Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы

В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в  период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей  являются приказы о предоставлении отпусков.

В разделе IX указываются  социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с  законодательством.

В разделе «Дополнительные  сведения» свободные строки могут  заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.¹¹

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении  сведений о работнике в его  личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. (Приложение 2).

Унифицированная форма Т-2 ГС (МС). Личная карточка государственного (муниципального) служащего применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

Личная карточка государственного (муниципального служащего) заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма  Т-1 или Т-1а);
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. ¹²

В отдельных  случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов (Приложение 3).

Унифицированная форма Т-4. Учетная карточка научного,             научно-педагогического работника применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и др.), а также сведений, сообщенных о себе работником. В пункте 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

Пункт 5 "Ученая степень" заполняется на основании  представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В пункте 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма Т-2) (Приложение 4).

 

2.2. Журналы по учету кадров

Наиболее часто  в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация  документа является дополнительным доказательством самого факта его  существования. При наличии системы  регистрации достаточно легко  доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется, и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

________________________________________________________________ (наименование  организации)   ОТДЕЛ КАДРОВ   ЖУРНАЛ УЧЕТА ______________________________     Начат    «___» ________________ 20__г.  Окончен «___» _______________ 20__ г.

 

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

В организации  рекомендуется вести следующие  журналы:

1. Журнал регистрации  личных дел (Приложение 5)

2. Журнал регистрации приема на работу (Приложение 6).

3. Журнал регистрации  переводов (Приложение  7).

4. Журнал регистрации  увольнения (Приложение  8).

5. Журнал учета  совместителей (Приложение  9).

6. Алфавитный  журнал учета личного состава (Приложение  10).

7. Журнал учета движения кадров (Приложение  11).

8. Журнал учета  больничных листов (Приложение  12).

 

2.3. Алфавитная карточка

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел. Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

 

Образец карточки

	Андрей
Радченко	имя
фамилия	Владимирович
	отчество
	Карточка  составлена
45/2	«		20	»		ноября				2012 г.
Номер действующего   личного дела
	Подпись
Номер расформированного Личного дела	«				»
	Подпись

 

 

Дата выдачи	Кому выдано	Расписка	Номер телефона	Дата  возврата
21.11.2012	Зам.директора Жданову Д.В.	получено	125-00-00	23.11.2012

 

 

2.4. Учет военнообязанных

Воинский учет – это система регистрации призывных и мобилизационных людских ресурсов, в рамках которой осуществляется комплекс мероприятий по сбору, обобщению и анализу сведений об их количественном составе и качественном состоянии.¹³ 

Воинский учет подразделяется на общий и специальный. На общем состоят граждане, не забронированные  за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями  на период мобилизации и на военное время или положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа предприятия, то его ставят на специальный воинский учет.

Предоставление  документов воинского учета – для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу – является обязательным при заключении трудового договора.¹⁴

Для учета военнообязанных  в организации должны быть оформлены  следующие документы:

• приказ об организации воинского учета и бронировании граждан, пребывающих в запасе (Приложение 13);
• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан (Приложение 14);
• картотека личных карточек (формы № Т-2 и Т-2ГС (МС), утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) на сотрудников, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу;
• журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных сотрудников, пребывающих в запасе (Приложение 15);
• справочная информация (стенды открытого доступа) об обязанностях работников по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.¹⁵

Воинскому учету подлежат:

а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;

б) граждане, пребывающие в запасе:

• мужского пола, пребывающие в запасе;

• уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;

• успешно прошедшие программу подготовки офицеров запаса на военных кафедрах различных учебных заведений;

• не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва;

• не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам до 27 лет;

• уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;

• прошедшие альтернативную гражданскую службу.

Военнообязанными  также являются женщины, имеющие  воинские звания и зачисленные в  запас, имеющие специальности согласно Перечню военно-учетных специальностей, а также профессий, специальностей, при наличии которых граждане женского пола получают военно-учетные специальности и подлежат постановке на воинский учет.¹⁶

Контроль за ведением организациями воинского  учета осуществляется органами военного управления Вооруженных Сил РФ, военными комиссариатами и органами местного самоуправления. В обязанности работодателя по осуществлению воинского учета входит хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках.

Таким образом, рассмотрев кадровые учетные документы мы выявили основную проблему традиционного учета – создание большого объёма однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание электронных версий документов, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами.

Служба кадров сегодня  оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Автоматизированная система  позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, больничных листов, вести учет военнообязанных, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи.

Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты.