Требования к формированию дел

 Фотографии, чертежи,  диаграммы и другие иллюстративные  
и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Если в деле имеется лист, сложенный и подшитый за середину, то такое дело подлежит переоформлению (перешивке). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом прежняя заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 29).  
В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

 Внутренняя опись документов  дела составляется на отдельном  листе по установленной форме  (приложение № 30), которая содержит  сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах,  заголовках и номерах листов  дела, на которых расположен каждый  документ. К внутренней описи  документов дела составляется  итоговая запись, в которой указываются  цифрами и прописью количество  включенных в нее документов, приложений к делу и количество  листов внутренней описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем  
с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи  
и при необходимости скрепляется печатью. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу подшиваются  на четыре прокола прочными нитками  в твердую обложку из картона  или переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний на них. Текст  не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело, нумеруется очередным порядковым номером. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или  неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях  их сохранности и удобства пользовании не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках  с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках)  в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки  дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь  размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены  из твердого картона. Для обложек  дел, сдаваемых на государственное  хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует. Дела постоянного и  (временного свыше 10 лет) хранения по личному составу подлежат полному оформлению. Временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

Номенклатура дел учреждения или органа УИС текущего года должна быть закрыта в течение I квартала следующего года. По окончании  делопроизводственного года оформленные дела ставятся на инвентарный учет журнале законченных в делопроизводстве дел (приложение № 31), который ведется в службе делопроизводства,                   за исключением структурных подразделений, ведущих самостоятельное делопроизводство. Дело (каждый том дела) регистрируется отдельно самостоятельной порядковой нумерацией (инвентарный номер дела, тома) в пределах календарного года в журнале учета законченных в делопроизводстве дел, который проставляется на его обложке в левом верхнем углу.В журнале учета законченных делопроизводством дел делаются записи с указанием даты начала и окончания дела (тома), срока хранения, количества листов в деле (томе) и других необходимых данных, предусмотренных журналом. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Составление  описей дел

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел представляет собой  перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел  является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;  
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 32).

В описях дел указывается  полное наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило  их делопроизводством. В случаях, когда  структурное подразделение в  течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется  его новое наименование.

Описательная статья описи  дел структурного подразделения  имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- делопроизводственный индекс дела (тома, части);

- заголовок (наименование) дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

Перед внесением заголовков (наименований) дел в опись проверяется  качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений  установленных правил формирования и оформления дел они устраняются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки (наименования) дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками (наименованиями) пишется полностью заголовок (наименование) первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок (наименование) воспроизводится полностью); В этом случае в описи пишется заголовок (наименование) только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование  многотомного дела переходит на следующий лист, то его необходимо повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед  за последней описательной статьей  заполняется итоговая запись, в которой  указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности  нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделении.

7. Порядок передачи  дел в архив

Документы, образующиеся в  процессе деятельности учреждения  
и органа УИС, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации  
и находятся в учреждении и органе УИС на временном и депозитарном хранении до их передачи на  постоянное хранение в Государственные архивы субъектов Российской Федерации.

Подготовка документов и  дел к передаче на архивное хранение  
и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела передаются в архив  учреждения или органа УИС с соблюдением  следующих условий: в архив учреждения или органа УИС передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу; передача  дел  в  архив  учреждения  или  органа  УИС  производится    по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 32). Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив учреждения и органа УИС не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив учреждения или органа УИС не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении  сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив  учреждения или органа УИС осуществляется по графику, составленному архивом  учреждения или органа УИС, согласованному с руководителем службы делопроизводства и утвержденному распоряжением  учреждения или органа УИС.

Прием дел производится работником архива учреждения или органа УИС  в присутствии работника структурного подразделения с проставлением  в двух экземплярах описи дел  отметок о наличии каждого  дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника  архива учреждения или органа УИС  и работника, передавшего дела). Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив учреждения или органа УИС работниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив учреждения или органа УИС несет структурное подразделение, передающее документы). Порядок приема-передачи документов и дел учреждений или органов УИС при их реорганизации или ликвидации определяются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации учреждения или органа УИС работники учреждения или органа УИС в период проведения ликвидационных мероприятий формируют  все имеющиеся документы в  дела, оформляют дела и передают их в архив учреждения или органа УИС независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. В состав ликвидационной комиссии должен входить работник архива учреждения или органа УИС. Ответственность за организацию подготовки приема-передачи документов и дел учреждения или органа УИС при реорганизации или ликвидации учреждения или органа УИС несет руководитель учреждения или органа УИС.

 

 

Заключение

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Демин Ю.М. Деловая  переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.

2. Кирсанова М.В. Делопроизводство  в органах государственной власти  и местного самоуправления. Учебное  пособие. М., 2004.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления).М., 2000.

4. Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.

5. Рогожин М.Ю. Справочник  кадровика. - М.: Проспект, 2004.

6. Рогожин М.Ю. Настольная  книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.

7. Рогожин М.Ю. Организация  делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

8. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления. Практическое  пособие. М., 2000.

9. Рогожин М.Ю. Организация  кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

10.   Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002

11.   Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002

12.   Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г

13.   Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)

15.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).