Технология комплектования архива

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………… Глава 1. Организация комплектования архива…………………………………… 1.1. Особенности проведения  комплектования архива………………………….. 1.2. Определение источников  комплектования………………………………….. 1.3. Организация комплектования  архива…………………………………………. 1.3.1. Порядок передачи  дел на хранение в ведомственный  архив……………… 1.3.2. Порядок передачи  дел на хранение в государственный  архив…………… 1.4. Порядок комплектования  архива документами российского  происхождения Глава 2. Анализ работы МБУ «Архив города Новокузнецка» …………………. 2.1. Структура МБУ «Архив города Новокузнецка»…………………………….. 2.2. Анализ работы Центра  комплектования МБУ «Архив города Новокузнецка» Заключение………………………………………………………………………….. Список источников………………………………………………………………….. Приложение №1 Порядок комплектования архива документами………………. Приложение №2 Структура МБУ «Архив города Новокузнецка» …………….. Приложение №3 Показатели комплектования архива документами…………….

5 8 8 9 12 12 14 17 19 19 23 26 27

 

 

Введение

Комплектование архивов документальными материалами – важнейшая сторона в работе архивов. На протяжении веков она складывалась из каждодневного подвижнического труда историков-архивистов. В отличие от обеспечения сохранности и использования документов, которые являются внутриархивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер.

 Систематическое пополнение  архивов с целью наиболее полной  концентрации документов в соответствующих архивах состоит из определения источников комплектования, экспертизы ценности с целью отбора документов, подлежащих хранению, и управления процессом принятия документов на хранение в государственных, ведомственных и других архивах. Правила и методы комплектования отрабатывались многими поколениями архивистов на протяжении веко.

Вопросы, касающиеся комплектования архивов всегда были и будут актуальны, что проявляется в необходимости постоянного удовлетворения потребности широких слоев населения в ретроспективной информации.

В настоящее время роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение, прежде всего, определяется составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Проблема исследования: особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Целью исследования является изучение особенностей комплектования архивного фонда Российской Федерации.

В качестве объекта исследования рассматривается процесс комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Предмет исследования: особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Гипотеза: процесс комплектования архивного фонда Российской Федерации будет эффективнее, если:

- будут соблюдаться сроки  приема-передачи документов от  источников комплектования;

- комплектование архивного  фонда Российской Федерации будет  осуществляться в соответствии  с предъявляемыми требованиями.

Для достижения  поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ литературных  источников по осуществлению  комплектования архива.

2. Рассмотреть порядок  проведения комплектования архива.

3. Раскрыть определение  источников комплектования.

4. Изучить порядок передачи  документов на хранение в архив.

5. Провести анализ работы  МБУ «Архив города Новокузнецка».

Для определения исследования по данной теме применялись следующие методы:

- анализ;

- синтез;

- обобщение.

Курсовая работа по теме «Технология комплектования архива документами» состоит из двух глав: в первой главе раскрываются теоретические основы организации и проведения комплектования, во второй главе представлен анализ работы МБУ «Архив города Новокузнецка» по комплектованию документами.

Перед изучением данной темы необходимо раскрыть следующие понятия:

Комплектование – это систематическое пополнение документами в соответствии с его профилем.

Ранг архива – принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному, республиканскому, союзному, общегосударственному.

Тип архива – множество архивов, объединенных тождеством организационной формы (государственный, ведомственный).

Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего пользования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Источники комплектования – это юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

 

Глава 1. Организация комплектования архива

 

1.1. Особенности проведения комплектования архива

В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов. Документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов (Приложение №1).

В настоящее время появились такие типы архивов, как негосударственный и частный. В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан.

Понятия «профиль», «ранг» и «тип» архива в совокупности определяют компетенцию архива.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

- принадлежности документов  к составу Архивного фонда  РФ;

- соблюдение прав собственности  на документы;

- происхождения и территориальной  принадлежности документов;

- недробности фондов

Работа по комплектованию архива включает:

- определение источников  комплектования в соответствии  с профилем архива;

- определение состава  документов, подлежащих хранению  в архиве;

- организацию работы по  своевременному приему документов  в архивы

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за платную. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

 

1.2. Определение источников комплектования

Источниками комплектования могут быть как государственные, муниципальные и негосударственные организации, а также граждане (физические лица).

Определение источников комплектования предполагает:

- изучение структуры и  организационных основ отраслевой  системы;

- анализ состава организаций  и их документации;

- установление форм приема  документов от организаций, отнесенных  к числу источников комплектования.

Источники комплектования – это юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

Сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

1. для учреждений:

- значение учреждения  в системе органов власти и  управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

- полнота отражения деятельности  учреждения в документах вышестоящих  организаций;

- соответствие документов  учреждения профилю государственного  архива.

2. для документов личного  происхождения:

- значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

- история фонда, т.е. степень  сохранности личного фонда, наличие  собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

- взаимосвязь фонда с  другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей)

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования на несколько групп:

- учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат полному (обязательному) приему  в государственные архивы;

- учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат приему в государственные  архивы в составе  фондов вышестоящих  инстанций, а также выборочному приему;

- учреждения и организации, от которых осуществляется групповой  выборочный прием документов, имеющих  ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их  деятельность;

- учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются государственным архивом.

Во второй список составляются учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-, фото-, фоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (повидовой выборочный прием).

К критериям отнесения организаций нового типа к числу источников комплектования относят:

1. Функционально-целевое  назначение учреждения – выполнение  основных задач отрасли, уникальность  деятельности, новизна товаров и  услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в  международных и региональных  программах.

2. Масштаб деятельности  – многопрофильность производства товаров и услуг, объем уставного фонда, состав учредителей и участников, межрегиональная деятельность, численность работников.

3. Вид организации –  сложившаяся структура и организация  деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.

4. Полнота отражения информации  – степень повторения ценной  информации, в том числе в фондах  других организаций 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и прочее. Критерии определения источников комплектования составляются на основании изучения хроники общественно-политической жизни, то есть данные организации делятся по направлениям и характеру их деятельности на: