характеристик управленческой информации – ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут быть конкретные организации или группы организаций, структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

Реквизиты: адресат (15),  резолюция (17), заголовок к тексту (18), отметка о наличии приложения (21), виза согласования документа (24), ссылка на регистрационный номер и дату документа (13), отметка о контроле (19),  отметка о заверении копии (26), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа в организацию (29), идентификатор электронной копии документа (30).

 

16. Организация документооборота: характеристики и принципы организации документооборота.

Документооборот -  это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

• последовательности перемещения документов;
• выполнение операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
• технологической обработки документов (регистрации, информационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения.

Общие принципы организации документооборота:

• оперативность движения документов;
• обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
• исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:

1. разделение его на документопотоки,  различающиеся по составу, направлению  движения и порядку обработки  документов;

2. особенности маршрутов движения определенных групп документов.

По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие  в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.

Количественные характеристики документооборота:

1. параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);

2. время движения документов (полного  жизненного цикла – в организации,  этапа -  отдельном подразделении).

Объем документооборота  - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

 

17. Организация документооборота: движение входящих, исходящих и внутренних документов; регистрация документов.

Входящие  документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах – секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют  целостность упаковки и правильность адресования, а затем при вскрытии упаковки – наличие всех указанных  в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка заканчивается  сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам,  а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Таким образом, руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

После рассмотрения руководителем  документы в соответствии с его  резолюцией передают на исполнение или  ознакомление. Формы исполнения могут  быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем  ставят отметку об исполнении документа,  содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

1. подготовка проекта документа;

2. оформление и согласование (визирование) проекта;

3. подписание проекта;

4. регистрация документа;

5. отправка из организации.

 

Работу с  внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.