Структура документации СМК предприятия (организации), виды документов, их назначение и характеристика

Комплект оригинальных документов должен храниться на сервере, отвечающем требованиям к хранению основного перечня или аналогичной  процедуры, указывающей на текущий  статус редакции документа. Доступ к  конкретным документам могут иметь  все пользователи сети или лишь те, кому эти документы необходимы в справочных целях. При внесении изменений в документы на сервере пользователи автоматически получат доступ к последней редакции, а предыдущая редакция станет недоступной. Предыдущие издания, если их необходимо сохранить, можно скопировать в директорию, доступ к которой будут иметь, лишь те должностные лица, кому такой доступ необходим. Эти устаревшие документы могут быть дополнительно маркированы соответствующими «водяными знаками». Последние изменения могут быть выделены отличным шрифтом  или шрифтом другого цвета.¹³

Для того, чтобы документ был управляемым, он должен содержать  некоторый объем формальной информации, позволяющей осуществлять такое  управление. Эта информация может  включать:

• Название документа

• Номер документа (необязательный элемент, но сопутствует управлению)

• Указание статуса издания  и редакции и дату издания или  редактирования. Эта информация необходима для создания основного перечня  или аналогичной процедуры управления, так как указывает статус редакции документов с целью предотвращения использования устаревших документов. Идентификация не обязательно должна быть многоуровневой. Соответствия требованиям можно достичь указанием даты издания или редактирования. Многоуровневая идентификация может быть полезной в таких случаях, если позволяют процедуры; в случае незначительных поправок для редактирования и переиздания отдельных страниц документа. Дата издания или редактирования необходима в целях управления документацией. Выполнение требований новой процедуры или пересмотренных требований не может начаться до даты издания такого документа или до даты издания пересмотренной редакции.

• Подтверждение рассмотрения и утверждения. Наиболее часто для  такого подтверждения оригинал документа  подписывается соответствующим должностным лицом. Если принят иной способ подтверждения, то это следует указать в документе.

• Нумерация страниц.

• Перечень поправок для идентификации всех редакций. Если характер изменения указан в тексте документа, то это требование не является обязательным. Позднее будет разъяснено, почему рекомендуется выполнять оба вида идентификации.

• Информация о владельце. Информация необязательна, но может быть полезной.

Изменения всегда вносятся в документы с целью улучшения  системы качества и ее документации. Они могут вноситься для изменения требований, из-за необходимости модернизировать процесс или для более четкого понимания требований. Очень часто изменение нескольких слов в документе может привести к значительным изменениям в процессе. В объемных документах изменение нескольких слов будет с трудом замечено пользователем. Поскольку изменение было намеренным и для того, чтобы достичь соответствия измененным требованиям, следует привлечь внимание пользователя к этим изменениям. Именно поэтому компании обычно включают в документ или прилагают к документу перечень поправок, в котором указаны эти изменения и часто указаны их причины. Многие организации также идентифицируют изменения в тексте документа, используя, например, курсив, подчеркивая текст с изменениями или делая пометки на полях.

Недостаточная идентификация изменений, которая создает непонимание их характера и, таким образом, негативно влияет на их осуществление.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Современное управление качеством на предприятии, независимо от формы собственности и масштаба производственной деятельности, должно оптимально сочетать действия, методы и средства, обеспечивающие, с одной стороны, изготовление продукции, удовлетворяющей текущие запросы и потребности рынка, а с другой - разработку новой продукции, способной удовлетворять будущие потребности и будущие запросы рынка. Принципиальная схема механизма управления качеством органически должна взаимодействовать с маркетинговыми исследованиями и включать в свой состав блок разработки политики в области качества.

Одним из важнейших факторов роста эффективности производства является улучшение качества выпускаемой  продукции. Повышение качества выпускаемой  продукции расценивается в настоящее  время, как решающее условие её конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках.

Процесс управления качеством  включает основные направления деятельности в области качества и осуществляется путем реализации управленческих функций. В состав функций входит: планирование, организация, мотивация и контроль обеспечения качества продукции, производственных процессов и работы предприятия в целом.

Система управления качеством  состоит из упорядоченной совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих  элементов объекта производства, предназначенных для достижения поставленной цели - создания условий для обеспечения требуемого уровня качества произведенной продукции при минимальных затратах. Оценка эффективности системы качества достаточно сложная процедура. Опыт предприятий, внедривших систему менеджмента качества показывает, что в результате внедрения существенно улучшаются показатели работы предприятия: сокращается количество рекламаций, брака продукции и т.д. Новшество позволит не только выпускать качественную продукцию, но сделает ее производство более экономичным.

Создание системы управления качеством состоит из трех этапов, на первом необходимо в первую очередь  проанализировать состояние подразделений  и организации в целом. На втором этапе необходимо сформировать комплект рабочей документации, разработать  соответствующие мероприятия и оценить их эффективность, оформить рабочие проекты. Если должным образом не отнестись к формированию документации, то реализации проекта не последует. А заключительный этап создания системы менеджмента качества на предприятии включает: реализацию проекта, контроль и анализ внедрения рабочих проектов, сертификацию и совершенствование системы менеджмента качества.

Таким образом, мы рассмотрели  систему качества от истоков ее развития, до момента формирования документов. Рассмотрели, какие документы создаются, в каком порядке, последовательности. Изучили и тот момент,  для чего и зачем нужен каждый из создаваемых документов. Это и являлось основной целью данной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

Источники:

1. 1. Международный стандарт ISO 9004:2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» («Quality management systems. Guidelines for performance improvements»)/ ТК – разработчик стандарта TC 176/SC 2/

Литература:

2. Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001.
3. Мазур И.И. Управление качеством: Учеб. пособие/И. И. Мазур, В. Д. Шапиро. Под ред. И.И. Мазура. — М.: Высш. шк., 2003.
4. http://quality.eup.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

                       Рис. 2.1.

¹ Мазур И.И. Управление качеством: Учеб. пособие/И. И. Мазур, В. Д. Шапиро. Под ред. И.И. Мазура. — М.: Высш. шк., 2003. С. 48.

² Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 9-10.

³ Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 10

⁴ Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С.10-11

⁵ Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 11.

⁶ Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 11-13.

⁷ Круглов М.Г.,Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 13.

⁸ Международный стандарт ISO 9004:2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» («Quality management systems. Guidelines for performance improvements»)/ ТК – разработчик стандарта TC 176/SC 2.  Раздел 4.1.

⁹ http://quality.eup.ru/DOCUM3/documsmk.htm

¹⁰ Круглов М.Г., Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. – 120.

¹¹ Круглов М.Г., Шишков Г.М. Менеджмент качества.  – М., 2001. С. 120-122.

¹² http://quality.eup.ru/DOCUM3/documsmk.htm

¹³ http://quality.eup.ru/DOCUM3/documsmk.htm

13