Составление номенклатуры дел организации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Февраля 2014 в 14:55, курсовая работа

Описание работы

Целью данной работы является анализ методики составления номенклатуры дел, изучение специализированной литературы, выявления места и значимости её в системе делопроизводства.
Для раскрытия данной цели были сформулированы следующие задачи:
- рассмотреть назначение номенклатуры дел организации;
- изучить виды и понятие номенклатуры дел организации;
- составление номенклатуры дел для конкретной организации;
- подробное изучение методики составления номенклатуры дел организации.

Содержание работы

Введение …………………………………………………………………………….3
Глава 1. Номенклатура дел организации ………………………………………..5
1.1 Общие понятия номенклатуры дел организации …………………..5
1.2 Значение номенклатуры и методика составления номенклатуры дел организации ……………………………………………………………………11
Глава 2. Составление номенклатуры дел организации на примере конкретного предприятия …………………………………………………….20
Заключение ……………………………………………………………………32
Список литературы ……………………………………………………………34

Скачать архив (50.29 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

курс.р. Карина.doc

— 331.50 Кб (Скачать файл)

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Министерство промышленности

УТВЕРЖДАЮ

Республиканское унитарное предприятие

Директор РУП «Строй-КА»

«Строй-КА»

Флагман

А.Е.Флагман

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

23.12.2009

23.12.2009 № 1-18/189

г. Минск на 2010 год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание
	1. Канцелярия
1-1	Учредительные документы предприятия (устав, свидетельство о регистрации и др.)		Пост. ст. 8.1*
1-2	Постановления, приказы Министерства промышленности Республики Беларусь		До минования надобности ст. 4.2*
1-3	Приказы директора предприятия по основной деятельности		Пост. ст. 16.1*
1-4	Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам		5 л. ст. 16.2*	После проведения комплексной налоговой проверки
1-5	Положения о структурных подразделениях предприятия		Пост. ст. 10*
1-6	Должностные инструкции работникам предприятия		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми
1-7	Протоколы производственных совещаний у руководства предприятия		5 л. ЭПК ст. 15*
1-8	План работы канцелярии на 2010 год		3 г. ст. 22.1
1-9	Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству структурными подразделениями предприятия		5 л. ЭПК	Протокол заседания экспертной комиссии предприятия от 21.12.2007 № 3
1-10	Обращения граждан и документы об их рассмотрении (акты, справки, докладные записки, переписка и др.)		5 л. ЭПК ст. 29*
1-11	Книга замечаний и предложений		5 л. п. 948**	После окончания ведения и передачи в архив предприятия
1-12	Картотека регистрации приказов по основной деятельности		Пост. п. 944.1**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1-13	Картотека регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам		5 л. п. 944.4**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1-14	Картотека регистрации входящих документов		3 г. п. 944.5**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1-15	Картотека регистрации исходящих документов		3 г. п. 944.5**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1-16	Картотека регистрации внутренних документов		3 г. п. 944.6**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1-17	Картотека регистрации обращений граждан		5 л. п. 945**
1-18	Сводная номенклатура дел предприятия		Пост. п. 930.1**	Первый экземпляр
1-19
1-20
	2. Отдел экономического прогнозирования
…	…	…	…	…
	3. …
…	…	…	…	…
	6. Бухгалтерия
6-1	Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности (инструкции, положения и др.)		До минования надобности стст. 1.2, 2.2, 4.2*	Переходящее
6-2	Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии		3 г. ст. 16.1*	Подлинники в канцелярии (дело 13)
6-3	Приказы директора предприятия по личному составу. Копии		3 г. стст. 16.3, 16.4	Подлинники в отделе кадров (дела 82, 83)
6-4	Положение о бухгалтерской службе. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
6-5	Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми. Подлинники в канцелярии (дело 16)
6-6	Штатные расписания предприятия на 2010 год		Пост. ст. 126*
6-7	Финансовый план предприятия на 2010 год		Пост. ст. 70.1*
6-8	Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2010 год и объяснительная записка к нему		Пост. ст. 452.1*
6-9	Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия		3 г. ст. 452.2*
6-10	Годовой статистический отчет по труду и движению работников		Пост. п. 124.1*
6-11	Квартальные статистические отчеты по труду и движению работников		3 г. п. 124.2*
6-12	Главная книга		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6-13	Кассовая книга		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6-14	Оборотные ведомости по счетам		3 г. ст. 467*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6-15	Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6-16	Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6-17	Путевые листы		3 г. п. 914**	После проведения комплексной налоговой проверки, при условии завершения ревизии
6-18	Товаротранспортные накладные на получение и отгрузку материальных ценностей		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6-19	Листки нетрудоспособности		3 г. ст. 479*	После проведения комплексной налоговой проверки
6-20	Исполнительные листы		3 г. ст. 480*	После проведения комплексной налоговой проверки
6-21	Лицевые счета по начислению заработной платы		75 л. ст. 473*
6-22	Доверенности на получение денежных сумм и товароматериальных ценностей		3 г. ст. 514*	При условии завершения ревизии, после проведения комплексной налоговой проверки
6-23	Договоры о поставке строительного оборудования и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.)		3 г. ст. 513*	После истечения срока договора, проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии
6-24	Договоры о размещении рекламы предприятия в средствах массовой информации и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.)		3 г. ст. 513*	После истечения срока договора, проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии
6-25	Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности		5 л. ст. 531*	После проведения комплексной налоговой проверки
6-26	Документы по инвентаризации материальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.)		3 г. ст. 508*	При условии завершения ревизии, после проведения комплексной налоговой проверки
6-27	Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельства и др.)		5 л. п. 174**
6-28	Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о служебных командировках, авансовые отчеты, квитанции и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6-29	Книга учета проверок (ревизий)		5 л. п. 950**	После окончания ведения
6-30	Книга учета бланков строгой отчетности		3 г. ст. 291*	После проведения комплексной налоговой проверки
6-31	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 г. п. 229**	После проведения комплексной налоговой проверки
6-32	Переписка по вопросам оперативного бухгалтерского учета и отчетности		3 г. ст. 485*
6-33	Журнал регистрации доверенностей		3 г. ст. 512*	После проведения комплексной налоговой проверки. Переходящее
6-34	Журнал регистрации платежных поручений		3 г. ст. 512*	После проведения комплексной налоговой проверки. Переходящее
6-35	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
6-36
6-37
	7. Отдел материально-технического снабжения
…	…	…	…	…
	8. Отдел кадров
8-1	Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии		3 г. ст. 16.1*	Подлинники в канцелярии (дело 13)
8-2	Приказы директора предприятия о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.		75 л. ст. 16.4*
8-3	Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначениях дежурных и др.		3 г. ст. 16.3*	После проведения комплексной налоговой проверки
8-4	Положение об отделе кадров. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
8-5	Должностные инструкции работникам отдела кадров. Копии		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми. Подлинники в канцелярии (дело 16)
8-6	Штатные расписания предприятия на 2010 год. Копии		3 г. ст. 126*	Подлинники в бухгалтерии (дело 66)
8-7	Правила внутреннего трудового распорядка		1 г. п. 74**	После замены новыми
8-8	Протоколы заседаний квалификационной комиссии		15 л. ЭПК п. 278**
8-9	Документы к протоколам заседаний квалификационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени и др.)		5 л. п. 279**
8-10	План работы отдела кадров на 2010 год		3 г. ст. 22.1*
8-11	Отчет о работе отдела кадров за 2010 год		5 л. ст. 22.1*
8-12	Статистические отчеты по кадрам		Пост. ст. 23.1*
8-13	Список работников предприятия		Пост. п. 215**
8-14	Список лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		Пост. п. 213**
8-15	Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия		3 г. п. 219**	После истечения срока действия трудовых договоров, контрактов
8-16	Личные учетные карточки работников предприятия		75 л. ЭПК п. 217**	После увольнения
8-17	Личные дела работников предприятия		75 л. п. 216.2**	После увольнения. Личные дела работников, имеющих почетные звания, государственные премии, награды, ученые степени и звания — пост. (п. 216.1**)
8-18	Книга учета личных дел		75 л. п. 218**
8-19	Трудовые книжки работников предприятия		До востребования п. 226**	Невостребованные — 50 л.
8-20	Документы о работе с кадрами (сведения, справки, переписка и др.)		5 л. ЭПК пп. 206, 207
8-21	Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)		3 г. п. 224**
8-22	Документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.)		5 л. пп. 181.2, 182
8-23	Характеристики работников, на которых не заведены личные дела		75 л. п. 223**
8-24	График трудовых отпусков на 2010 год		1 г. п. 245**
8-25	Списки военнообязанных		3 г. п. 237**
8-26	Карточки учета военнообязанных		3 г. п. 238**	После увольнения
8-27	Отчеты о бронировании военнообязанных		5 л. п. 236**
8-28	Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним		50 л. п. 227**
8-29	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек		5 л. п. 228**	После окончания ведения
8-30	Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.		75 л. п. 944.2**	Переходящее
8-31	Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначениях дежурных и др.		3 г. п. 944.3**	Переходящее
8-32	Журнал учета отпусков		3 г. п. 246**	Переходящее
8-33	Журнал учета работников, направленных в служебные командировки		5 л. п. 243**	Переходящее
8-34	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 г. п. 244**	Переходящее
8-35	Журнал учета выдачи справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.)		3 г. п. 247**	Переходящее
8-36	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
8-37
8-38
	9. …
…	…	…	…	…
	10. Архив предприятия
10-1	Положение об архиве предприятия. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
10-2	Положение об экспертной комиссии предприятия		Пост. ст. 10*
10-3	Протоколы заседаний экспертной комиссии предприятия		Пост. п. 957**
10-4	План работы архива предприятия на 2010 год и отчет о его выполнении		3 г. п. 958**
10-5	Описи дел постоянного хранения, научно-справочный аппарат к ним		Пост. п. 961**	Неутвержденные — до минования надобности
10-6	Описи дел по личному составу		75 л. п. 962**
10-7	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		До минования надобности п. 963**
10-8	Описи дел структурных подразделений предприятия		3 г.	При условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение
10-9	Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению		Пост. п. 959**
10-10	Акты приема-передачи дел на государственное хранение		Пост. п. 959**
10-11	Переписка с Национальным архивом Республики Беларусь о методических и организационных вопросах архивного дела		3 г. п. 973**
10-12	Книга учета поступлений в архив и выбытия документов из архива		Пост. п. 976**
10-13	Книга учета выдачи документов из архива		3 г. п. 978**	После возвращения всех выданных документов по книге в архив
10-14	Сводная номенклатура дел предприятия на 2010 год		5 л. п. 930.1**	Второй экземпляр
10-15
10-16
	11. Профессиональный союз
11-1	Протоколы общих и отчетно-выборных собраний членов профсоюза и документы к ним (сообщения, справки и др.)		Пост. п. 984.1**
11-2	Протоколы заседаний профсоюзного комитета и документы к ним (заявления, справки и др.)		Пост. п. 984.1**
11-3	Протоколы заседаний ревизионной комиссии профсоюза и документы к ним (сведения, справки и др.)		10 л. ЭПК п. 991**
11-4	Планы проведения общественных мероприятий на 2010 год		3 г. п. 998**
11-5	Коллективный договор		Пост. п. 82.1**
11-6	Списки членов профсоюза		3 г. п. 1013**
11-7	Смета финансовых расходов профсоюза на 2010 год и отчет о ее выполнении		Пост. п. 1015.1**
11-8	Главная книга профсоюза		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
11-9	Документы о поступлении и расходовании членских взносов (сведения, ведомости и др.)		3 г. п. 1016**
11-10	Акты ревизионной комиссии профсоюза		3 г. п. 992**
11-11	Заявления о приеме в члены профсоюза		3 г. п. 1012**
11-12	Переписка об организации деятельности профсоюза		5 л. ЭПК п. 995**
11-13	Книга учета проверок (ревизий) профсоюза		5 л. п. 950**	После окончания ведения
11-14	Журнал регистрации входящих документов		3 г. п. 944.5**	Переходящее
11-15	Журнал регистрации исходящих и внутренних документов		3 г. ст. 944.5**	Переходящее
11-16	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
11-17
11-18

Зав. канцелярией Дятчикова Н.М. Дятчикова

Зав. архивом

ШумскаяЕ.А. Шумская

09.12.2012

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК		Протокол заседания ЭМК
предприятия		Национального архива
11.12.2012 № 3		Республики Беларусь
		18.12.2012 № 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно. Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.
Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.
Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.
Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.
Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.
Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.
Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.
Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.
Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

1 ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008. С. 86.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008. С. 157

3 Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1. С. 112.

4 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007. С. 66.

5 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004. С. 82.

6 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005. С. 24.

7 Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998. С. 271.

8 Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008. С. 92 .

9 Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008. С.64.

Информация о работе Составление номенклатуры дел организации