Свойства и особенности документной информации

Важным  свойством документированной информации является ее адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной документации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объем, дающий возможность  ее количественного измерения.

Изучение  информационных свойств документированной  информации, хотя на первый взгляд и  может показаться чем – то достаточно далеким от практики документационного  обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практике. Рассмотренные теоритические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы  с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализует как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использование в качестве исторических источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.    Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – М., 2006.

2.    Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – М., 2007.

3.   Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов н/Д., 2005.

4.   Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. – СПб., 2007

5.   Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2006.

6.Басаков  Н.А. Делопроизводство(Документационное обеспечение управления):Учебное пособие.-М.;Дашков и К, 2006

7. Кирсанова  М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства  М., 2005

8. Кузнецова  Т.В. Документационное обеспечение  управления. М., 2005

9. Румынина Н.А. Документационное обеспечение управления: Учебник.-М.:ФОРУМ:Инфра-М.,2008

10.Интернет-страница Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения     www.vniidad.ru  www.rusarchives.ru

11. Интернет-страница государственного комитета статистики  www.gks.ru

12.Интернет-страница Госстандарта   www.gost.ru 

13.Консультант +

14.Гарант

15. www.kadrovik.ru

16. www.top-personal.ru

17.http://stud24.ru/records-management/svojstva-i-osobennosti-dokumentirovannoj-informacii/64430-210308-page1.htm

СВОЙСТВА  ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

Приложение 1

 

Свойства документной информации	Их назначение
инвариантность	Автономность от видов носителей
бренность	Старение либо разрушение носителей  информации
транслируемость	Возможность размножения информации
мультипликативность	Возможность одновременного существования одной и той же информации на различных носителях
рассеяние	Самостоятельное движение в социальном времени и пространстве
дискретность	Возможность информации передаваться, храниться и использоваться по частям
ценность	Потребительская значимость, которая выражается, в соответствии информации своему целевому назначению
доступность	Возможность получения потребителем
защищенность	Характеризует невозможность доступа и изменения, искажения со стороны других лиц
релевантность	Способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя
эргономичность	Оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя
адекватность	Соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей

 

ОРГАНИЗАЦИОННО  – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Приложение 2

 

№	Название документа	Документы
1	Организационные  документы	Устав, инструкция, штатное расписание, положение
2	Распорядительные документы	Приказ, указания, распоряжение, решение, протокол
3	Информационно-справочные документы	Докладная записка, объяснительная записка, справки, акты, должностная инструкция