Сведения, относящиеся к коммерческой» тайне. Сведения, которые могут являться коммерческой тайной

Разговор по телефону должен быть кратким. Особенно это относится  к междугородним и международным  переговорам, когда каждый телефонный звонок оплачивается.

В процессе телефонных переговоров  может возникнуть потребность навести  справку, для чего надо найти необходимую  информацию или войти в контакт  с нужным сотрудником. В этом случае абонента надо предупредить, чем вы собираетесь заняться и что ему  придется немного подождать. Если наведение  справки требует длительного  времени, то надо спросить собеседника, не будет ли удобнее, если Вы или  он перезвоните позднее.

Если при разговоре  связь обрывается, положите трубку и позвоните вновь, если звонили  вы, или ждите звонка абонента. Связь  возобновляет тот, кто звонил.

Трубку снимают левой  рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под  руками должен быть телефонный блокнот  для записи сообщений и ручка.

Телефонные сообщения  обязательно записывают. Однако не старайтесь записать содержание разговора  целиком, выбирайте только главное (фамилии, названия, цифры). Пользуйтесь  сокращениями. После разговора перепишите набело, пока не успели забыть. Обязательно  надо записать:

♦          дату и время звонка;

♦          фамилию, имя, отчество и должность звонившего;

♦          суть сообщения;

♦          по какому номеру перезвонить и когда.

Полученное сообщение  лучше проверить, прочитав его собеседнику.

Во всех случаях, когда  вам позвонили и представились, сразу же запишите имя и отчество собеседника. Так вам удобнее  будет вести разговор.

Телефонные звонки часто  нарушают ритм работы, разбивают рабочий  день руководителя, мешают ему сосредоточиться, переключая внимание на вновь возникшие  непредвиденные проблемы. Поэтому одна из задач секретаря руководителя - фильтрация (сортировка) телефонных звонков. Секретарь должен хорошо знать, кого и по каким вопросам  следует соединять с руководителем. Зная организационную структуру фирмы (учреждения) и распределение обязанностей между сотрудниками (кто, чем занимается), секретарь, выяснив тему разговора, часто может сам правильно переадресовать абонента. Секретарю полезно иметь составленный по указанию руководителя бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует пропустить к руководителю.

Если секретарь должен сам позвонить по поручению руководителя, необходимо помнить, что деловой  разговор требует такой же тщательной подготовки, как и служебное письмо. Прежде всего, уточните номер телефона, для чего у секретаря должны быть телефонные справочники. Кроме того, можно воспользоваться имеющимися визитными карточками. Затем уточняются название организации, отдела, фамилия, имя, отчество лица, которому надо позвонить. Заранее подбираются документы, требующиеся в ходе разговора. Обязательно сформулируйте обстоятельства, по которым вы звоните, вопросы, которые надо задавать, и информацию, которую надо передать.

Набирая номер, надо быть внимательным, чтобы не ошибиться. Набрав номер  абонента и получив ответ-подтверждение, нужно назвать себя и должность, фамилию, имя, отчество лица, с которым  вы хотели бы переговорить. Во время  междугородних телефонных переговоров  называют город, из которого звонят. Если нужное лицо отсутствует, секретарь  повторяет свои данные и согласовывает  то время, когда можно позвонить  вновь.

Секретарю часто поручается передача телефонограмм. В этом случае, соединившись с абонентом, после  приветствия и представления  говорят: "Примите телефонограмму" и ждут, когда собеседник подготовится к ее приему.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность  точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться  в правильности записи. Фамилии и  трудно воспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком. Обычно они включаются в часы, когда отвечать на звонки некому, так как никого нет в офисе. Например, в обеденное  время, вечером и в ночное время, в нерабочие дни. Автоответчик также  удобен во время совещаний и в  других случаях, когда секретарь  занята и не может снять трубку. Автоответчик обеспечивает непрерывность  ответов на телефонные звонки и осуществляет запись переданной по телефону информации. Секретарь, освободившись или придя  на рабочее место, должен прослушать запись и передать сообщения по назначению, а при необходимости - связаться  со звонившими.

 

Примеры телефонных разговоров.

Правильно построенный разговор:

Звонок. Трубку поднимает  секретарь:

Секретарь директора фирмы "Заря" слушает (можно назвать  свое

имя, отчество и фамилию "Анна Петровна Семеновна слушает" или  только

фамилию).

>          Абонент: Здравствуйте. Говорит коммерческий директор акционерного общества "Азот" Иванов Иван Иванович. Соедините меня, пожалуйста, с Николаем Петровичем (имя, отчество директора фирмы "Заря").

>          Секретарь: Здравствуйте, Иван Иванович. К сожалению, Николай Петрович сейчас отсутствует. Он приедет в 14.30. Не может ли кто-либо заменить его? По какому вопросу Вы звоните?

>          Абонент: Я хотел бы обговорить с Николаем Петровичем возможность наших совместных действий по организации закупки материалов.

>          Секретарь: Я могу дать Вам телефон начальника подразделения, которое занимается подобными вопросами.

>          Абонент: Спасибо, буду Вам признателен.

Секретарь (диктует номер  телефона, фамилию, имя, отчество

начальника подразделения).

Второй вариант:

Звонок.

 Секретарь: Семенова, секретарь директора фирмы "Заря" слушает.

>          Абонент: Мне нужен Николай Васильевич.

>          Секретарь: Извините, как мне доложить о Вас Николаю Васильевичу? По какому вопросу Вы звоните?

>          Абонент: Это говорит коммерческий директор акционерного общества "Гелий" Петров Петр Петрович. Мне нужно обговорить с Николаем Васильевичем координацию действий наших фирм.

>          Секретарь: Одну минуту. (По внутреннему телефону или зайдя

в кабинет директора сообщает ему о звонке и получает согласие на раз

говор директора с абонентом).

 Секретарь: Петр Петрович, соединяю Вас с Николаем Васильевичем.

Третий вариант: Звонок.

>          Секретарь: Секретарь директора фирмы "Заря" слушает.

>          Абонент. Это коммерческий директор акционерного общества "Азот" Иванов Иван Иванович. Соедините меня с Николаем Петровичем.

>          Секретарь: Здравствуйте, Иван Иванович. К сожалению, Николай Петрович проводит совещание и освободится через полтора часа. Перезвоните, пожалуйста, или оставьте Ваш номер телефона и сообщите, по какому вопросу Вы звоните, Я передам Николаю Петровичу.

Абонент: Спасибо, я перезвоню.

Неправильно построенный  разговор: Звонок. Трубку берет секретарь.

>          Секретарь: Слушаю.

>          Абонент: Я куда попал?

>          Секретарь: А куда вы звоните?

>          Абонент: Мне нужна фирма "Заря".

>          Секретарь: А кто это говорит?

>          Абонент: Это фирма "Заря"?

>          Секретарь: Да, это фирма "Заря".

>          Абонент: Мне нужен директор фирмы.

>          Секретарь: Кто спрашивает директора?

>          Абонент: По делу.

>          Секретарь: По какому делу?

>          Абонент: С кем я говорю?

>          Секретарь: С секретарем директора.

>          Абонент: Соедините меня с директором.

>          Секретарь: Директора нет.

>          Абонент: А когда он будет?

>          Секретарь: Не знаю.

>          Абонент: На месте ли заместители? Секретарь: Я не знаю.

>          Абонент: Состоится ли совещание, назначенное на завтра?

>          Секретарь: Ни о каком совещании я ничего не знаю. Звоните позже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов: «06 - наименование организации», «08 - наименование вида документа», «10- регистрационный номер документа». Формуляр-модель построения документа

Реквизиты как обязательные элементы оформления документа не равноценны по своей роли: некоторые из них  необходимы для придания документу юридической силы, другие - для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления или издания  документа;

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа  в организацию;

29 - идентификатор электронной копии  документа.

При оформлении документов реквизиты  группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно  разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-16).

Содержательная часть - главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17--20).

Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25-29).

06 - Наименование организации, являющейся  автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национального языка, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке  воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают  ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию.

08 - Наименование вида документа,  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  (положением об организации) и  должно соответствовать видам  документов, предусмотренным УСОРД  и ОКУД (класс 0200000).

10 - Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Бланки документов предприятия Оформление бланка конкретного вида документа

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три  вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа,  кроме письма.

Бланк конкретного вида документа  включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место  составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер  документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение  герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код  формы документа по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД), например: основные документы управления. Содержание и оформление приказа по основной деятельности.