Управление архивным делом в РФ

1) получать финансовое  обеспечение государственных полномочий  за счет субвенций, предоставляемых  из областного бюджета Ульяновской области;

2) вносить в органы  государственной власти Ульяновской  области предложения по увеличению  размера субвенций, предоставляемых  из областного бюджета Ульяновской  области в случае возникновения  непредвиденных расходов по осуществлению государственных полномочий;

3) получать для обеспечения  государственных полномочий необходимые  материальные ресурсы;

4) запрашивать от органов  государственной власти Ульяновской  области консультативную и методическую  помощь.

2. Органы местного  самоуправления при осуществлении государственных полномочий обязаны:

1) осуществлять переданные  им государственные полномочия  надлежащим образом в соответствии  с законодательством Российской  Федерации, настоящим Законом,  иными нормативными правовыми  актами Ульяновской области;

2) исполнять предписания  органов государственной власти  Ульяновской области по устранению  нарушений, допущенных при осуществлении  государственных полномочий;

3) использовать выделенные  для осуществления государственных  полномочий финансовые и материальные средства по целевому назначению;

4) определить органы  и должностных лиц местного  самоуправления, специально уполномоченных  осуществлять деятельность по  реализации государственных полномочий;

5) возвращать неиспользованные  финансовые и материальные средства в случае прекращения осуществления государственных полномочий;

6) выполнять иные обязанности,  предусмотренные законодательством  Российской Федерации и Ульяновской  области, при осуществлении государственных  полномочий.

Финансовые средства, необходимые органам местного самоуправления для осуществления государственных полномочий, ежегодно предусматриваются в законе Ульяновской области об областном бюджете Ульяновской области на очередной финансовый год в виде субвенций, предоставляемых бюджетам городских округов и муниципальных районов Ульяновской области.

Органы местного самоуправления представляют в орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере финансов, в установленные им сроки отчетность об использовании финансовых средств, выделенных из областного бюджета на выполнение государственных полномочий в форме, установленной для бюджетных организаций.

 

 

3. Архивный Фонд Российской Федерации.

В статье 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дается следующее определение: "Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению". Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда  Российской Федерации входят находящиеся  на территории Российской Федерации  архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Документ Архивного  фонда РФ - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов РФ, субъектов РФ в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей.

Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством – комплектование архива. Комплектование архива включает:

- определение источников  комплектования архива;

- определение состава  архивных документов, подлежащих  приему в архив;

- прием-передачу архивных документов в архив.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Современное архивоведение  к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности). Источниками комплектования архива выступают также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с  принципами:

- принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;

- соблюдения прав собственности  на документы;

- происхождения и территориальной  принадлежности документов;

- недробимости фондов.

 

Работа по распределению  документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1) в пределах АФ РФ в целом – первый уровень организации документов. Организация документов на первом уровне, т. е. в пределах Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки.

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется по следующим  признакам:

По формам собственности:

- архивные фонды и  архивные документы государственной  части АФ;

- архивные фонды и  архивные документы, отнесенные  к федеральной собственности  и находящиеся в исключительном  ведении РФ;

- архивные фонды и  архивные документы, находящиеся  в ведении муниципальных органов; 

- архивные фонды и  архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

По видам носителей, способам и технике закрепления  информации:

- архивные письменные  и графические документы на  бумажных носителях; 

- кинофотофонодокументы,  видеофонограммы, машинописные (электронные)  документы;

В основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного Фонда на государственную и негосударственную части.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий; органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ; организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ и др.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации, профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

По срокам хранения:

        Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

-  постоянно - в  государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской  академии наук;

- временно - в государственных  органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной  собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в муниципальной собственности, хранятся:

-  постоянно - в  муниципальных архивах, музеях  и библиотеках;

-  временно - в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук.

2) В пределах архива – второй уровень. Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

- принцип происхождения  (организация документов по исторически  сложившимся комплексам (фондам);

- логический (тематический) принцип классификации документов  по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Архивный фонд может иметь следующие разновидности:

- Архивный  фонд организации или лица - вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

- Архивный  фонд учреждения (организации) - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

- Объединенный архивный фонд - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих между собою исторические и логически обусловленные связи.

- Архивный  фонд личного происхождения - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

3) В пределах архивного фонда – третий уровень. Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Организация документов в пределах архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной  единицы. Единица хранения — учетная  и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

В деле обеспечения сохранности  исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт. Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов. Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.