Уніфіковану форму правил внутрішнього
трудового розпорядку наведено у додатку 5.
Наказ
з основної діяльності установи
Наказ з основної діяльності установи – це розпорядчий документ, який видає керівник установи на правах єдиноначальності
на виконання розпорядчих документів
та директивних листів організацій вищого
рівня або за власною ініціативою
чи ініціативою структурних підрозділів
установи.
Наказ з основної діяльності установи оформляють на спеціальному
бланку. Якщо в установі не заведено бланка наказу,
то він може бути оформлений на загальному
бланку установи або на чистому аркуші паперу
формату А4.
Під час складання і оформлення
наказу з основної діяльності установи слід мати на увазі, що:
- дату наказу проставляють під час його підписання;
дату дозволяється оформляти як словесно-цифровим, так і цифровим
способом;
- реєстраційним
індексом наказу є порядковий номер
у межах року за журналом реєстрації наказів з основної діяльності;
- до тексту наказу з основної діяльності
обов'язково складають заголовок, який містить стислий виклад
основного смислового аспекту змісту
документа; якщо заголовок перевищує 150
знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі
правого берега й розташовувати центровано
над текстом;
- текст наказу з основної діяльності складається
з двох частин — констатуючої і розпорядчої,
кожна з яких має певні особливості оформлення; констатуючу частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять (у цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу); розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ,
яке друкують великими літерами без абзацу
і без лапок, після нього ставлять двокрапку; нижче з абзацу оформляють зміст дій, що мають бути
виконані;
- якщо до наказу додаються
таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як
додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи; при цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків»
після тексту наказу не оформляють;
- додатки до наказу повинні бути пронумеровані; на кожному додатку у верхньому правому
куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його
дату і реєстраційний індекс;
- візують наказ виконавець
і зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше — заступник керівника установи, керівники юридичної, планово-економічної, фінансової служб); візи проставляють лише на першому примірнику наказу,
який долучають до відповідної
справи; цей реквізит розміщують нижче реквізиту
«Підпис» на лицьовому або на зворотному
боці останнього аркуша наказу;
- за потреби в оцінці доцільності
видання наказу, встановленні його відповідності законодавству
здійснюють зовнішнє погодження з іншою(-ими) організацією(-ями) чи установою (-ами); у такому разі в наказі оформляють гриф погодження або окремий аркуш погодження, який додають до наказу.
Уніфіковану форму наказу
з основної діяльності установи наведено у додатку 6.
Спільний
наказ з основної діяльності
двох установ одного
рівня
Дві установи одного рівня можуть видати спільний наказ з основної
діяльності.
Спільний наказ з основної діяльності
оформляють на чистих аркушах паперу формату
А4; при цьому віддають перевагу зцентрованому
розташуванню реквізитів.
Під час складання
і оформлення спільного наказу з основної
діяльності двох установ одного рівня слід мати на увазі, що:
- назви установ розміщують на одному рівні;
- у спільному наказі проставляють
лише одну дату його видання; дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так
і цифровим способом;
- реєстраційний
індекс спільного наказу складається
з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних
документу у кожній установі;
- у спільному наказі має обов'язково
бути вказано місце складання або видання документа;
- заголовок до тексту спільного наказу має стисло
і точно визначати смисловий аспект змісту
документа;
- текст складається з двох частин — констатуючої
і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості
оформлення; констатуючу частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять; у цій частині зазначають підставу, обґрунтування
або мету видання наказу; розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЄМО, яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку;
нижче з абзацу формулюють зміст дій,
що мають бути виконані;
- якщо до наказу додаються
таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як
додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи; при цьому реквізит «Відмітка про наявність
додатків» після тексту наказу не оформляють;
- додатки до наказу мають бути пронумеровані; на кожному додатку у верхньому правому куті
першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його
дату і реєстраційний індекс;
- підписи керівників установ розміщують на одному рівні
у два стовпчики;
- особистий підпис кожного з керівників має
бути засвідчений відбитком основної круглої печатки відповідної установи;
- візують наказ у кожній установі відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше – заступники керівників установ, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику,
що залишається у відповідній установі; цей реквізит розміщують нижче
реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці
останнього аркуша наказу;
- за потреби в оцінці доцільності
видання спільного наказу, встановленні його відповідності
законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими організаціями
та установами; у такому разі в наказі оформляють гриф погодження або складають окремий аркуш
погодження, який додають до наказу.
Уніфіковану форму наказу
з основної діяльності двох установ одного рівня наведено у додатку 7.
Розпорядження
Розпорядження — це службовий документ, який видає
керівник установи переважним
чином з оперативних питань повсякденної виробничо-господарської
та адміністративної діяльності. У деяких
випадках розпорядження можуть видавати
й інші посадові чи службові особи установи (найчастіше
— заступники керівника установи або керівники структурних
підрозділів) у межах наданих їм прав.
Розпорядження оформляють на спеціальному бланку.
Якщо в установі не заведено бланка розпорядження,
то воно може бути оформлено на загальному
бланку установи або на чистому аркуші паперу
формату А4.
Під час складення
і оформлення розпорядження слід мати на увазі, що:
- дату розпорядження проставляють під час його підписання; дату дозволяється оформляти як словесно-цифровим,
так і цифровим способом;
- реєстраційним
індексом розпорядження є порядковий
номер у межах року за журналом реєстрації розпоряджень;
- до тексту розпорядження
обов'язково складають заголовок, який містить стислий виклад основного
смислового аспекту змісту документа; якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого
берега й розташовувати центровано над текстом;
- текст розпорядження складається з двох частин
— констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення; констатуючу частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку
не ставлять (в цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання розпорядження); розпорядчу частину починають зі слова ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ'ЯЗУЮ, яке друкують
великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку; нижче з абзацу формулюють
зміст дій, що мають бути виконані;
- якщо до розпорядження додаються
таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх
оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядження
роблять посилання на ці документи; при цьому реквізит «Відмітка
про наявність додатків» після тексту розпорядження самостійно не оформляють;
- додатки до розпорядження мають бути пронумеровані; на кожному додатку у верхньому правому
куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на
розпорядження, його дату і реєстраційний
індекс;
- візують розпорядження виконавець
і зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше - заступник керівника установи, керівники юридичної, планово-економічної, фінансової служб); візи проставляють лише на першому примірнику
розпорядження, який долучають до відповідної справи ( цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному
боці останнього аркуша розпорядження);
- за потреби в оцінці доцільності видання розпорядження,
у встановленні його відповідності законодавству здійснюють
зовнішнє погодження з іншою(-ими) організацією(-ями)
та установою (-ами). В такому разі у розпорядженні обов'язково оформляють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до розпорядження.
Уніфіковану форму розпорядження наведено
у додатку 8.
Акт
Акт – службовий документ, складений групою
осіб чи спеціально уповноваженою особою для
засвідчення встановлених нею фактів, пов'язаних з діяльністю установи,
його окремих структурних підрозділів або окремих
працівників.
Форми деяких видів актів
затверджено нормативно-правовими документами, вимоги яких є обов'язковими
для виконання, тому вносити будь-які зміни
до таких форм не дозволяється. Якщо немає
встановленої нормативно-правовим документом
форми акта, то незалежно від виду цього акта його рекомендовано складати
за запропонованою нижче формою.
Акт може бути оформлений
на загальному бланку установи, на бланку структурного
підрозділу (за наявності такого бланка
та у разі, якщо акт складено у структурному
підрозділі), на спеціальному бланку (тобто
безпосередньо на бланку акта) або на чистих
аркушах паперу формату А4 як з кутовим
(переважно), так і з поздовжнім розташуванням
постійних реквізитів.
Під час оформлення акта слід мати на увазі, що:
- дата і місце складання, які проставляються в акті, повинні відповідати даті та місцю події,
яку заактовано; якщо комісія працювала
кілька днів, то в акті
вказують останній день роботи;
- заголовок до тексту акта має граматично узгоджуватися зі словом «акт»;
- текст акта максимально може складатися
з трьох частин: вступної, констатуючої та заключної. У вступній частині зазначають документ, що став підставою для
проведення заактованого заходу, та склад комісії, а за потреби — й присутніх (свідків). У констатуючій частині вказують крайні дати проведеного
заходу, його мету, завдання, зміст і характер, а також
обов'язково фіксують встановлені факти
(у тому числі виявлені порушення).
У заключній частині подають висновки та пропозиції членів комісії
та вказують кількість примірників
акта; текст констатуючої та заключної
частин може бути поділено на пункти;
- у разі наявності додатків до акта роблять відповідну
відмітку після тексту;
- у акті може бути оформлено гриф затвердження; як правило, акт затверджує керівник установи;
- на актах, що фіксують факти
витрат грошових коштів і використання матеріальних цінностей,
а також у випадках, передбачених нормативно-правовими документами,
підпис особи, яка склала акт, або особи,
яка затвердила акт, засвідчують відбитком основної
круглої печатки установи.
Уніфіковану форму акта наведено у додатку 9.
Протокол
Протокол — це організаційно-розпорядчий документ,
в якому фіксується хід обговорення
питань і рішення, ухвалені на з'їздах,
конференціях, зборах, нарадах, засіданнях
колегіальних органів.
Протокол може бути оформлений
на загальному бланку установи, на бланку структурного
підрозділу (за наявності такого бланку
та у разі якщо протокол складено у структурному
підрозділі) або на спеціальному бланку (тобто безпосередньо
на бланку протоколу), або на чистих аркушах паперу формату
А4 як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім
розташуванням постійних реквізитів.
Під час складення
і оформлення протоколу слід мати на увазі, що:
- протокол оформлюють на підставі записів
(або стенограми), зроблених безпосередньо під час засідання;
- за обсягом фіксованих даних
протокол може бути: стислий, в якому зазначають лише питання,
що їх обговорюють на засіданні, прізвища доповідачів та прийняті рішення; повний, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи
виступів всіх доповідачів та учасників
колегіального органу; стенографічний, в якому весь хід засідання
записано дослівно;
- датою протоколу є дата проведення
засідання, а не дата його остаточного оформлення чи підписання; якщо засідання
тривало декілька днів, то через тире зазначають
дати першого і останнього днів засідання;
- реєстраційним
індексом протоколу є порядковий номер
засідання у межах календарного року.
У закладах освіти реєструвати протоколи можна у межах навчального
року; у тимчасово діючих органах (наприклад, у виборчих комісіях) - у межах їх існування; з кожного нового календарного (навчального)
року або виборчого періоду нумерація
поновлюється;
- місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, село, селище), де було проведено засідання, а не
юридична адреса установи;
- заголовок до тексту протоколу має містити
назву виду колегіальної діяльності (засідання...,
нарада..., збори...) та назву колегіального
органу в родовому відмінку (...правління, ...виборчої комісії, ...трудового колективу);
- текст протоколу складається з двох частин - вступної та основної. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх постійних членів
колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний. При
цьому відомості про присутніх на засіданні вносять до протоколу таким
чином: спочатку в алфавітному порядку
вказують прізвища та ініціали членів колегіального
органу, потім - прізвища, ініціали та посади осіб,
запрошених на засідання. У
протоколах розширених засідань і зборів
колективу, якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначають загальну
кількість присутніх з посиланням на список, який має додаватися. Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують
за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Після слова СЛУХАЛИ зазначають прізвище та ініціали
доповідача і подають зміст його доповіді.
Після слова ВИСТУПИЛИ зазначають
прізвище, ініціали, посаду та зміст виступу кожної особи, що брала участь в обговоренні доповіді;
якщо тексти (або тези) доповіді та виступів
оформлені як окремі документи, то в протокол
їх не записують, а після відомостей про доповідача або особу,
що виступала, ставлять тире і зазначають: «Текст
доповіді (виступу) додається до протоколу»;
- за наявності інших документів,
що розглядалися на засіданні й хід обговорення яких було зафіксовано
у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2,... ) і у відповідних розділах протоколу роблять посилання на ці додатки;
реквізит «Відмітка про наявність додатків»
після тексту протоколу не
оформляють;
- протокол підписують головуючий на засіданні
колегіального органу та секретар;
- деякі протоколи (засідань технічних
комітетів, експертних рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У
такому разі в протоколі оформлюють гриф затвердження.