Способы обеспечения законности и дисциплины в сфере государственного управления

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Правильно организованное управление делами снижает время  необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной  организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, ТК РФ, ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003 УСД, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.¹

Целью курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации  общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

• Рассмотрение законодательной регламентации документирования кадровой деятельности;
• Рассмотрение кодексов, по вопросам документирования кадровой деятельности;
• Рассмотрение федеральных законов о кадровой деятельности;
• Изучение нормативно-методического регулирования документирования кадровой деятельности;
• Рассмотрение инструкции по заполнению трудовых книжек;
• Изучение ОКУД;
• Изучение тарифно-квалификационных характеристик;

 

Объектом курсовой работы является кадровая деятельность.

Предметом курсовой работы является законодательная и нормативная регламентация документирования кадровой деятельности.

Актуальность темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности.

1.1 Кодексы по вопросам документирования кадровой деятельности (ГК РФ, ТК РФ, УК РФ, КоАП РФ).

Постановка делопроизводства в  организации любой формы собственности  требует наличия пакета основных организационных и нормативно-методических документов, регламентирующих этот процесс. В первую очередь, это положение о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), должностные инструкции сотрудников, занимающихся вопросами ДОУ, и инструкция по делопроизводству организации. Основным документом, регламентирующим все делопроизводственные процессы в организации, является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству конкретной организации разрабатывается  на основе общегосударственных нормативных документов;

государственных стандартов на унифицированные системы документации, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы и т. д. Важнейшим документом, на основании которого создается инструкция по делопроизводству конкретной организации, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти², принятая в 2006 г. (далее - Типовая инструкция), С принятием Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Типовая инструкция стала обязательным документом не только для федеральных органов исполнительной власти, но и для всех государственных органов и органов местного самоуправления (ст. 11 Федерального закона). Как образец построения инструкции по делопроизводству, Типовая инструкция может быть использована и любыми другими организациями независимо от формы собственности. Хотелось бы обратить внимание еще на один документ, который также необходимо учитывать при подготовке организационных и² нормативно-методических документов в области ДОУ, а именно новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" (далее - ГОСТ или стандарт). Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства но техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

ГОСТ относит к списку документов не только те, которые мы привыкли относить к нормативной базе (федеральные законы и иные нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в т, ч. законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности), но и такие пока редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы и т.д.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской у Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.

Работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, при работе с  кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в  учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что  надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками, управленческого аппарата. Работу с  кадровыми документами отражают межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных  нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрено:

Статья 2.1. Административное правонарушение

1. Административным правонарушением  признается противоправное, виновное  действие (бездействие) физического  или юридического лица, за которое  настоящим Кодексом или законами  субъектов Российской Федерации  об административных правонарушениях установлена административная ответственность.

2. Юридическое лицо  признается виновным в совершении  административного правонарушения, если будет установлено, что  у него имелась возможность  для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

3. Назначение административного  наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо, равно как и привлечение к административной или уголовной ответственности физического лица не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо.

Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц

Административной ответственности  подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей.

Примечание. Под должностным  лицом в настоящем Кодексе  следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции  представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

 

 

 

 

1.2. Федеральные законы, регулирующие документирование  кадровой деятельности.

В последние годы у  нас в стране активно развивается  законодательство в сфере информации и документации, принят ряд федеральных законов. Однако во многих случаях законодательством устанавливаются положения, определяющие не только особенности организации и функционирования организаций разных типов, но и особенности их документационного обеспечения. В результате можно говорить о том, что в настоящее время на практике реализуются различные модели документационного обеспечения управления.