Требования к тексту документа

Вариант №4.

 

Вопрос№1: Требования к тексту документа

 

Текст — главный реквизит, ради которого оформляется весь документ. При составлении документа руководствуются следующими правилами. Сначала уточняются целесообразность, цель документа. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулируют порядок решения вопросов такого рода. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного cхождения, правильный выбор адресата для решения вопроса его постановку.

Далее изучаются ранее  изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы  избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен  при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору  информации по существу поставленного  в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных  актов,  решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые  к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документ должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности  информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа  при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся  информация, необходимая для решения  вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чашу всего  заставляет запрашивать недостающие  сведения, порождая переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания  информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором  и адресатом, что является одним  из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении  помогают тщательный подбор  правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

К особенностям делового стиля  относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они  вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой  документации большинство слов употребляется  только с одним или группой  слов. Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять  отбору слов. Следует избегать тавтологии — использования в одном предложении  одно коренных слов.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие  профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его  объяснение.

Недопустимо употребление в  служебных документах разговорных  и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется  от третьего лица, единственного или  множественного числа, местоимения  заменяются существительными (фирма npocum, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и. т.n.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни- тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципам коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст  излагается от первого лицо множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ... и предлагает).

Широко применяются в  служебных документах сокращенные  слова и словосочетания, что уменьшает  объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости  от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие опии вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела, направлении  исполнение. Сложные документы чаще всего касаются  самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных  подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в депо. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за- писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу,

Протоколы, приказы, постановления  обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные  дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое  значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение  ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа  выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания  или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа  его текст делится на а6зацы —  простейшие компоненты текста, состоящие  из одно или нескольких фраз (предложений) и характеризующие единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печати знаков.Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1,2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных  видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная  инструкция, положение о структурном  подразделении.

Особые требования предъявляются  к составлению бухгалтерских  документов.

Первичные бухгалтерские  документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при  их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные  акты предъявляют особые требования.

Информация в первичных  документах фиксируется как в  виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских  документах и неоговоренные исправления  не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма  е замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются  одной чертой так, чтобы можно  было прочитать очеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный  или сумма. Затем исправление оговаривается надписью исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание  возможных ошибок даются и в словесном  варианте.

Анкетирование — один из основных методов в социологических  исследованиях. С его помощью  удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе, В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью  ЭВМ. Постоянная информация в анкету должна быть представлена в тщательно  продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по разному, ответы свести будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да- нет», развернутым ответом, числовыми показателями. 

 

 

Вопрос №2. Нормы  официально-делового стиля

 

Официально-деловой  стиль — один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль — это  арсенал лексических (словесных  и грамматических) средств, которые  помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение,

Деловая речь обслуживает  сферу официальных отношений, которые  устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с  одной стороны, и обществом, государством, учреждением — с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

Рассмотрим лексические  и грамматические проблемы, которые  возникают при составлении и  редактировании официальных текстов.  

 

2.1.Лексика

Сочетаемость  слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой  речи сочетания слов:

приказ — издается

контроль —  возлагается на кого-либо;

осуществляется  должностной оклад — устанавливается  

выговор — объявляется

порицание — выносится

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию —  имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

 

2.2.Использование  терминов. Термин — слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Одно из отличительных  свойств специальной лексики, или терминологии, — наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.