Свойства и особенности документной информации

Существенной  характеристикой документированной  информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация –  это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у  потребителя, отрицательно сказывается  на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделения разного уровня. Подсчитано, что в среднем около 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать все для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документной информации всегда конкретна, т.е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана данная информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой – либо документной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряду случаев такого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приносит даже пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40%(по другим данным – до 60 – 70 %), во французском – 55%. Лингвистическая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенного раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.

Будучи  неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна по своей сущности, а, следовательно неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т.д. реципиент также субъективно воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности документа.

С полнотой и субъективностью связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективность в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным ее искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо не полных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких – либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые ее отклонения  могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временим информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г. Воробьев) вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. ее способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации – ее доступность, т.е. возможность  получения потребителем.

Защищенность  – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения ее со стороны  других лиц.

  Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от лат. «relevant» - уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее  свойство документированной информации – ее ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками.

Еще одним  свойством информации является ее эргономичность, т.е. оптимальность формы иди объема информации для конкретного потребителя.

Наконец, важнейшим свойством документированной  информации является ее адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объем, дающий возможность  ее количественного измерения.

Изучения  свойств документной информации, хотя на первый взгляд может и показаться чем – то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоритические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, предназначенного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т.п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуется как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

            2.1.Особенности организационно – распорядительных документов

  Главная особенность организационно – распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представлений каких – либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и прочего волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

   Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее: положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства; документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

Организационно  – распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются:

Организационные документы;

Распорядительные  документы;

Информационно – справочные документы.

Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и т.д.

Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственности руководства, структурных подразделений и сотрудников. В не состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и др. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительных документов.

Среди большего уровня разнообразия видов деловых  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно - распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно - распорядительной документации. Организационно - распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

2.2. Организационные  документы. Требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основной деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы приходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение(почтовый адрес);
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества(или уставного капитала, выпуска и распределений акций и т.д. );
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости  от вида организации (учреждения) в  устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых

 акций,  условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• Общие положения.
• Акционерный капитал (уставный фонд).
• Порядок деятельности.
• Управление.
• Учет и отчетность, распределение прибыли.
• Прочие накопления.
• Прекращение деятельности.

Устав оформляется  на общем бланке с указание реквизитов:

• Наименование организации – автора документа (с указанием

министерства, ведомства вышестоящей организации);

• наименование вида документа – УСТАВ; 
• дата;
• регистрационный номер;
• место издания (город);
• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем

 зарегистрировано);

• текст;
• подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).