Технология комплектования архива

- общественно-политические;

- религиозные;

- правозащитные;

-культурные;

- экологические и др.

В каждой из этих групп выделяются лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, то есть наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии, ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.

В целом критерии определения организаций – источников комплектования как государственных, так и негосударственных применяются единые, но применительно к негосударственным организациям они наиболее детализированы, здесь добавлены масштаб деятельности и вид организации.

 

1.3. Организация комплектования

1.3.1. Порядок передачи  дел на хранение в ведомственный  архив

После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные делопроизводством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел проверяется: правильность формирования и оформления дел; соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению, то есть каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. № 10-ФЗ в пункт 1 статьи 22 настоящего Федерального закона внесены изменения):

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации – 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов;

а) записей гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино- и фотодокументации – 5 лет;

з) видео- и фонодокументов – 3 года.

 

1.3.2. Порядок передачи  дел на хранение в государственный  архив

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой эспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Типовые сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив:

- федеральные органы государственной  власти; Генеральная прокуратура  РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения – 15 лет;

- органы государственной  власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной  области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;

- органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия  городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства – 5 лет;

- совместные предприятия  с участием государства; организации  и объединения смешанных форм  собственности, в уставном капитале  которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности – 10 лет.

Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).

Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

1. На заседании ЭПК  госархива утверждается опись  дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

2. В ведомственный архив  выезжает сотрудник государственного  архива для проверки физического  и санитарно-гигиенического состояния  дел, оформления дел и т.д.;

3. В соответствии с  описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяются количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением. В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

 

 

1.4. Порядок комплектования архива документами

Российского происхождения

Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в следующем:

- выявлении архивных и  опубликованных сведений об этих  документах за рубежом;

- выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных  лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

- установлении контактов  с заинтересованными министерствами  и ведомствами и их органами  на местах, фондами, общественными  организациями по связям с  зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

- подготовке библиографии  справочников и других изданий  о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

- составлении перечней  фондов, коллекций, собраний и отдельных  документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

- изучении обстоятельств  попадании за рубеж документов  российского происхождения;

- выявлении сведений о  документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в  Россию в виде подлинников, а  также документов по истории  России, полученных в виде копий;

- своевременном информировании  вышестоящего органа управления  архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

- осуществлении оперативного  взаимного информирования о местонахождении  профильных архивам документов;

- осуществлении работы  по эквивалентному обмену копиями  документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

- приеме подлинных документов  или их копий на постоянное  хранение.

Прием полученных из-за рубежа документов в архиве осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

 

Глава 2. Анализ работы МБУ «Архив города Новокузнецка»

 

2.1. Структура МБУ «Архив города Новокузнецка»

В период массового банкротства предприятий, учитывая отсутствие свободных площадей в существующем в городе филиале Государственного архива Кемеровской области, понимая важность сохранения документов, как для истории, так и для обеспечения социальных прав граждан, администрация города в декабре 2001 года образовала в качестве своего структурного подразделения архивный отдел.

Для нормального функционирования архивного отдела администрацией, в центре города было выделено помещение площадью 113,6 м2 и утверждены штаты в количестве 5 чел. Почти полтора года ушло на подготовку помещения к хранению архивных документов, оборудование архивохранилищ системами вентиляции и кондиционирования воздуха, металлическими передвижными и стационарными стеллажами с общей протяженностью полок – 600 мп, оснащение рабочих мест необходимыми средствами оргтехники.