Складання і оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів

Складання і оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів

Даний матеріал присвячений розгляду особливостей складання і оформлення конкретних найпоширеніших в установах організаційно-розпорядчих документів, зокрема статуту, штатного розпису, положень, правил, інструкцій, наказів, протоколів, актів (запропоновано Українським науково-дослідним  інститутом архівної справи та документознавства).

Статут

Статут – це нормативно-правовий акт, яким оформляється створення установи будь-якої форми власності, визначається її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, установами та організаціями, а також обумовлюється порядок реорганізації та припинення діяльності.

Статути бувають типові та індивідуальні. Типовий статут розробляє організація вищого рівня для системи однотипних установ. Індивідуальний статут складають для конкретної установи, як правило, на підставі типового.

Статут установи затверджується організацією вищого рівня, як правило, засновником і власником майна. Після затвердження статут, згідно з вимогами законодавства, підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади (наприклад, районній державній адміністрації), який видає установі свідоцтво про державну реєстрацію.

Законодавством встановлено вимоги до структури, порядку прийняття та внесення відповідних змін до статутів залежно від видів установ і форм їхньої власності. Текст статуту, наприклад, може містити такі розділи:

1. Загальні положення.
2. Мета та предмет діяльності установи.
3. Юридичний статус установи.
4. Органи управління установи.
5. Трудовий колектив.
6. Майно установи.
7. Фонди установи.
8. Облік та фінансова звітність.
9. Розподіл прибутків і відшкодування збитків.
10. Зовнішньоекономічна діяльність.
11. Реорганізація та припинення діяльності установи.
12. Внесення змін та доповнень до Статуту.

Статут оформляють на чистих аркушах паперу формату А4.

Під час складення і оформлення статуту слід мати на увазі:

• на титульній сторінці статуту проставляють — гриф затвердження (у правому верхньому куті), відмітку про державну реєстрацію (у лівому верхньому куті), назву виду документа, до якої входить назва установи (у центрі сторінки), місце та рік складання статуту (над межею нижнього берега, посередині);
• відмітка про державну реєстрацію має бути засвідчена гербовою печаткою відповідного органу державної влади;
• текст статуту оформляють на наступних після титульної сторінках; текст складається із розділів, кожний з яких може бути поділено на підрозділи, пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами;
• титульну та всі наступні сторінки статуту прошивають і нумерують.

Штатний розпис

Штатний розпис — це організаційно-правовий документ, у якому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок та доплат за умови, що вони передбачені системою оплати праці та мають постійний характер (доплати за науковий ступінь, вчене звання, вислугу років в установі або загальний трудовий стаж тощо).

Розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності, положення про оплату праці та з урахуванням вимог чинних законодавчих й інших нормативно-правових актів. Назви посад у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.

Проект штатного розпису за дорученням керівника установи, як правило, готує фінансова служба установи. Затверджується штатний розпис керівником установи або уповноваженим ним органом на поточний рік. Також штатний розпис може бути затверджено відповідним розпорядчим документом — наказом керівника установи або рішенням уповноваженого ним органу, без будь-яких погоджень із профспілковим комітетом або іншим представницьким органом найманих працівників. У разі потреби штатний розпис може бути погоджений з керівництвом організації вищого рівня.

Штатний розпис оформляють на чистих аркушах паперу формату А4.

Під час складання і оформлення штатного розпису слід мати на увазі:

• датою цього документа є дата його затвердження;
• заголовок штатного розпису оформляють у вигляді поєднання назви виду документа з назвою установи ( у родовому відмінку); у заголовку також зазначають рік, на який складають цей документ;
• текст штатного розпису складають у табличній формі;
• підписують штатний розпис один із заступників керівника установи і керівник фінансової служби установи;
• у разі погодження штатного розпису з організацією вищого рівня обов'язково оформляють реквізит «Гриф погодження»;
• особисті підписи керівника установи у грифі затвердження і керівника (або його заступника) організації вищого рівня у грифі погодження засвідчують відбитками основних круглих печаток відповідних установ (організацій);
• зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу з основної діяльності установи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

Уніфіковану форму штатного розпису підприємства наведено у додатку 1.

Положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ установи — це нормативно-правовий акт, який встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов'язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами установи.

Проект положення про структурний підрозділ складає керівник цього підрозділу або інший працівник підрозділу за дорученням керівника.

Положення про структурний підрозділ оформляють на загальному бланку підприємства або на бланку відповідного структурного підрозділу, або на чистих аркушах паперу формату А4.

Під час складення і оформлення цього документа слід мати на увазі:

• для оформлення положення про структурний підрозділ на бланку доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів; це пов'язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту «Назва виду документа», тому що затверджується сам документ, а не лише його текст;
• назва виду документа може поєднуватися із заголовком до тексту документа;
• положення про структурний підрозділ підлягає в затвердженні наказом керівника установи або безпосередньо керівником установи, тому в цьому документі обов'язково оформляють відповідний гриф затвердження;
• дату і реєстраційний індекс положення про структурний підрозділ 
  проставляють у день його затвердження;
• текст положення складається із розділів, кожний з яких може бути 
  поділено на підрозділи, пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами;
• підписує положення про структурний підрозділ керівник цього підрозділу;
• візують положення про структурний підрозділ зацікавлені посадові особи (найчастіше – заступник керівника установи, що відповідає за напрями діяльності цього структурного підрозділу, керівники юридичної, кадрової, планово-економічної, фінансової служб установи).

Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ наведено у додатку 2.

Посадова інструкція

Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді.

Як правило, проект посадової інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентує цей документ, і подає його на погодження до юридичної служби (юрисконсульта) і (або) служби кадрів установи. У деяких випадках посадову інструкцію розробляє сам працівник. Погоджену посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого відноситься працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник установи.

Посадова інструкція може бути оформлена на загальному бланку установи, або на бланку структурного підрозділу, або на чистих аркушах паперу формату А4.

Під час складення і оформлення цього документа слід мати на увазі:

• для оформлення посадової інструкції на бланку доцільно використати бланк з кутовим розташуванням постійних реквізитів;
• назву структурного підрозділу вказують на бланку у разі оформлення посадової інструкції працівника структурного підрозділу; якщо назву структурного підрозділу установи окремо не зазначено на бланку, її вносять до заголовка, наприклад: «Посадова інструкція економіста планово-економічного відділу», «Посадова інструкція юриста відділу правового забезпечення»;
• дату і реєстраційний індекс посадової інструкції проставляють у день її затвердження керівником установи;
• у заголовку до тексту чітко визначають посаду, на яку поширюються вимоги посадової інструкції; заголовок може поєднуватися із назвою виду документа;
• текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для цього доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: повинен, має право, слід, потрібно, необхідно, забороняється; не дозволяється використовувати у тексті посадової інструкції формулювання зі словами: можна, не можна, бажано, не бажано, рекомендовано тощо;
• підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу;
• візують посадову інструкцію зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше – заступник керівника установи, що відповідає за напрями діяльності структурного підрозділу, працівника(-ів) якого стосується відповідна посадова інструкція, керівники кадрової, юридичної та інших служб підприємства);
• після затвердження посадової інструкції керівником установи її 
  доводять до відома працівника(-ів), про що на останньому аркуші першого 
  примірника інструкції роблять відповідний запис.

Уніфіковану форму посадової інструкції наведено у додатку 3.

Інструкція

Інструкція – це службовий документ, який регламентує організаційні, науково-технічні, фінансові та інші напрями діяльності установи, його окремих структурних підрозділів, посадових і (або) службових осіб, громадян. Також інструкції можуть складатися з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих чи інших нормативно-правових актів.

Інструкцію оформляють на загальному бланку установи або на чистих аркушах паперу формату А4.

Під час складення і оформлення цього документа слід мати на увазі:

• для оформлення інструкції на бланку доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту «Назва виду документа», на поздовжніх бланках зробити це складно через відсутність вільного місця для цього грифу у правому верхньому куті бланка;
• інструкція затверджується, як правило, наказом керівника установи;
• дату і реєстраційний індекс інструкції проставляють у день її затвердження;
• заголовок до тексту інструкції може поєднуватися із назвою виду документа, у ньому має бути чітко визначено коло питань чи осіб, на які поширюються вимоги інструкції; якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега й розташувати центровано над текстом документа;
• текст інструкції складається з розділів, які, у свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти; виклад тексту повинен йти від третьої особи;
• якщо в інструкції подають форми, таблиці, схеми, то їх оформляють як додатки на окремих аркушах паперу, а у відповідних пунктах інструкції роблять посилання на ці додатки; реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту інструкції не оформляють;
• кожний додаток до інструкції повинен мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша додатка з посиланням на відповідний пункт (підпункт) тексту інструкції;
• підписує інструкцію керівник структурного підрозділу, у якому було розроблено цей документ;
• візують проект інструкції за потреби керівники зацікавлених структурних підрозділів (юридичного, кадрового, фінансового тощо) установи або його окремі службові особи, що виконують відповідні функції та від компетенції яких залежить зміст інструкції;
• у разі погодження інструкції посадовими особами зі сторонніх установ чи організацій оформляють гриф погодження.

Уніфіковану форму інструкції наведено у додатку 4.

Правила

Правила — це службовий документ організаційного характеру, в якому подають вимоги або настанови до будь-яких робіт, дій, поведінки. За формою і змістом правила подібні до інструкцій. Правила можуть бути оформлені й застосовуватися в установі як самостійний нормативно-правовий акт, який затверджується безпосередньо керівником установи або керівником організації вищого рівня, або відповідним розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням). Правила оформляють на загальному бланку установи або на чистих аркушах паперу формату А4.

Одним із найпоширеніших в установах видів правил є правила внутрішнього трудового розпорядку. Це внутрішній нормативний документ установи, у якому встановлено особливості організації роботи (режим робочого дня) та взаємні зобов'язання сторін трудового договору — керівництва установи та його працівників.

Під час складання і оформлення правил слід мати на увазі:

• для оформлення правил на бланку (як і для всіх інших розглянутих вище документів, що підлягають затвердженню) доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів;
• назва виду документа може поєднуватися із заголовком до тексту документа;
• правила затверджують, як правило, наказом керівника установи;
• дату і реєстраційний індекс правил проставляють у день затвердження цього документа;
• текст правил складається з розділів, які, в свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти; виклад тексту повинен йти від третьої особи. У тексті доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: повинні, мають право, слід, потрібно, необхідно, забороняється; не дозволяється у тексті правил використовувати формулювання зі словами: можна, не можна, бажано, не бажано, рекомендовано тощо;
• якщо в правилах вміщено форми, таблиці, схеми, то їх оформляють як додатки на окремих аркушах паперу, а у відповідних пунктах правил роблять посилання на ці додатки; реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту правил не оформляють;
• кожний додаток до правил повинен мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша додатка з посиланням на відповідний пункт (підпункт) тексту правил;
• підписує правила керівник структурного підрозділу, у якому було складено цей документ, і який несе відповідальність за його зміст;
• проект правил за потреби візують зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше заступник керівника установи, керівник служби кадрів, юрист тощо).