Свойства и особенности документной информации

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах(совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

 Положения  оформляют на общем бланке  организации с указанием реквизитов:

• наименования организации;
• структурное подразделение;
• вид документа;
• дата;
• гриф утверждения;
• регистрационный номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования.

Текст положения  включает следующие разделы:

• Общие положения;
• Цели и задачи;
• Функции;
• Права и обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений ), должностных лиц.

Инструкции  издаются в целях разъяснения  применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.)

Инструкция  оформляется на общем бланке организации  и должна содержать реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• гриф утверждения;
• гриф согласования или виза согласования.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые  нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителей того подразделения, того которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции  бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности  сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов:

• Общие положения;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность;
• Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы согласования;
• подпись;
• печать.

Текст оформляется  в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименование всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения).

Оформляется на общем бланке предприятия  с указанием реквизитов:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• визы согласования;
• подпись;
• печать.

Текст оформляется  в виде таблицы. Документ подписывает  начальник отдела кадров или заместитель  руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;
• порядок планирования  работы;
• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• внесение материалов на рассмотрение;
• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• ведение протокола заседания;
• оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• порядок доведения решений до исполнителей;
• материально – техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• наименование учреждения (организации);
• вид документа;
• заголовок  к тексту (наименование коллегиального или

совещательного  органа);

• дата;
• место составления;
• гриф учреждения;
• текст;
• подпись.

Регламенты  обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации и руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

2.3. Характеристика  распорядительных документов

Распорядительные  документы – письменные документы, в которых фиксирует решение  вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Основное  назначение распорядительных документов – регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Решение фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

 Распорядительные  документы содержат решения, идущие  сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

К распорядительным документам относят приказы, распоряжения, указания, решения, постановления.

Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем  учреждения, действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением. Подписывает руководитель организации, вступает в силу с момента подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки. Имеют длительный срок действия.

Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях  разрешения оперативных задач.

Распоряжение  имеет ограниченный срок действия и  касается узкого круга организаций  и должностных лиц. Распорядительная часть начинается глаголом «Обязываю», «Предлагаю». Распоряжение имеет одну подпись – руководителя или заместителя руководителя.

Указания  – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно – методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного  органа и вышестоящих органов.

Указание  имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга организации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами исполнительной власти. Текст состоит  из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается глаголом «Постановляет».

Постановление, издаваемое, высшими органами исполнительной власти имеет одну подпись – руководителя данного органа. Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи – руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения издают советы директоров, правления  кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Текст состоит  из двух частей: вводной и распорядительной. Распорядительная часть отделяется от вводной глаголом «Решил», «Решила», «Решили».

Особенностью  оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как  правило, состоит из двух частей –  вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

организации  исполнения принятых законодательных, нормативно – правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного  документа начинается словами «Во исполнении…» и т.д.

Во втором случае в вводной части излагаются цели, мотивы.

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Вводная часть оканчивается определенным глаголом который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение), используется форма изложения текста от первого  лица единственного числа, и вводная  часть определяется от распорядительной глаголами «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «Постановляет», «Решили».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «Приказываем», «Решили».

Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты  нумеруется арабскими цифрами, если документом предписывается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования, можно сделать  вывод, что свойства документированной  информации – это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемника и объекта или явления, которое она отражает.