Способы обеспечения законности и дисциплины в сфере государственного управления

При приеме на новое  место работы в трудовой книжке работника  в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием  при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника  на выборную работу (должность)  к другому работодателю (в другую  организацию) в трудовой книжке  делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом  месте работы после указания полного  наименования выборного органа, а  также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности  заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат  трудовой книжки заполняется  в соответствии с разделами  1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник  до поступления в данную организацию  (к данному работодателю) уже работал,  то при заполнении дубликата  трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается  общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и  на каких должностях работал в  прошлом владелец трудовой книжки.

После этого  общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными  документами подтверждается, что  работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения  трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью  указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

 

 

 

             

2.2. Общероссийский классификатор управленческой документации

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера.

Классификация систем документации и документов в составе систем может основываться и на “ведомственном“ принципе классификации систем документации. В данном случае - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов.

В деятельности любой  организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. К ним также можно отнести: систему документации по личному составу, систему финансовой документации, систему документации по бухучету, систему документации по материально-техническому обеспечению, систему документации по информационному и документационному обеспечению и др.

Наряду с общегосударственными системами документации в организации  всегда имеются внутренние подсистемы, имеющие некоторую изолированность от остальных документов. Как правило, их ведение и сама организация работы с ними определяются законодательно, специальными нормативно-методическими документами.

К таким подсистемам  относятся документы по личному  составу (не только кадровые документы).  Документация по личному составу  имеет самостоятельную систему регистрации и учета, для работы с ними обычно выделяются специальные работники, а при значительном объеме в общем массиве документов офиса создается самостоятельное подразделение – отдел кадров. Правила, обычаи и методическое обеспечение работы с этой категорией документов сохраняются стабильными на протяжении весьма значительного времени. Функция документации по личному составу – закрепление (документирование)  трудовых отношений.

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Основная часть документов, оформляющих отношения работников вошла в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Кроме того, к документам по личному составу относятся:

- лицевые счета;

- первичные учетные  формы, состав которых был расширен  и актуализирован органами статистики в 1997 г. (формы учетных карточек, табелей учета рабочего времени, лицевых счетов и др.);

- документы по аттестации  сотрудников;

- личные документы  (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и др.;

- документы по социальному  обеспечению, т.е. назначению пенсий.

Иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, переводе на  другую работу, об увольнении представлены в системах ОРД и отчетно-статистической документации.

Применение унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда  и его оплаты является обязательным. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов ведется Госкомстатом России. В число разработанных и утвержденных форм входят и формы по учету кадров, обязательные для юридических лиц всех форм собственности, а формы по учету использования рабочего времени и расчету с персоналом по оплате труда распространяется на юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. В альбом форм документов по учету кадров вошли следующие формы:

Т-1      Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу

Т-1а    Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

Т-2      Личная карточка работника

Т-2 ГС (МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего

Т-3     Штатное расписание

Т-4      Учетная карточка  научного, научно-педагогического работника

Т-5      Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Т-5а     Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

Т-6     Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Т-6а Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам

Т-7     График отпусков

Т-8   Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) 

Т-8а  Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работниками (увольнении)

Т-9  Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку

Т-9а  Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

Т-10      Командировочное  удостоверение

Т-10а  Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении

Т-11      Приказ (распоряжение) о  поощрении работника

Т-11а     Приказ (распоряжение) о поощрении работников

При применении этих форм не обязательно их полное копирование. Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999г. № 20 утвержден “Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации“.

При оформлении приказа  о приеме на работу (Т-1 или Т-1а) в унифицированной форме указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации и др.). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе. Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе “Дата“ указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке “по“ графы “дата“ ставится прочерк или пишется словами “не определена“. Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый  в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу и характер работы  указывается  в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием  проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока.

На основании приказа  заполняется личная карточка (ф.Т-2 и  Т-2 ГС (МС). Личная карточка, являющаяся основным учетным документом, заводится  на всех сотрудников, принятых на работу. Для лиц, зачисляемых на государственную службу заполняется личная карточка государственного служащего (ф.Т-2ГС (МС). Личные карточки заполняются на основании приказа о приеме на работу; паспорта  или иного документа, удостоверяющего личность;  трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, а также сведений, сообщенных о себе работником.

При заполнении пункта 5 “знание иностранного языка“ указывается степень знания языка: “владею свободно“, “читаю и могу объясниться“, “читаю и перевожу со словарем“.

Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документы.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Раздел П “Сведения  о воинском учете“ заполняется на основании военного билета  (на граждан пребывающих в запасе) или  удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (на граждан, подлежащих призыву на военную службу).

В разделе “Приме на работу, переводы на другую работу“ администрация  обязана ознакомить работника с каждой записью  под расписку в графе 6 личной карточки.

В разделе “Отпуск“ ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел “Дополнительные  сведения“ заполняется для полноты  учета сведений о сотрудниках, обучающихся  в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личная  карточка заполняется в одном экземпляре.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и  технологии, на научных работников, помимо формы Т-2, заполняется дополнительно учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы.

На основании заявления  или докладной записки делаются изменения  к трудовому договору или дополнительное соглашение и  составляется приказ о переводе

 

 

 

 

2.3. Тарифно-квалификационные  характеристики.

Во всех квалификационных характеристиках, как новых, так  и пересмотренных, проведена регламентация  трудовых функций различных категорий  служащих в целях обеспечения  единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Включенные в Справочник квалификационные характеристики должностей служащих пересмотрены с учетом Конституции Российской Федерации, новейших законодательных и нормативных правовых актов.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным  документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной  технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.