Требования к тексту документа

Если вы сомневаетесь в  том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться  словарем (толковым, терминологическим, иностранных или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

 

2.3.Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых — русское, а другое — заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла — «удобный в бытовом отношении, благоустроенный».

 

 2.4.Плеоназм (греч. pleonasmos — излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

• промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

•  форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);

•  тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);

•  своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — «сам»);

•  в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца); о 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); о прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix — цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

•  маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);

•  равная суть («суть» — это и есть главное).

Тавтология (греч. tauto — тот же, logos — слово)-это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания . Эта стилистическая ошибка делает речь звучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста.

Различение паронимов (греч. para — возле, при; onyma— имя). Паронимы — родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:

•  оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

•  командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

 

2.5.Орфография. Правописание имен собственных.

Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы . С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса — ов (-ев).

Географические  названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в  составе названий пишутся с прописной  буквы, если употреблены не в прямом значении: 

Названия  учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций.

Названия  документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена.

Наименования  должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий.

 Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura).

Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию,

Желательно отбрасывать  максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного  и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО:лучше, чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы  допускается, только если оно является общепринятым.

Сокращение не может заканчиваться  на гласную или  сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.

Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический — метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают  каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомеаиор., лесовоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

Сокращения — названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия —  пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия  буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно:алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат  сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000 г. В 1990 — 1999 гг.

Правила использования сокращений и аббревиатур.При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма Р.S. (от лат. post scriptum — после написанного) в деловой переписке не употребляется. 

 

2.6.Грамматика (морфология)

К области морфологии относятся  правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы;. могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).

Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. 

 • ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду, предстоящего проведения конференции;

• вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

• благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют  существительным в одном определенном падеже.

НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу.  

 

2.7.Грамматика (синтаксис)

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят  четкость и последовательность изложения  материала, а также сочетание  полноты ,и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания.

Действительный, страдательный, безличный оборот.

Чрезвычайно существенно  найти нужную форму сказуемого, Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.

Выбор пассивной конструкции  придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления  действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка  пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

 

2.8.Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Дее- причастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с Деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Депо в.том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании  ведут к двусмысленности и  создают комический эффект. Есть и  еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно  употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо  действующее лицо).

Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или, один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно  разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование  числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того что- бы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

 

2.9.Композиция документа

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует загромождать документ деталями.

Особенно существенно  выделять и подчеркивать главное. Как  уже отмечено выше, этой цели могут  служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные  компьютерные редакторские программы  дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации  частей документа: номер каждой части  включает номера соответствующих составных  частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных  лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

 

 

Вопрос №3: Организационные документы и распорядительные документы. 

 

3.1. Организационные  документы

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. 

 Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения.

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности. 

• Руководство.

• Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи»  в обобщенном виде формулируется  главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.