Система отчетной документации

Система отчетной документации

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются  Министерством статистики РФ и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Сбербанк РФ, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть: месячной, квартальной, полугодовой и годовой. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений  руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной  форме. Отчеты составляются на общем  бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной  работы, анализируются ее итоги и  излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Система плановой документации

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются  по решению Правительства РФ одним  или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты планов, до их представления в Правительство РФ на утверждение, в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.

Отраслевые планы и  программы разрабатываются органом  исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями  областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы  или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

Разрабатываются плановые документы  руководством с привлечением квалифицированных  специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа –  плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Система договорной документации

В процессе осуществления  своей деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). 

Документы договорного  типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями.

Договор - это  соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении  гражданских прав и обязанностей. С помощью договора осуществляются материально-техническое снабжение, реализация готовой продукции, капитальное строительство, перевозка грузов, бытовое обслуживание граждан, розничная торговля и др. Вся коммерческая работа предприятий совершается на основании договоров.

Требования к оформлению договоров определяются организациями, в ведении которых находится  предмет договора. Ими же разрабатывается и устанавливается форма договора. В настоящее время известно более сотни различных типовых форм, которые, несмотря на внешнее разнообразие, имеют общую структурную и содержательную основу.

Текст договора условно можно разделить на части:

1. Преамбула (или вводная  часть). 
2. Предмет договора. 
3. Дополнительные условия договора. 
4. Прочие условия договора. 
5. Заключительная часть: срок действия договора, реквизиты сторон, приложения, подпись.

1. Преамбула

Преамбула включает в  себя три основные позиции:

1. Наименование договора (например: договор купли - продажи, договор аренды, договор на выполнение научно-исследовательской работы, договор на выполнение работ или услуг и т. п.). Точное название договора дает понять, какие правоотношения он определяет. Однако сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания.
2. Дата и место подписания договора.  
   Дата включает число, месяц и год подписания. Со этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия. 
   Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения сделки - не простая формальность, иногда оно имеет большое юридическое значение. По законодательству того региона, где заключен договор, определяются: правоспособность и дееспособность лиц, заключивших договор; особенности сделки, обязательства, возникшие из сделки. 
   Место подписания договора указывается с левой стороны листа под наименованием договора, дата - с правой стороны.
3. Полное наименование договаривающихся сторон с обязательным указанием их сокращенного названия (Заказчик, Исполнитель, Покупатель, Арендатор и т. п.).  
   Если одна из сторон является физическим лицом, то ее наименованием является фамилия, имя и отчество физического лица (указываются полностью).  
   Для юридических лиц указывается полное наименование предприятия (организации) и лицо, представляющее предприятие (должность, фамилия, имя, отчество полностью), а также документ, на основании которого представителю даны полномочия заключать и подписывать договор (Устав, Положение или другой документ, имеющий законную силу).

Пример преамбулы:

Договор № 323-11 
на предоставление в аренду оборудования 
вычислительной техники

г. Москва

12 марта 2005 г.

Межотраслевой центр OOO "Рубин", именуемый в  дальнейшем "Арендодатель" в лице директора центра Волкова Геннадия Алексеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Светлов Виктор Иванович, именуемый в дальнейшем "Арендатор", с другой стороны, в целях удовлетворения потребностей Арендатора в средствах вычислительной техники, необходимых для выполнения плановых заданий, заключили настоящий договор о нижеследующем.

2. Предмет договора

Данная часть договора содержит его существенные условия:

1. Собственно предмет договора, т. е. вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Так, например, предметом договора международной купли-продажи является экспортируемый или импортируемый товар, предметом авторского договора - определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и изыскательские работы является законченная, рассмотренная и согласованная в установленном порядке проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т. п.
2. Технические условия договора.
3. Обязанности и права сторон по договору.
4. Цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами.
5. Порядок сдачи-приемки работ.
6. Срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения. При необходимости в подпункты включаются ссылки на дополнительные документы, конкретизирующие или поясняющие содержание подпункта (техническое задание, технические требования, пояснительная записка и т. п.). При этом в тексте обязательно указывается, что документ, на который сделана ссылка, является "неотъемлемой частью договора".

3. Дополнительные  условия договора

В этот раздел включают условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако могут существенно влиять на реализацию прав и обязанностей сторон.

1. Ответственность сторон обеспечивает исполнение сторонами обязанностей в случае нарушения одной из них условий договора. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых сторонами, не выполнившими своих обязательств в отношении одного из согласованных условий.
2. Способы обеспечения обязательств. Российское гражданское законодательство предусматривает следующие основные способы обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ): неустойка, залог, удержание имущества должника, поручительство, банковская гарантия, задаток. Кроме того, могут быть и другие способы, предусмотренные законом или договором.
3. Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке.
4. Условия о конфиденциальности информации по договору.
5. Порядок разрешения споров между сторонами по договору. 
   Все споры между сторонами разрешаются в арбитражном суде в соответствии с законодательством Российской Федерации. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

4. Прочие  условия договора

Эти условия могут  включать следующие вопросы:

1. Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов).
2. Особенности согласований связи между сторонами для решения оперативных вопросов. Здесь для каждой стороны могут быть указаны:  
   а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора;  
   б) сроки связи между сторонами;  
   в) способы связи: телефон, факс, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.

 

 5. Срок действия договора  

Указывается дата начала и дата окончания работ по договору в формате "число, месяц, год", например: начало работ 12 марта 2008 г.

6. Реквизиты сторон

Эта часть договора включает:

• почтовые реквизиты сторон;
• банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО и пр.);
• отгрузочные реквизиты (если продукт договора предполагается доставлять каким-либо видом транспорта).

 

      Для стороны - юридического лица реквизиты записываются в последовательности: наменование организации, почтовый адрес, ИНН, банковские реквизиты. При оформлении реквизитов используется, как правило, графическое выделение. 
Например:

Исполнитель:  
ООО "Контур", 198121 Санкт-Петербург, Новочеркасский пр., д. 18 
ИНН 7282272261 
Р/с 40401810403000001542 в ДО Гражданский ОАО "Петровский НБ", 
192313 Санкт-Петербург, Невский пр., д. 44 
К/с 30902810900000000811 
БИК 045080809 
ОКПО 56227170 
ОКОНХ 71100, 14965

Для физического лица реквизиты записываются в последовательности: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес места жительства (регистрации), домашний телефон, паспортные данные. Если требуется, указываются и платежные реквизиты, например:

Исполнитель: Сергеев  Александр Иванович, ИНН 781624692509 
Адрес: 192116, Санкт-Петербург, ул. Бухарестская, д. 41, корп. 1, кв. 88, тел. (812) 311-5552. 
Паспорт серии XХII-АК № 614443 выдан 11 отд. милиции Санкт-Петербурга 23 декабря 1977 г.

Платежные реквизиты: 
счет № 77221 811 6 2211 2703400  
в Филиале АКБ Сбербанка РФ - Северо-Западный банк, Фрунзенское ОСБ № 2006/0616,  
ИНН 7707083893, Санкт-Петербург 
р/сч. 30401410922000605510 
к/сч. 30301410500000000623 
БИК 055030643 

7. Приложения

В раздел включается перечень документов, являющихся неотъемлемой частью договора, например: техническое задание, календарный план выполнения работ и т. п. Оформление раздела осуществляется различными способами, например, в виде отдельного раздела договора: