Технология комплектования архива

Параллельно с хозяйственными заботами по созданию материально-технической базы архивного отдела, проводилась кропотливая работа по подбору кадров, а затем, после укомплектования штатов, по изучению действующих нормативно-методических указаний по вопросам архивного дела и созданию собственной базы таких документов.

На архивный отдел возлагались задачи по обеспечению хранения, комплектования, учету и использованию архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

Решая задачу по определению состава организаций и отнесению их числу источников комплектования архива, было проведено изучение функций, выполняемых организациями и состав документов, образующихся в их деятельности.

На данном этапе в сферу деятельности архива были вовлечены 31 организация, являющиеся структурными подразделениями администрации города, а также администрации 5-ти районов, 3-х поселковых советов, городской Совет народных депутатов, комитет городского контроля и муниципальная избирательная комиссия.

К июлю 2003 года список организаций-источников комплектования архива был согласован с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Кемеровской области и утвержден Главой города.

В целях правильной организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, обеспечения их сохранности и эффективного использования, передачи на архивное хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, в январе 2004 года, постановлением администрации города были утверждены подготовленные архивным отделом «Правила работы администрации по организации документов в делопроизводстве и передаче дел на архивное хранение».

В связи с образованием в 2001 году архивного отдела, утверждением списка организаций-источников комплектования архива, принятием ряда федеральных законов, объявивших документы муниципальных образований муниципальной собственностью и хранением части документов администраций города в Новокузнецком филиале Государственного архива Кемеровской области, в городе сложилась парадоксальная ситуация когда фонды оказались разделенными в двух архивах.

При активном содействии Архивного управления Кемеровской области эта проблема была успешно решена и уже в октябре 2004 года все документы администраций за 1991-1997 гг. (728 ед. хр.) из Новокузнецкого филиала ГАКО были переданы на постоянное хранение в архивный отдел.

К 01.01.2006 г. в архивном отделе было открыто 59 фондов, насчитывалось 5175 единиц хранения, из них 24 фонда управленческой документации, 3176 ед. хр. по личному составу.

Не прекращающаяся реорганизация предприятий, продолжающиеся случаи их банкротства, обнаружение документов ранее прекративших существование организаций, привели к возрастанию потока документов по личному составу и вызвали необходимость образования на базе архивного отдела администрации города муниципального архива.

31.03.2006 г. постановлением  Главы города было создано  муниципальное учреждение «Архив города Новокузнецка».

Изменение статуса архивного учреждения повлекло за собой значительную работу по разработке вновь необходимой нормативно-технической документации. В кратчайшие сроки были подготовлены и утверждены Устав учреждения, приняты Постановления городского Совета народных депутатов «О формировании условий оплаты труда работников муниципального учреждения «Архив города Новокузнецка», «Об утверждении тарифов на платные услуги, оказываемые муниципальным учреждением «Архив города Новокузнецка», «Об утверждения Положения о целевом использовании средств от платных услуг, оказываемых муниципальным учреждением «Архив города Новокузнецка», сметы доходов и расходов и ряд других документов.

11.04.2006 года инспекцией  Федеральной налоговой службы  по Центральному району муниципальное  учреждение «Архив города Новокузнецка»  внесено в единый государственный реестр юридических лиц.

Основной задачей учреждения по-прежнему осталось комплектование архива документами:

- органов местного самоуправления, муниципальных организаций и учреждений действовавших и действующих на территории города Новокузнецка;

- общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов;

- юридических, физических лиц, переданных на архивное хранение на условиях договора между учреждением и собственником архивных документов в порядке, определенном действующим законодательством.

Наиболее важной, на данном этапе, перед архивистами учреждения стала задача постоянного разъяснения в организациях важности документов по личному составу, от сохранности которых во многом зависят судьбы и социальная защита граждан.

Работая в тесном взаимодействии с Комитетом по управлению муниципальным имуществом, архив добился непосредственного участия в вопросах образования, реорганизации и ликвидации муниципальных организаций. Это позволило установить строгий контроль за сохранностью в них дел по личному составу. При регистрации Уставов организаций в них в обязательном порядке вносится пункт, обязывающий руководителей обеспечить сохранность таких документов.

Принимаются необходимые меры по обеспечению сохранности и учета архивных документов в организациях-источниках комплектования архива. Готовятся и рассылаются информационные письма, проводятся совещания с работниками, ответственными за делопроизводство и архив, где рассматриваются вопросы о создании экспертных комиссий и назначении лиц, ответственных за делопроизводство и архив, составление номенклатур дел, их описей и актов на уничтожение.

Муниципальным архивом подготовлены методические пособия по составлению номенклатур дел, исторических справок, оформлению дел, передаваемых на архивное хранение, разработана инструкция о ведении делопроизводства в архиве. Ответственные за делопроизводство и архив сотрудники своевременно обеспечиваются нормативными документами, для них регулярно проводятся консультации по различным вопросам. Это во многом способствовало улучшению качества документов и их хранения в организациях-источниках комплектования архива.

Ответственная задача перед муниципальным архивом стояла в результате ликвидации органов местного самоуправления поселений, входивших в состав города. В короткие сроки были упорядочены документы постоянного хранения, по личному составу и нотариальным действиям администраций поселковых Советов. В течение мая-августа 2007 года описи дел были составлены, утверждены на заседании ЭПК, все дела приняты на хранение в муниципальный архив.

В связи с ростом объёма поступлений на постоянное хранение, документов по личному составу, уже к середине 2007 года имеющиеся помещения архива были переполнены. Проявляя заботу о муниципальном учреждении администрация города выделила архивной службе дополнительные помещения общей площадью 451,5 м², из них непосредственно архивохранилища составляют 293,5 м².

На ремонт помещений, обустройство архивохранилищ стеллажами, приобретение необходимого оборудования и хозяйственного инвентаря, оснащение современными средствами связи, вычислительной и множительной техники только в 2007-2008 гг. из городского бюджета выделено почти 4 млн. рублей.

Около 2-х млн. рублей выделено в 2009 г. на дальнейшее дооборудование помещений и устройство пожарной сигнализации, систем оповещения и пожаротушения.

Это позволит значительно расширить список организаций-источников комплектования архива, принимать на хранение документы по личному составу не только от муниципальных предприятий.

 

2.2. Анализ работы  Центра комплектования МБУ

 «Архива города  Новокузнецка»

Центр комплектования документов ведет работу по комплектованию МБУ «Архива города Новокузнецка» документами, оказывает помощь делопроизводственным службам и ведомственным архивам учреждений, являющимися источниками комплектования архива.

К основным функциям данного структурного подразделения относится:

- оказание консультативно-методической  помощи ведомствам по ведению  делопроизводства и организации работы ведомственного архива;

- контроль за деятельностью ведомственных архивов;

- организации разработки  нормативно-методической базы архива;

- составление и ведение  списков министерств, ведомств, объединений, учреждений Российской Федерации  и иных собственников, документы  которых подлежат передаче на хранение в МБУ «Архив города Новокузнецка»;

- пополнение архива документами, находящимися в собственности  общественных объединений, а также  граждан, проживающих на территории  России.

Роль документов архива на современном этапе очень велика. Не существует, ни одной крупной проблемы отечественной истории с начала XIX века и до наших дней, которая не нашла бы отражения в документах данного архива. Собрать и сохранить документы своего профиля – это основная задача архива. Значительную помощь в работе архива оказывают учащиеся и студенты учебных заведений города, походящие здесь производственную практику. Ежегодно в архиве работают до 50 практикантов.

С постоянным увеличением количества хранящейся в архиве информации по личному составу, из года в год усиливается социальная значимость архива. Если в 2004 году было исполнено всего 258 запросов, то в 2005-м ─ 449, в 2006-м ─ 632, в 2007-м ─ 1071, в 2008-м ─ 1270, в 2009-м ─ почти 2000 запросов; в 2010-м – 2545, в 2011-м – 3512, в 2012-м – 4908,. в 2013-м – 5186, в 2014-м – 4824.

По состоянию на 01.01.2010 г. в муниципальном архиве насчитывается 132 фонда, из них 33 с документами постоянного хранения, 99 – по личному составу, насчитывается почти 3,5 тысяч единиц хранения управленческой документации и более 11 тысяч ед. хр. по личному составу.

С вводом в эксплуатацию дополнительных площадей успешно, без утрат проведена передислокация в новые помещения всей архивной документации по личному составу и управленческой деятельности.

По состоянию на 01.01.2013 г. в муниципальном архиве насчитывается 215 фондов, из них 37 с документами постоянного хранения, 178 – по личному составу, насчитывается 6147 единиц хранения управленческой документации и более 29164 ед. хр. по личному составу.

По состоянию на 01.01.2014 г. в муниципальном архиве насчитывается 232 фондов, из них 37 с документами постоянного хранения, 195 – по личному составу, насчитывается 6416 единиц хранения управленческой документации и более 29275 ед. хр. по личному составу.

По состоянию на 01.01.2015 г. в муниципальном архиве насчитывается 258 фондов, из них 37 с документами постоянного хранения, 221 – по личному составу, насчитывается 6681 единиц хранения управленческой документации и более 30939 ед. хр. по личному составу.

В связи с некоторой удаленностью вновь выделенных помещений от центра, проявляя заботу о населении и, прежде всего, о людях преклонного возраста, принято решение вести приём населения, обращающегося с различными запросами и выдачу готовых справок по адресу проспект Металлургов, 44, где подготовлено к работе 4 помещения общей площадью 59.5 кв. м.

Кадровый состав сотрудников на протяжении всего периода деятельности архива остаётся стабильным. Сегодня штаты архивистов составляют 3 человек, а штат архива составляет 10 человек. На всех направлениях деятельности успешно трудятся квалифицированные, опытные кадры, постоянно ищущие новые, не стандартные подходы к решению возникающих проблем, проявляющие инициативу и настойчивость в улучшении делопроизводства и архивного дела как в самом архиве, так и в организациях-источниках комплектования архива.

 

 

Заключение

Комплектование архива  документами является одной из важнейших функций архивистов, так как благодаря комплектованию происходит постоянное пополнение фондов государственных архивов и, как следствие, всего состава Архивного фонда РФ в целом.

При проведении комплектования следует в первую очередь руководствоваться списками организаций – источников комплектования, которые ведутся в каждом архиве.

С понятием комплектования связана целая система мероприятий. К их числу следует отнести, во-первых, определение источников пополнения документального состава архивов, во-вторых, распределение документов по сети архивов в соответствии с их профилем, в-третьих, подготовку документов и дел к хранению в архивах и передачу их в архивохранилища. Реализация этих этапов на практике приводит к ряду проблем, успешное решение которых ведет  к оптимизации состава и содержания Госархива РФ. При упорядочении документов организации наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив.

Рассмотрев организацию и проведение комплектования на примере госархива РФ можно прийти к выводу, что работа  Центра комплектования ведется в соответствии с нормами, установленными федеральными законами, основными правилами работы архивов и другими нормативными актами в сфере архивного дела.

 

Список источников

Основные:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» [Текст] // М., 2004.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования  [Текст]: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 272 с.