Способы обеспечения законности и дисциплины в сфере государственного управления

 Принят ряд федеральных законов:

- от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

- от 02,05.06 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- от 29.07.04 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне";

- от 27.07.06 № 152-ФЗ "О персональных данных" и ряд других.

Новые законы существенно расширили правовое поле работы с документированной информацией, на котором до недавнего времени действовал лишь Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

В развитие положений  законодательных актов принимаются  указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов РФ.

В 2003 г. принят ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в 2007 г. утвержден национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования". Но с принятием Федерального закона от 27.12.02 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" национальные стандарты (ГОСТы, ОСТы) утратили нормативный характер и применяются хозяйствующими субъектами на принципе добровольности. Названное обстоятельство, безусловно, ослабляет нормативное регулирование ДОУ.

В стране продолжается административная реформа, которая самым непосредственным образом влияет на документорбразование, документооборот и комплектование архивов. Распоряжением Правительства РФ от 25.10.05 № 1789-р одобрены Концепция административной реформы в РФ в 2006-2008 гг. и план мероприятий по проведению административной реформы в РФ в 2006-2008 гг.

В Концепции  административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 гг. констатируется, что реформирование системы государственного управления в России является одним из важных условий ускорения социально-экономического развития страны.

В целях реализации административной реформы в РФ приняты  постановления Правительства Российской Федерации от 19.01.05 № 30 "О Типовом  регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и от 28.07.05 № 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, закрепившие нормативные положения, применяемые для организации деятельности и взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с названными документами каждый федеральный орган разрабатывает  собственный регламент, определяющий организацию внутренней деятельности федерального органа и его внешние  взаимодействия с другими органами и организациями, а также инструкцию по делопроизводству, которая основывается на Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Новая Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрирована в Минюсте России 27.01.06 № 7418, В настоящее время большая часть федеральных органов исполнительной власти переработала свои инструкции по делопроизводству в соответствии с новой типовой инструкцией.

Проведенное в ходе административной реформы перераспределение функций  между федеральными органами исполнительной власти, безусловно, отражается и на составе управленческой документации, создаваемой и используемой ими в своей деятельности.

В рамках административной реформы федеральными органами исполнительной власти также ведется большая  работа и по подготовке административных регламентов. Это нормативные документы, определяющие сроки и последовательность действий (административные процедуры) федерального органа исполнительной власти, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также его взаимодействия с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями при исполнении государственных функций или предоставлении государственных услуг.

Анализ уже  утвержденных административных регламентов  показывает, что они самым серьезным  образом затрагивают сферу документообразования, устанавливая состав документов, создаваемых в ходе и в результате исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, регламентируя при этом не только сроки исполнения тех или иных действий, но и особенности их документирования.

Разработка регламентов  внутренней организации деятельности, административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, направленных на повышение эффективности деятельности федеральных органов исполнительной власти и создание благоприятных условий для реализации субъектами предпринимательства своих прав и интересов, свидетельствуют о том, что происходят существенные изменения в организации документационного обеспечения управления.

С начала 1990-х гг. в  нашей стране создаются и функционируют  организации различных организационно-правовых форм и форм собственности. Деятельность этих организаций регулируется законодательством: Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 26.12.95 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах'; от 08.02.98 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью'; от 12.01.96 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" и др.

Во многих случаях  законодательством устанавливаются  положения, определяющие не только особенности  организации и функционирования организаций различных типов, но и особенности их документационно-го обеспечения.

Например, Федеральный  закон "Об акционерных обществах" устанавливает порядок документирования деятельности высших органов управления акционерного общества (собрания акционеров, совета директоров наблюдательного совета), порядок хранения документов общества и другие вопросы документационного обеспечения.

В результате можно говорить о том, что в настоящее время  на практике реализуются различные модели документационного обеспечения управления, основные параметры которых определены законодательством, Регламентируя отдельные вопросы документационного обеспечения организаций различных типов, - как правило, вопросы, отражающие специфику деятельности этих организаций, - законодательство не дает ответа на целый ряд вопросов документационного обеспечения -общих для всех, т, е, имеющих, если можно так сказать, универсальный характер.

В частности, это  следующие вопросы: применения информационных технологий для управления документами, использования документов на электронных  носителях, их статуса, организации работы с ними, использования некоторых видов связи, в частности, факсимильной связи и факсограмм (факсов) в управленческой деятельности, вопросы, посвященные информационно-телекоммуникационной связи, и многие другие.

К этому добавляются "старые" проблемы ДОУ, к числу которых можно отнести следующие моменты:

- анализ ДОУ в органах власти и управления, в различных организациях, в т, ч. в крупных государственных и негосударственных компаниях, показывает, что не все организации, даже при значительном документообороте, имеют • специализированное подразделение, обеспечивающее организацию работы с документами, а если служба ДОУ и оформлена структурно, то нередко она не является самостоятельным подразделением, а входит в состав департамента (управления), выполняющего административные, кадровые, финансовые, хозяйственные или иные функции. Причем такую картину можно наблюдать и в федеральных органах исполнительной власти, где, казалось бы, организация ДОУ должна быть на более приемлемом уровне.

Федеральное архивное агентство, образованное в  ходе административной реформы из Федеральной  архивной службы, получило статус органа, осуществляющего предоставление государственных  услуг в сфере архивного дела и управление вверенным ему государственным имуществом, лишившись при этом функции регулирования делопроизводства, и эта функция не была передана другому государственному органу.

Вместе с тем, ежегодное  увеличение объема создаваемых документов, неконтролируемый рост и расширение сферы использования электронных документов требуют усиленного внимания со стороны государства, в противном случае неизбежны усиление бюрократизма, неоправданное увеличение объемов документооборота, возможны и другие печальные последствия.

Отсутствие государственного регулирования в сфере ДОУ самым негативным образом сказывается на получаемых результатах.

Достаточно  в качестве примера привести Федеральный  закон от 27.06.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", не предусматривающий в правовом поле закона таких важнейших для любой информационной системы понятий, как "документ" и "электронный документ".

Аргументом в пользу обязательного государственного регулирования ДОУ является и то, что во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на определенные государственные органы; идея государственного регулирования документационного обеспечения поддерживается отечественными традициями, мировым опытом и Международным советом архивов.

В последнее время в науке и практике управления, в том числе на международном уровне, обращается серьезное внимание на вопросы управления документами и на роль специалистов по документационному обеспечению и архивному делу в управлении информационными процессами. Эти специалисты, по общему признанию, должны принимать более деятельное участие в создании современных информационных систем и, в целом, в управлении документами. Это означает, что следует улучшить систему повышения квалификации специалистов в сфере ДОУ и усилить требования к профессиональной подготовке кадров.

Таким образом, в действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Глава 2. Нормативно –  методическое регулирование документирования кадровой документации.

2.1. Инструкция по заполнению  трудовых книжек.

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат  во всех разделах трудовых  книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения  о работе" и "Сведения о  награждении" трудовой книжки  зачеркивание ранее внесенных  неточных, неправильных или иных  признанных недействительными записей  не допускается.

Например, при необходимости  изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному  заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.