Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы

 Глава 3.

Классификация автоматизированных систем по учету  кадров

 

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета кадров, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета кадров собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе).

 

3.1.  Назначение автоматизированных систем учета кадров

Современные автоматизированные системы учета кадров предназначены  для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала  кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую  роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

 

3.2  Классификация автоматизированных систем управления персоналом

Существующие  в настоящее время на рынке  автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

– многофункциональные  экспертные системы, позволяющие проводить  профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

– экспертные системы  для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений  и организации в целом;

– программы  расчета зарплаты;

– комплексные  системы управления персоналом, позволяющие  формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.¹⁷

Такие программы  позволяют достаточно эффективно (с  формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать рутинные повседневные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

 

3.3. Анализ российского рынка автоматизированных систем управления персоналом

В настоящее  время на российском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм. К преимуществу западных пакетов относится в некоторых случаях значительно более полная функциональность.

Примеры систем учета персонала:

• Программный комплекс "АиТ: Управление персоналом" состоит из модулей:

Зарплата - программа  зарплата осуществляет окончательный  расчет заработной платы и полный анализ затрат на персонал. "АиТ: Зарплата" интегрирован со всеми известными финансовыми  системами, что позволяет передавать всю необходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкой данных по любым параметрам.

Кадры - программа  кадры автоматизирует документооборот  отдела кадров, что выводит на новый  уровень управление кадрами. Модуль формирует все выходные формы, необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработку больших объемов кадровой информации и существенно снижает трудозатраты на выполнение рутинных работ.

Табель –  программа табель рабочего времени предназначена для учета рабочего времени на предприятии. Анализ рабочего времени позволяет получить структуру использования отработанного времени и неявок по подразделениям, предприятию в целом или произвольным группам сотрудников с учетом нескольких уровней аналитики.

Компетенция –  программа по разработке моделей  компетенции персонала, создания центра компетенций и профилей компетенций.

ПФР - программа  персонифицированный пенсионный учет полностью обеспечивает автоматизированное составление отчетности для ПФР РФ. На основании персонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируются отчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.

• "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" – это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

"1С: Зарплата  и Управление Персоналом 8" –  это готовое к работе решение,  в котором учтены требования  законодательства, реальная практика  работы предприятий и мировые  тенденции развития методов мотивации  и управления персоналом.

Прикладное решение "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" автоматизирует решение следующих задач:

1. расчет заработной платы;
2. управление финансовой мотивацией персонала;
3. исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
4. отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
5. управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
6. учет кадров и анализа кадрового состава;
7. автоматизация кадрового делопроизводства;
8. планирование потребностей в персонале;
9. обеспечение бизнеса кадрами;
10. управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

• Microsoft Access

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL- сервере. Microsoft Access входит в состав MS Office, что делает его интерфейс знакомым и привычным, а следовательно облегчает работу.

Для Microsoft Access характерны следующие возможности:

• наличие мощных команд обработки файлов;
• удобные средства ввода-вывода;
• управление дизайном экрана (окна, цвет, звук, рамки);
• удобный вывод данных на экран, бумагу, текстовый файл;
• развитый аппарат обработки символьных данных;
• интеграция с другими приложениями;
• импорт-экспорт.

Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

Таким образом, мы рассмотрели некоторые автоматизированные системы. Из перечисленных выше СУБД более простой и удобной в использовании, имеющей удобный интерфейс, является СУБД Microsoft Access.

 

Заключение

 

За время работы над  курсовой работой мы изучили классификацию учетных кадровых документов, а так же изучили особенности составления документов. Познакомились с теоретическим материалом в области кадрового учета.

В результате проведённого исследования по теме "Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы" можно сделать вывод, что основной проблемой традиционного учета является создание большого объёма однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Решением этой проблемы является создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, а так же использование специальных компьютерных программ, которые значительно облегчают работу с кадровыми документами. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Автоматизированная система  позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, больничных листов, вести учет военнообязанных, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи.

 

Список литературы

 

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
2. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4. ФЗ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
5. ФЗ от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации».
6. ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
7. Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
8. Постановление Правительства РФ от 27.06.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете».
9. Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
10. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04. 2003 № 225.
11. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95»  от 31 июля 1995 года № 412.
12. ГОСТ 7.1 – 2003 «Библиографическая запись».
13. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
14. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
15. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Документация по трудовым отношениям. Учебник. – Ростов-на-Дону: Делопроизводство, 2004. С. 149
16. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом, 2004. – 17 с.
17. Зенирова А. «Воинский учет в организации» // Кадровик, 2008. – № 8. – с. 36.
18. http://www.kadrovik.ru/.

¹ п. 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98

² Перечень … от 25 августа 2010 г. № 558