Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Января 2014 в 13:29, курсовая работа
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство". Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие.
Введение
Структура и назначение номенклатурных дел
1.1 Общие требования к номенклатуре
2. Требования к формированию дел
2.1 Определение круга документов для включения в номенклатуру
2.2 Составление заголовков дел
2.3 Определение сроков хранения дел
3. Правила хранения дел
4. Экспертиза ценности документов
5. Оформление дел
6. Составление описей дел
7. Порядок передачи дел в архив
Заключение
Содержание
Введение
1.1 Общие требования к номенклатуре
2. Требования к формированию дел
2.1 Определение круга документов для включения в номенклатуру
2.2 Составление заголовков дел
2.3 Определение сроков хранения дел
3. Правила хранения дел
4. Экспертиза ценности документов
5. Оформление дел
6. Составление описей дел
7. Порядок передачи дел в архив
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство". Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятии.
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".
Чтобы правильно сформировать
дела и обеспечить возможность использования
нужной информации, документы классифицируют:
разделяют их на группы с разными
сроками хранения. Специальным классификационным
справочником, позволяющим определить
порядок распределения
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей: номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
номенклатура дел используется
при построении информационно-поисковой
системы по документам предприятия.
При регистрации документов в
регистрационный индекс часто включают
индекс дела по номенклатуре. Кроме
того, классификационная схема
номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Номенклатура дел учреждения
и органа УИС – ежегодно оформляемый
в установленном порядке
Номенклатура дел составляется
на основании положения о территориальном
органе ФСИН России, устава учреждения,
непосредственно подчиненного ФСИН России,
учреждения, подведомственного территориальному
органу ФСИН России, положения о структурном
подразделении и других документов, регламентирующих
деятельность учреждения или органа УИС,
а также номенклатур дел
за предшествующие годы и документов,
образующихся в процессе деятельности
учреждения и органа УИС.
В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел структурных подразделений (приложение № 25) и сводная номенклатура дел учреждения и органа УИС (приложение № 26).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений. Методическую помощь при составлении дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее – ЭК учреждения или органа УИС).
Номенклатура дел учреждений,
непосредственно подчиненных
ФСИН России, ежегодно согласовывается
с управлением делами ФСИН России и один
раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией уполномоченного органа исполнительной
власти субъекта Российской Федерации
в области архивного дела1. Номенклатура дел учреждения
и органа УИС, подписанная руководителем
службы делопроизводства, согласовывается
с ЭК учреждения или органа УИС до 20 декабря
текущего года, утверждается руководителем
учреждения или органа УИС и вводится
в действие с 1 января следующего года.
После утверждения каждое структурное
подразделение получает выписку из номенклатуры
дел.
Номенклатура дел учреждения или органа УИС готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного хранения, помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – применяется в архиве учреждения или органа УИС, четвертый направляется в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения или органа УИС может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения или органа УИС в соответствии положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положением о структурном подразделении.
Номенклатура дел оформляется
в виде таблицы, состоящей
из следующих граф:
а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются
индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру дел.
Индекс состоит из установленного
в учреждении или органе УИС цифрового
обозначения структурного номера (индекса)
структурного подразделения и порядкового
номера заголовка дела в разделе,
например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1
– индекс структурного подразделения
территориального органа ФСИН России,
1 – порядковый номер заголовка дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности».
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из
элементов, располагаемых в следующей
последовательности: наименование вида
дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы,
приказы и т.д.); слов «наименование учреждения
и органа УИС» или «наименование структурного
подразделения»; наименование организации,
которой будут адресованы или
от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое
содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано
содержание документов дела; даты (период),
к которым относятся документы дела.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.
В заголовках дел, содержащих
переписку с однородными
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области».
При обозначении в заголовках
дел административно-
если содержание дела касается
нескольких однородных административно-
если содержание дела касается
одной административно-