Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

     Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков — внутрибанковские формы документов; документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

     Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных  учреждений и организаций:

     • финансовая документация;

     • отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

     • учетная бухгалтерская документация.

     Унифицированная система отчетно-статистической документации:

     • документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

     • документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

     • документация по статистике труда;

     • документация по статистике материальных ресурсов;

     • документация по статистике финансов;

     • документация по социальной статистике;

     • документация по статистике промышленности;

     • документация по статистике сельского  хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

     • документация по статистике капитального строительства;

     • документация по статистике внешнеэкономических  связей;

     • документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

     • документация по статистике транспорта и связи;

     • документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен  и тарифов.

     Унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской  документации предприятий:

     • отчетная бухгалтерская документация;

     • регистры бухгалтерского учета;

     • первичная учетная документация.

     Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

     Унифицированная система документации Пенсионного фонда  Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

     Унифицированная система внешнеторговой документации:

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

     Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков  конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

     1.2 Унифицированные  формы документов

     Унификация  в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов  заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

     Основная  цель унификации документов заключается  в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную  информацию для эффективного решения  задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

     Унификация  текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

     Унификация  состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).

     Унификация  структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

     Не  менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

     В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.

     Форма документа появляется как результат  упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая  должна обеспечить юридическую полноценность  будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.⁶

     В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

     Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

     - Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ);

     - межгосударственные и государственные  стандарты РФ на унифицированные  системы документации (УСД);

     - Типовые методические указания  по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

     - Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации и унифицированных  систем документации в РФ;

     - другие руководящие документы  Госстандарта РФ;

     - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

     Проведение  унификации опирается на реализацию следующих принципов:

     - унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца  документов, а на его основе  разработке конкретных форм документов;

     - единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

     - комплексность унификации. При ее  проведении должны предусматриваться  все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

     - информативность, т.е. включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач или их комплексов  с заданной точностью, а также  для придания документам юридической силы;

     - группировка реквизитов в документах  в соответствии с последовательностью  их заполнения,

     - обоснованное определение минимально  допустимых площадей для размещения  реквизитов;

     - стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

     - экономичность за счет обоснованного  включения документов в систему  документации и широкого применения  бланков;

     - сопряжение с действующими системами  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации.