Управление докуметацией в РФ

32

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………...................................2

ГЛАВА 1 Теоретико-методологическое обоснование управления....................5

1.1 Управление  документацией  в  менеджменте................................................5

1.2 Понятия «информация» и «документ»..........................................................10

ГЛАВА 2 Управление документами....................................................................16

2.1 Программные продукты управления документами.....................................17

2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»............................................................................................................19

Заключение.............................................................................................................29

Список  использованной  литературы.................................................................31

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление доку­ментацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по­треблении информации. В современном обществе информация стала полно­ценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политиче­ской жизни общества. Качество информации определяет качество управле­ния, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы  и управ­ление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизаци­ей общества. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Для современного документоведения важны исследования возможно­стей современных информационных технологий с точки зрения их исполь­зования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тен­денций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов. Исследование столь  актуальной темы обусловлено несколькими фак­торами: во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необ­ходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления, прежде всего, государственного; во-вторых, потребностью архивной службы России в глубокой прора­ботке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки; в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и акту­альными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных услови­ях позволит целенаправленно формировать информа­ционные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирова­ние, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект исследования – процесс управления.

Предмет исследования – процесс управления документацией в Российской Федерации.

Цель — проанализировать процесс управления в Российской Федерации.

Задачи:

- дать определение понятий «управление документами», «информация», «документ»;

- раскрыть понятие «функции менеджмента»;

- проанализировать требования к программным продуктам процесса управления;

- проанализировать требования ГОСТ Р ИСО 15489 – 1- 2007 к процессу управления документами.

Гипотеза исследования. Процесс управления документами в фирме базируется на нормативных документах и информационных технологиях.

Степень научной разработанности проблемы. Во  время  написания  данной  работы   были  изучены  научные  труды  следующих  ученых: Ларина М.В.,Соковой А.Н.,а  так  же  нормативно-медотодические  документы: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

Методологическая основа исследовании: системный подход, исторический.

Методы исследования: метод системного анализа; метод классификации; изучение документов; исторический.

Теоретическая и практическая значимость работы. Данная  работа  может  быть  применена  в  работе  такого  структурного  подразделения,как  служба ДОУ или  в  организации процесса   управления  государством  непосредственно  через управление  документацией.

ГЛАВА 1 Теоретико-методологическое обоснование управления

1.1    Управление  документацией  в  менеджменте

«Управление документацией», как универсальный термин, имеет меж­дународное признание и распространение. Он обозначает управление созда­нием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с исполь­зованием новых информационных технологий, обеспечивающих качествен­ный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомога­тельной, то управлению документацией в организации отводится роль ос­новной функции менеджмента  [3].

Любая деятельность требует управления. Менеджмент - это особый вид деятельности, специфический характер которой связан с выполнением управленческих действий - функций управления. Впервые состав управленческих функций был предложен А. Файолем: "Управлять - это значит предвидеть, планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать".

В современной специальной литературе рассматривается множество функций менеджмента, например: прогнозирование, целепологание, планирование, организовывание деятельности, мотивирование персонала, контроль, учет и анализ. Методы и техники реализации специфических функций менеджмента лежат в основе профессиональной деятельности любого менеджера [4].

Любое предприятие для поддержания своего существования, реализации корпоративных целей выполняет различные виды деятельности, называемые функциями. Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализовал А. Файоль. Он утверждал, что управлять - это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

В дальнейшем состав этих функций был дополнен.

Выделение функций менеджмента происходит в результате разделения и специализации труда в сфере управления. Применяются различные классификации функций управления.

Дадим определение основным функциям менеджмента.

Планирование - это вид управленческой деятельности по установлению целей и путей их достижения. Результатом процесса планирования является система планов, включающая корпоративные, функциональные планы, планы работников и т. п.

Организовывание (организация) - это вид управленческой деятельности по разработке структуры управления, распределению полномочий и ответственности.

Мотивация - это вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.

Контроль - это вид управленческой деятельности по обеспечению достижения организацией своих целей.

Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций.

Этот цикл управления является универсальным по отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т. н.

Например, функция организации деятельности, например, производственной деятельности, включает в себя построение структуры, распределение заданий, функций, полномочий и ответственности среди подразделений (положение о подразделениях) и исполнителей (должностные инструкции). Эта деятельность должна иметь четкий целевой ориентир, например, повышение гибкости и адаптивности организационной структуры. После чего разрабатывается план организационных изменений, распределяются обязанности, при этом должна быть продумана система мотивации и контроля, позволяющие минимизировать сопротивление персонала процессу изменений и, в итоге, достичь поставленных целей, т. е. создать организационную структуру, позволяющую гибко и адекватно реагировать на изменение потребностей рынка.

Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций.

Связующими процессами являются процесс коммуникаций и принятия решений. В последнее время в состав связующих процессов все чаще ученые относят и процесс целепологания, т. к. установление целей функционирования является необходимым условием начала любой деятельности.

Процесс коммуникаций - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникациям руководители (аппарат управления) получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников предприятия. Если коммуникации на предприятии налажены плохо, решения могут быть ошибочными.

Процесс принятия решений - это выбор альтернативы.

В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений:

                        при планировании: постановка целей, определение необходимых ресурсов, выбор способов достижения целей и задач;

                        при осуществлении функции организовывания: структура производства, структура управления, организация производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, организация труда рабочих и специалистов.

Процесс мотивации включает установление и оценку неудовлетворенных потребностей, формирование целей удовлетворения потребностей, определение стимулирующих воздействий (мер).

Функция координации предполагает принятие решений по способам согласования деятельности различных структурных звеньев, применению технических средств связи и т. п.

Функция контроля связана с принятием решений о том, что, когда и как контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как анализировать полученную информацию, а также решения по осуществлению корректирующих действий.

Процесс целеполагания - процесс по установлению иерархии целей и согласования их с параметрами внешней и внутренней среды.

Цель - это предвосхищение результата деятельности.

Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем. Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит: только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать, что только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.

Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с "кнута" (теория X) на "пряник", "вкус" которого меняется, в соответствии с теорией Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.

В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления [4].

1.2    Понятия «информация» и «документ»

Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Одна и та же информация могут являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться [5].

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [2].

Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.