Требования к тексту документа

Раздел «Функции» — основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности .—, структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на  него задач.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой .деятельности, фиксируются документные связи— наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные  лица, являющиеся их непосредственными  разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители  первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения.

 

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. 

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы. Это основной организационный  документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

• для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. 

 

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Документ оформляется  на общем бланке и имеет следующие  реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных  учреждений указывается также вышестоящая  организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись,

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником  отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью.

 

 

 Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. 

      Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное, расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации. 

 

 

  Инструкция — это правовое акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждении, организаций, предприятии (их структурных подразделении и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных  и др.).

Инструкция оформляется  на общем бланке и должна содержать  следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к  тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция.

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок  и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для  разработки инструкции.

Инструкция — документ длительного действия. В «Общих положениях»  оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением  ранее действующей.

Инструкцию подписывает  руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и да- ты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. 

 

Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Содержание договора, как  правило, включает: наименования ." организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок  действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные  или специальные условия.

К реквизитам удостоверения  договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров   договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержания договора в целом, но устанавливает его  обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст  договора,  документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными  фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности. 

 

3.2. Распорядительные  документы

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор  вида документа, предназначенного для  документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления, власти.

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов  Федерации, а также органы представительной и исполни- тельной власти городов и районов — постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий— приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы  издаются на основе или  исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным  лицам, структурным подразделениям).

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно  проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение исправлений  в документ не допустимо.

 

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. 

 Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы  по основной деятельности и по личному  составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и  регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные  индексы присваиваются приказам в пределах календарного года. 

 

Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан- ного или вышестоящего органа управления. 

Право издания указаний принадлежит  также руководителям организаций, учреждений и предприятий при  оформлении решения оперативных  производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой  же формуляр как по составу, так и  по расположению рек- визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

 

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также  заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным  вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как  правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных  подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто  не содержит констатирующей части. В  таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания  распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

 

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Решения оформляются, как  правило, на бланках, включающих следующие  реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для  проставления даты, индекса документа, место его издания, место для  размещения заголовка к тексту. 

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.