Унифицированные системы документов

Министерство образования  и науки РФ

ФБГОУ ВПО

«Восточно- Сибирский государственный  университет технологии и управления»

Кафедра «Трудовое право и управление персоналом»

 

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине «Документационное  обеспечение»

 

                       На тему «Унифицированные системы документов»

 

 

 

Выполнил:                                                                                                                                                                 Студент группы Б591

Филиппов А.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Улан-удэ

2013

 СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение...........................................................................................................3

1. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией…………………………………………………………………….5
1. Унифированные системы документации………………………….…….5
2. Унифицированные формы документов…………………………….….12
3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов……………………………………………………….………18
2. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации……………………………………………………………………23
1. Анализ недостатков унифицированные системы документации……...23
2. Перспективы развития унифицированные системы документации….25

 

3. Виды приказов по личному составу..........................................................34
1. Унифицированные формы приказов по личному составу…………….36
2. Виды приказов по личному составу…………………………………….38

 

Заключение..........................................................................................................41

 

Список используемой литературы......................................................................43

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Создание в нашей  стране правового государства с  эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или  коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Основным направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Сосредоточив свое внимание на данной проблеме, мы выбрали актуальное на современном этапе направление  научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Целью данного курсового  проекта является систематизация, накопление и закрепление знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.

В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

- рассмотреть унифицированные  системы документации, их характеристику  и роль;

- изучить унифицированные  формы документов;

- охарактеризовать недостатки и перспективы УСД;

- проанализировать перспективы  развития УСД.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.

 

 

1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ

1.1 Унифицированные  системы документации

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется  совокупностью определенным образом  взаимодействующих документов, соответствующих  функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению¹.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для  всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также  отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих  видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической  революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между  этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система  документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.²

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той  или иной отрасли деятельности. Ими  же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.³

Таким образом, унифицированные  системы документации — это приведенный  к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в  основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.⁴

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

• сокращения количества традиционно включаемых в них  данных, не используемых при решении  конкретных управленческих задач;

• единства применяемой  терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для  каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.⁵

К настоящему времени  на общеуправленческом уровне унифицировано  было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные  системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

Унифицированная система банковской документации: