Требования к формированию дел

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности УФСИН России по Мурманской области» или «Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Мурманской области», или «Квартальные планы работ отдела».

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами: наименование учреждения или органа УИС  или других организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

 Если дело состоит  из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок  дела, а затем по необходимости  составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание  заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов  номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных  документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления      и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558  (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер  
№ 18380) (далее – Перечень типовых документов), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива  срок хранения;

д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,  
  о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают  новые документированные участки  работы, на них формируются соответствующие  дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь  заводимых дел в каждом разделе  номенклатуры дел оставляются резервные  номера.

 По окончании года  в конце номенклатуры дел делается  итоговая запись о количестве  заведенных дел (томов).

Закрытая номенклатура дел  структурных подразделений текущего года представляется в службу делопроизводства до 15 марта следующего года.

 

 

3. Определение сроков хранения дел.

 

 

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки  документов в дела, так как документы  с постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет  не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

 

 

 

 

 

 

3. Правила хранения  дел

 

 

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  первого исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в  архив организации. В небольшой  фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

 

Внутренняя опись  документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

 

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного  доступа, для личных дел, а также  дел, сформированных по видам документов и ложных по содержанию. Необходимость  ее составления определяется инструкцией  по делопроизводству учреждения, организации  или предприятия. Внутренняя опись  помещается в начале дела, и в  нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании  формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием  количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться  работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

 

 

 

 

 

 

4. Экспертиза ценности  документов

 

 

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в учреждении или органе УИС при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив учреждения и органа УИС. Для организации и проведения экспертизы ценности документов  в учреждении или органе УИС создается постоянно действующая ЭК учреждения или органа УИС. Положение и состав ЭК учреждения или органа УИС утверждаются приказом учреждения или органа УИС. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК учреждения и органа УИС под методическим руководством архива учреждения и органа УИС.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи  
в архив учреждения или органа УИС; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечня управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 32), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 33).

По завершении делопроизводственного  года и по результатам экспертизы ценности документов дела учреждения или органа УИС подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Оформление дел

 

 

Оформление дела - это  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Номенклатурные дела учреждения и органа УИС оформляются (готовятся к архивному хранению) службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.  Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела, постановки на инвентарный учет.

Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение № 28) оформляется по установленной  форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки  дел черными, фиолетовыми, синими чернилами  или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный  лист на обложку дела, оформленный  машинописным или типографским способом. На обложке дела указываются реквизиты: наименование  
учреждения или органа УИС и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по Перечню типовых документов. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

а) наименование учреждения или органа УИС – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, учреждение или орган УИС был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование;

б) наименование структурного подразделения – записывается в соответствии с утвержденной структурой учреждения или органа УИС;

в) делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

г) заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатур дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

д) дата дела – указываются  число, месяц, год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись:  «В деле имеются документы за ... год(ы)». Для дел, сформированных  из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

В делах с годовыми планами  и отчетами на обложке дела указывается  только год, на который или за который  они составлены, независимо от даты  
их фактического создания. Например, если планы учреждения или органа УИС на 2005 год разрабатывались в 2004 году, то датой дела «Годовые планы (наименование плана) учреждения или органа УИС» будет – 2005 год. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

е) количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела.

ж) реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится  
на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки  
его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива субъекта Российской Федерации, в который будут передаваться дела учреждения или органа УИС. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения:  
при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения. Наименования учреждения или органа УИС и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью работника, ответственного за ведение  делопроизводства. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.