Шпаргалка по "Делопроизводству"

Регистрация документов

К технологическим процессам  обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа  – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт получения.

 

18. Формирование и оформление дел.

Дело - совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу ил и участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

 

19. Оперативное хранение дел. Экспертиза ценности документов.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах; конфиденциальные документы хранятся в сейфах.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:

• работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения;

• сторонним организациям по указанию руководителя организации.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения по хранению или уничтожению документов вступает в силу после их утверждения руководителем предприятия.

 

20. Подготовка дел к передаче в архив.

Заверенные дела, выполненные  проекты, исполненные документы  постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному  дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы РФ. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле следует  расположить в хронологическом  порядке, если он не соблюдался  в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов  дела в правом верхнем углу  простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверенный  лист, в котором указать количество  листов в деле;

- на наиболее важные документы  (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить  его специальными нитками в  четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверенному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

 

21. Организационные документы, их виды, назначение.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных  документов, определяющих структуру, функции  и задачи предприятия, организацию его работы, права и обязанности и ответственность руководства и работников предприятия.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру  организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение –  нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые – для системы организаций (например, «Общее положение о министерствах РФ»,  «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ»), предприятий, структурного подразделения («Положение о филиалах») – и индивидуальные.

Инструкции  по отдельному виду деятельности –  нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации, подразделений организации и должностных лиц.

Должностная инструкция – основной организационный  документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность  работника организации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Её значение состоит в том, что она имеет силу юридического документа.

 

22. Распорядительные документы: классификация, виды, назначение; составные части и реквизиты.

Основное  назначение распорядительных документов – обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальных эффект не только от своей деятельности, но и от деятельности организаций входящих в его систему.

Можно выделить еще следующую  классификацию приказов по основной деятельности:

• ежегодные;
• повседневные;
• специальные;
• чрезвычайные;
• прочие.

Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы организации в течение года.

Повседневный  приказ издается для регламентации повседневной деятельности организации по наиболее общим направлениям.

Чрезвычайные  приказы издаются для регламентации деятельности организации в какой-то чрезвычайный период. Содержание таких приказов предельно конкретно определяет порядок действий должностных лиц, нередко наделяя их дополнительными (чрезвычайными) полномочиями.

Специальные приказы издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности организации, например связанные с выплатой денежного вознаграждения по итогам года или квартала и т.п.

К числу прочих относятся приказы, издаваемые по мере необходимости для упорядочивания решения отдельных повседневных вопросов (временная передача служебных полномочий другим лицам, сезонное изменение распорядка дня работы организации и др.)

Приказы оформляются  на общем бланке организации или  бланке приказа и имеют следующие  реквизиты:

- наименование организации  – автор документа;

- наименование вида  документы (ПРИКАЗ);

- дату, номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

 - подпись.

Выписка из приказа

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется  полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него.

Выписка —  это копия определенной части  подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется секретарем.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

       Распоряжения

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Решение

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов  управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров или трудового коллектива и др.).

Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные по делам несовершеннолетних и др.).

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

 

23. Информационно-справочные документы: их виды, разновидности, правовое значение, общие правила оформления документов на бланках.

Информационно-справочные документы имеют вспомогательный  характер по отношению к организационным  и распорядительным документам, так  как они формально не требуют  обязательного исполнения. Они служат причиной и источником информации для  подготовки ОРД.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые являются средством общения с учреждениями и частными лицами, служат для решения многих оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации предприятия, несмотря на наличие телефона, телекса и телеграфной связи. В действительности, телефонная и телеграфная связь служит только основой для начала переписки и оформления документов о сотрудничестве.

По характеру  информации письма различают:

• Сопроводительные – информируют адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов; начинаются словами «Направляем», «Посылаем» и т.п.
• Письма-приглашения – предлагают принять участие в каком-либо мероприятии и включают сведения о характере мероприятия, сроках проведения, условиях участия в нем;
• Информационные письма –  сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии; особенно часто  – о деятельности каких-либо организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературе и т.д.
• Рекламные письма –   разновидность информационных писем, но в отличие от последних, они направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых услуг или товаров, и их цель – побудить адресата воспользоваться услугами (товаром);
• Письма-извещения –  близки по назначению к письмам-приглашениям и информационным письмам, часто являются ответом на запрос и начинаются словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим вас в известность» и т.п.
• Письма-подтверждения – сообщают  о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, образца и т.п.) или о том, что составленный ранее документ (договор, акт и т.д.) остается еще в силе; подтверждают какой-либо факт, действие, телефонный разговор;  начинаются обычно словами «Подтверждаем»;
• Письма-напоминания  – указывают на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия, начинается текст словом «Напоминаем»;
• Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств: гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований, жилья, уровня зарплаты и т.п.); эти письма имеют повышенную правовую функцию и потому обычно визируются главным бухгалтером и скрепляются печатью предприятия.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, конкретной проблеме и содержащий выводы и предложения.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Объяснительная  записка - документ, объясняющий вышестоящему или непосредственному руководителю причины невыполнения какого - либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Справки

Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запросам граждан.

Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Доверенности могут  быть служебными и личными.

Служебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем при уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

Заявление — официальное обращение, личное или коллективное, которое подается в целях реализации права или законного интереса гражданина или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий.

 

24. Состав реквизитов и правила оформления протоколов, справок, актов, записок.

Включает ряд реквизитов, подтверждающих юридическую силу документа  и данные о делопроизводственных операциях:

1. подпись,

2. гриф согласования,

3. визы согласования  документа,

4. оттиск печати,

5. отметка о заверении копии,

6. фамилия и телефон  составителя (автора проекта письма),

7. отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело,

8. отметка о поступлении  документа в организацию,