Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы

Городское бюджетное  образовательное учреждение

среднего профессионального  образования

«Пермский государственный  автотранспортный колледж»

 

 

 

Специальность 034702

«Документационное обеспечение

управления  и архивоведение»

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка IV курса, гр. Д-09-1

Бессонова С.А.

Проверила:

Преподаватель – Зуева Е.Н.

 

 

 

 

 

К защите допущена « » 20__г.__________

Защита состоялась « »  20__г.

Отметка  _____________________________

Подпись руководителя__________________

 

 

Пермь, 2012

 

Содержание

 

Введение

 

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документированная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление.

Документальное  оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня  не все руководители уделяют должное  внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому  так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Цель данной курсовой работы показать возможности  автоматизированных систем для кадрового  учета.

Для достижения данной цели мы поставили перед собой следующие задачи:

• изучить нормативно-правовую базу РФ по вопросам кадрового учета и автоматизированным системам;
• проанализировать учетные кадровые документы;
• сделать обзор уже существующих АСУ в кадрах.

При написании  курсовой работы мы использовали федеральные законы, учебные пособия, методические издания и интернет ресурсы.  Курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения. В первой главе мы рассматриваем нормативно-правовые основы учета кадров. Во второй главе рассматриваем классификацию учетных кадровых документов и порядок их составления. В третьей главе – автоматизированные системы по учету кадров.

 

Глава 1.

Нормативно-правовые основы учета кадров

 

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.¹

Соответственно, кадровое делопроизводство – это  более узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

В Российской Федерации  работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста кадровой службы к другому. Ранее порядок ведения кадрового учета устанавливался в основном отраслевыми нормативными актами, утверждавшимися соответствующими министерствами и ведомствами. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового учета, не было создано ни в прошлый период, ни в последние годы.

Так, в частности, в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. Работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия строится на основании Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [3].

Правила обработки  и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении  о защите персональных данных, разработанном  с учетом положений вышеназванного Закона.

Обеспечение защиты прав и свобод гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайную осуществляется на основании Федерального закона «О персональных данных» [6].

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих  доступ к ней, степень ответственности  за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» [4].

Положения Раздела  Х ТК РФ позволяют предприятию  грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников [1].

В настоящее  время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов [14].

Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости. ²

Специалистами кадровых служб  используются Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»,  Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». [10]

Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые являются основным документом для расчета трудового  и страхового стажа работника.³

В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о  приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные  ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

Постановлением  Госкомстата России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. [9]

 Если для оформления  каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу. [2]

Воинский учет граждан Российской Федерации организуется и осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации», Положением о воинском учете. [5]

Таким образом, даже краткий анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы Правительством РФ, министерствами и ведомствами были приняты и продолжают действовать нормативные правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных  российским законодательством работникам.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

― документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

― построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления;

― регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

― создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

― разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Типовые формы  некоторых документов и в целом  порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.⁴

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

 

Глава 2.

Документирование кадрового учета

 

Документирование  – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.⁵

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).⁶

Первичные учетные  документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками  при приеме на работу.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.⁷

 

2.1. Унифицированные формы документов по учету кадров

Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о  приеме на работу⁸

На основании  этого приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносятся записи в трудовую книжку  и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС (МС)).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета принимаемых работников по трудовому договору и заполняются: форма Т-1 - на одного работника, форма Т-1а - на группу работников.

Составляются  лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию  на основании заключенного трудового  договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" или "Период работы" строка (графа) "по" не заполняется. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку (Приложение 1).