Унифицированные системы документов

 

Все унифицированные  системы должны включать в себя эталонные  образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унифицированные системы  управленческой документации разрабатываются  на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов

Документы объединяются в системы документов по функциональному  признаку, образуя унифицированную  систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для  которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.

Цели создания УСД:

1. Обеспечение экономической  эффективности и гарантированного  уровня качества информации на всех этапах обработки документов.

2. Совершенствование  и уменьшение разнообразия содержания  и форм документов.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых  форм документов, а также нормативные  и методические материалы по работе с документами.

 

 

Класс УСД	Код ОКУД
Организационно-распорядительная документация	0200000
Первичная учетная документация	0300000
Расчетно-денежная документация	0400000
Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных  учреждений и организаций	0500000
Отчетно-статистическая документация	0600000
Документация по ценообразованию	0700000
Документация по материально-техническому снабжению	0800000
Документация по торговле	0900000
Документация по внешней  торговле	1000000
Проектная документация по капитальному строительству	1100000
Единая система конструкторской  документации (ЕСКД)	1200000
Единая система технологической  документации (ЕСТД)	1300000
Единая система технической  подготовки производства (ЕСТПП)	1400000
Документация по социальному обеспечению	1500000
Документация по изобретениям и открытиям	1600000

Создание УСД основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документооборот. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.

Основные  направления развития унификации и  стандартизации документов

• Создание общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
• Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
• Ориентация на информационные технологии обработки документов.
• Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
• Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
• Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
• Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.

Требования  к формам документов

1. Унифицированные формы  документов и бланки, применяемые  для их изготовления, должны иметь  стандартный формат ряда А  по ГОСТ 9327-60.

2. Однократная регистрация  (запись) информации в документе.

3. Документы должны  иметь структуру расположения  реквизитов в соответствии с  формуляром-образцом.

5. Построение форм  документов должно обеспечить  выполнение необходимых операций  машинной обработки информации, в том числе:

• использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
• применение унифицированные терминов и единиц измерения;
• учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
• учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.

Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ  СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:

1. состав реквизитов документов;
2. требования к оформлению реквизитов документов;
3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД:

01 — Государственный  герб Российской Федерации;	02 — герб субъекта  Российской Федерации;
03 — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);	04 — код организации;
05 — основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;	06 — идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;	08 — наименование организации;
09 — справочные данные  об организации;	10 — наименование вида  документа;
11 — дата документа;	12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа;	14 — место составления  или издания документа;
15 — адресат;	16 — гриф утверждения  документа;
17 — резолюция;	18 — заголовок к  тексту;
19 — отметка о контроле;	20 — текст документа;
21 — отметка о наличии  приложения;	22 — подпись;
23 — гриф согласования  документа;	24 — визы согласования  документа;
25 — оттиск печати;	26 — отметка о заверении  копии;
27 — отметка об исполнителе;	28 — отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении  документа в организацию;	30 — идентификатор  электронной копии документа.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

 

2. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Анализ недостатков унифицированной системы документации

Работа с документами  в управленческом аппарате нуждается  в правовой регламентации и требует  нормативно-методического обеспечения  на общегосударственном уровне.

Службы ДОУ организаций  работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

ДОУ, являясь средством  и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в  унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и  хранения документов. Поэтому государство  обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту  документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной  целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

ГСДОУ должна упорядочить  организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Вместе с тем разработчики и первые рецензенты проекта ГСДОУ не вполне удовлетворены данной разработкой; на некоторые вопросы состава, структуры и содержания ГСДОУ имеются различные точки зрения.

Имеются следующие спорные  вопросы:

Организационное обеспечение  ДОУ. В проекте изложены функции и задачи ДОУ как в тексте, так и в приложении, что усложняет восприятие проекта в этой части.

Не отражен вопрос о нормативах численности служб  ДОУ, хотя в литературе есть ряд интересных предложений по этой части.

В связи с изданием ГОСТа по оформлению реквизитов документов в проекте ГСДОУ не нашли отражения эти сюжеты, хотя можно бы было раскрыть не все 29 реквизитов, а несколько основных обязательных для каждого документа.

В проекте ГСДОУ не имеется раздела "Документирование работы с обращениями граждан", что сужает сферу его применения.

Выход нового ГОСТ Р6.30-2003 конечно же отражает развитие УСОРД  в духе требований времени.

Но при этом в данном ГОСТе остались нерешенными пожелания  многих ученых-документоведов в таких  банальных сферах как установление размера левого поля документа 35 мм, так как существующий размер 20 мм при подшивке документа не позволяет впоследствии видеть весь его текст.

Потом такая «мелочь» как составление таблиц в документе. При существующем порядке требуется  проставлять номер строки таблицы в первом поле перед его содержимым. Кажется мелочь, а она влечёт за собой немалые последствия. На сегодняшний день подавляющее большинство документов изготавливается при помощи компьютера. При этом зачастую используются специальные программы. Многие данные в таблицы заносятся из баз данных, а содержимое самого документа потом снова заносится в базу данных, где нумерация строк является как правило, уникальным индексом. Такой подход в ГОСТе вынуждает или его не соблюдать при написании программ программистами или значительно увеличивать текст программы из-за внесения в тест программы операций конактенации (объединения) строк при запросе данных для таблицы из базы данных с последующей операцией разделения строк при занесении новых данных в базу данных. Да и читабельность таблиц от такого оформления не улучшается.

2.2. Перспективы развития унифицированной системы документации

Основополагающую роль в улучшении документационного  обеспечения управления должен играть федеральный закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией между ведомствами, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации межведомственного документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Тем более, что существует его проект, который отражает требования сегодняшнего дня в сфере УСОРД.

Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают  информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному  пониманию сущности «документа»  и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.)