Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО  «Саратовский государственный технический  университет»

Институт  развития бизнеса и стратегий 

Кафедра менеджмента, маркетинга и логистики 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Делопроизводство» 
 
 

На тему «Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией» 
 

Номер зачетки № 36        Вариант № 9 
 

                                                                                                      Выполнил:

студентка1курса  МЕНЖ 12 факультет ФМП

 Аракелова  О.Ю.  

                                                                                                      Проверил:

 Кузнецова И. В. 
 
 

Саратов 2012 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение...........................................................................................................3

1. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией…………………………………………………………………….5
1. Унифированные системы документации………………………….…….5
2. Унифицированные формы документов…………………………….….12
3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов……………………………………………………….………18
2. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации……………………………………………………………………23
1. Анализ недостатков унифицированные системы документации……...23
2. Перспективы развития унифицированные системы документации….25

 

3. Виды приказов по личному составу..........................................................34
1. Унифицированные формы приказов по личному составу…………….36
2. Виды приказов по личному составу…………………………………….38

 

Заключение..........................................................................................................41 

Приложение…………………………………………………………………….43 

Список  используемой литературы......................................................................46 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией –  это в значительной степени непрерывная  череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Сосредоточив  свое внимание на данной проблеме, мы выбрали  актуальное на современном этапе  направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

     Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление  знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.

     В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

     - рассмотреть унифицированные системы  документации, их характеристику  и роль;

     - изучить унифицированные формы  документов;

     - охарактеризовать недостатки и  перспективы УСД;

     - проанализировать перспективы развития УСД.

     Цель  и задачи работы обусловили выбор  ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

     Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала. 

 

     1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ

     1.1 Унифицированные  системы документации

     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению¹.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     В условиях научно-технической революции  произошло резкое увеличение объемов  информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Унификация  и стандартизация рассматриваются  как процессы установления единого  подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями  нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.²

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные  формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.³

     Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.⁴

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

     • единообразия построения форм документов;

     • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

     • исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

     • сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

     • единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

     • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

     • установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.⁵