Номенклатура дел составляется по унифицированной
форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.
Первая графа содержит индекс дела, включенного
в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения
структурного подразделения и порядкового
номера дела в пределах этого подразделения.
В конце раздела номенклатуры оставляют
резервные порядковые номера для заведения дополнительных,
не предусмотренных заранее дел.
Во второй графе перечисляются названия
заголовков дел. Если документов, относящихся
к одному делу накапливается большое количество,
может быть сформировано дело в нескольких
томах.
Третья графа заполняется в конце года и содержит
сведения о количестве томов.
В четвертой графе указывается срок хранения
дела со ссылкой на номер статьи перечня
документальных материалов (типового
или ведомственного), в соответствии с
которым срок установлен.
Пятая графа заполняется в течение года.
В примечаниях указываются отметки о заведении (не заведении)
дел, об ответственных за эти дела, о передаче
дел в другое подразделение или другому
лицу, о делах, переходящих на следующий
год, изъятых или утерянных делах и т.д.
Иногда напротив каждого дела указывается
также номер шкафа и номер полки, где оно
хранится.
Количество дел (томов) в номенклатуре
указывается, как правило, в конце календарного
года (или при заведении второго тома дела).
В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного
хранения и временного хранения (до 10 лет
включительно и свыше 10 лет). Количество
дел считается с учетом переходящих дел.
Сводная номенклатура дел предприятия
рассматривается и одобряется экспертной
комиссией предприятия, визируется его архивистом
и направляется на согласование в государственный
архив (если документы поступают на государственное
хранение). После этого номенклатура утверждается
руководителем предприятия.
Если организация не сдает документы
на государственное хранение, номенклатура
дел может согласовываться с экспертной
комиссией вышестоящей организации.
Значение номенклатуры и
методика составления номенклатуры дел
организации
После исполнения документы
определенное время хранятся в организации.
Для того чтобы их можно было
быстро находить и использовать, необходима
систематизация исполненных документов,
т.е. группировка их в дела. Государственный
стандарт определяет дело как "совокупность
документов или документ, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку".
Чтобы правильно сформировать
дела и обеспечить возможность использования
нужной информации, документы классифицируют:
разделяют их на группы с разными сроками
хранения. Специальным классификационным
справочником, позволяющим определить
порядок распределения документов в дела,
является номенклатура дел4.
Номенклатура дел - это многофункциональный
документ, используемый для разных целей:
- номенклатура используется
как схема классификации при распределении
и группировке исполненных документов
в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные
в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное
в номенклатуру, имеет указание
срока хранения документов, включенных
в него. Таким образом, с ее
помощью намечают ориентировочные
сроки хранения документов, что является
первым этапом экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется
при построении информационно-поисковой
системы по документам предприятия.
При регистрации документов в
регистрационный индекс часто включают
индекс дела по номенклатуре. Кроме того,
классификационная схема номенклатуры
может быть использована при формировании
справочной картотеки на исполненные
документы;
- номенклатура дел используется
вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со
сроками хранения до 10 лет включительно.
Она же служит основой для составления
описей на дела со сроками хранения свыше
10 лет и постоянного;
- номенклатура имеет
справочное значение при изучении
структуры учреждения, организации, предприятия.
Общие требования к номенклатуре.
Номенклатура дел как один из основных
инструментов организации делопроизводства
должна отвечать определенным требованиям,
важнейшие из которых:
- охват всех документов,
получаемых и создаваемых в
процессе деятельности организации;
- раздельная группировка
в дела документов постоянного
и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая
формулировка заголовка дела, которая
полностью отражает состав и
содержание документов в нем
и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих
его содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел
внутри разделов номенклатуры
в соответствии со степенью
важности и сроком хранения
документации.
Разработка номенклатуры
дел складывается из нескольких этапов:
1-определение круга документов
для включения в номенклатуру;
2-составление заголовков
(наименований) дел;
3-разработка классификационной
схемы номенклатуры, т.е. порядка
расположения дел;
4-определение сроков
хранения дел;
5-определение системы
индексации и установление индексов дел;
6-оформление и удостоверение
номенклатуры дел5.
Определение круга документов
для включения в номенклатуру. Основное
требование к номенклатуре - охват всех
документов, образующихся в процессе деятельности
организации. При этом должна учитываться
документация, как создаваемая в самой
организации, так и получаемая от других
организаций и лиц, включая регистрационные
карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть
внесены и документы временно действующих
комиссий, групп, созданных для
решения какой-либо конкретной задачи,
документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются
также документы, не оконченные делопроизводством,
которые поступили из других организаций
для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам,
продолжающимся более одного года (так
называемые переходящие дела). Они вносятся
в номенклатуру каждого года на протяжении
всего срока решения вопроса. В течение
года номенклатура может быть дополнена
делами, образовавшимися после начала
года в результате появления в деятельности
организации новых вопросов. Для таких
дел в конце каждого раздела номенклатуры
предусматривают несколько резервных
номеров.
Не включаются в номенклатуру
печатные издания (сборники, справочники
и т.д.).
Составление заголовков дел.
Это самая сложная часть работы при составлении
номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной
форме кратко, четко и однозначно отражать
основное содержание документов комплекса,
так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок
содержит указание на род заводимого дела
(дело, документы, переписка) или название
вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие
данные о содержании документов, корреспондентах,
датах, а также указание подлинности, копийности
и т.д. В заголовках дел не употребляются
формулировки типа «Разные материалы»,
«Общая переписка» и т.п.
Заголовки дел, содержащих
плановые или отчетные документы, должны
включать указание на вид и характер документов,
их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской
деятельности института», «Месячные отчеты
об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего
статистические формы, указываются названия
форм, их номер или условное обозначение
(шифр): «Годовой отчет по отдельным
показателям финансовой деятельности
предприятия (организации) (ф.10-ф)».
Разработка классификационной
схемы. После составления заголовков дел
проводится их систематизация, т.е. определяется
порядок расположения заголовков в номенклатуре
дел. Он основан на учете организационно-структурного
построения аппарата управления и выполняемых
им функций.
В номенклатуре дел небольшой
организации, не имеющей структурного
деления, а также в номенклатуре дел структурного
подразделения крупной организации дела
систематизируют по степени их важности с учетом
взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела,
включающие организационно-распорядительные
документы директивных и вышестоящих
органов, затем - дела, содержащие организационную
документацию, относящуюся к деятельности
организации в целом (устав, положения)
или структурного подразделения, если
составляется номенклатура дел структурного
подразделения. Далее располагают дела
с распорядительной документацией самого
учреждения или организации (приказы,
распоряжения, решения коллегиальных
органов). За этой группой дел следуют
дела с плановыми и отчетными документами
(годовыми, квартальными, месячными), перепиской
и другими документами.
Определение сроков хранения
дел. Сроки хранения дел устанавливают
для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения
- важное основание для группировки документов
в дела, так как документы с постоянным
сроком хранения, сроками хранения до
10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться
в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются
по перечням документов с указанием сроков их
хранения или экспертным путем ведущими
специалистами организации.
Сроки хранения документов
- постоянные или временные (один, три,
пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются
в зависимости от значимости документов.
Если в деле содержатся документы временного
хранения различной ценности и, следовательно,
с разными сроками хранения, срок хранения
всего дела устанавливается для наиболее
ценной документации, т.е. больший. Например,
если в деле находятся документы со сроками
хранения один год, три года и пять лет,
все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется
с 1 января того года, который следует за
годом окончания дела. Например, срок хранения:
дела, законченного делопроизводством
в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Индексация дел. Для практического
использования номенклатуры дел большое
значение имеют условные обозначения,
присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая
и не имеет структурных частей, ее номенклатура
строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае
индексом дела будет его порядковый номер
в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.6
В сводной номенклатуре в
индекс каждого дела входит условное обозначение
структурного подразделения и порядковый
номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс
дела 03-02 означает, что дело было сформировано
в структурном подразделении, которому
присвоен индекс "03", и в номенклатуре
дел данного подразделения заголовок
дела располагается под номером "2"
(02).
Индексация структурных подразделений должна быть
постоянной и повторяться из года в год.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру
каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения
номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется
по унифицированной форме, которая разработана архивными
органами и закреплена в Государственной
системе документационного обеспечения
управления и Основных правилах работы
ведомственных архивов.
Форма номенклатуры представляет
собой таблицу из пяти граф: индексы дел,
заголовки дел, количество томов, сроки хранения
и примечания.
В конце года в номенклатуре
заполняется итоговая запись о категориях
и количестве заведенных и включенных
в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно
указывается количество дел постоянного
хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со
сроком хранения до 10 лет включительно.
Кроме того, указывается количество дел,
переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется
подпись лица, составившего номенклатуру,
и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой
или лицом, ответственным за документационное
обеспечение, и согласовывается с архивом
предприятия, организации. Подписывает
ее руководитель службы и утверждает руководитель
предприятия. Если документы поступают
на государственное хранение, номенклатура
дел направляется на согласование в государственный
архив, принимающий дела данной организации,
и только после этого утверждается руководителем
организации.
Номенклатура дел структурного
подразделения должна составляться в
трех экземплярах. Один экземпляр хранится
в службе ДОУ, второй - в архиве, третий
используется в структурном подразделении
в качестве справочного пособия по формированию
дел.