Автор работы: Пользователь скрыл имя, 06 Сентября 2012 в 17:01, курсовая работа
Объект исследования – процесс управления.
Предмет исследования – процесс управления документацией в Российской Федерации.
Цель — проанализировать процесс управления в Российской Федерации.
Введение……………………………………………………...................................2
ГЛАВА 1 Теоретико-методологическое обоснование управления....................5
1.1 Управление документацией в менеджменте................................................5
1.2 Понятия «информация» и «документ»..........................................................10
ГЛАВА 2 Управление документами....................................................................16
2.1 Программные продукты управления документами.....................................17
2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»............................................................................................................19
Заключение.............................................................................................................29
Список использованной литературы.................................................................31
Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.
Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер и завит от преинформационных запасов.
Некоторые полагают, что управление документами – скучная, рутинная работа, которую может выполнить любой сотрудник организации. Конечно, большинство людей даже не представляют, что именно стоит за понятием «управление документами», возводя напраслину на деятельность, которая и так недооценена.
Вообще-то, управление документами пересекается с множеством дисциплин. Вы, например, разве знали, что…
● Классификация и индексирование документов являются главными составляющими успеха любой программы управления документами? Отчасти звучит как управление знаниями.
● Сохранение наиболее важной документации – один из ключевых шагов в разработке плана экстренного восстановления данных. Звучит уже как управление инфраструктурой.
● Пренебрежение управлением документами теоретически может привести сотрудников и их компании к уголовному наказанию. Звучит как юриспруденция.
● Что привело Arthur Andersen к краху? (Это аудиторская компания, в течение 10 лет обслуживающая Enron. В рамках программы уничтожения ненужной информации уничтожила документы, впоследствии затребованные федеральными органами). Уничтожение документов – уничтожение «не тех» документов – уничтожение как раз тех документов, что вообще-то следовало бы сохранять в соответствии с регламентами, установленными как для Arthur Andersen, так и для концерна Enron.
Вопреки распространенному мнению, то, чего вы не знаете, может навредить вам. А в случае управления документами то, чем вы хотите пренебречь, может нанести непоправимый ущерб вам и вашей организации.
Недавние скандальные газетные заголовки ясно свидетельствуют о том, что управление документами (либо его отсутствие) это очень важное направление деятельности предприятия, призванное удостоверять и подтверждать достоверность многих бизнес-операций и правительственных действий. Рост общей массы электронных документов, в особенности электронной почты, и потенциальные судебные иски, которые могут быть вызваны этими документами, все больше становится истинным проклятием для юрисконсультов и менеджеров-делопроизводителей многих корпораций и правительственных организаций. Microsoft, Texaco и другие компании, входящие в рейтинг 500 крупнейших компаний, публикуемых журналом Fortune, уже пострадали от утечки электронных сообщений, использованных как улики в громких судебных разбирательствах.
Однако для менеджеров-делопроизводителей электронное сообщение – это лишь один из видов документов в общей системе документооборота (причем не какой-то там малозначительный, а такой же важный, как и другие виды документов). Они то знают, что явные улики (буквально «дымящийся пистолет» в руке убийцы) могут скрываться под разными «личинами», как то бумага, электронные изображения, видеопленка, голосовая запись и т.д. Все это может стать потенциальными уликами и, следовательно, может быть приобщено к материалам дела. Кроме того, менеджер-делопроизводитель несет ответственность и за то, чтобы все необходимая информация могла быть оперативно доступна, на случай если компании придется защищать себя в суде.
Работа менеджера-делопроизводителя сегодня далека от скуки, и во многих организациях их числа уже недостаточно для того, чтобы справиться с неуклонно возрастающим в последние месяцы объемом законов и предписаний, регулирующих работу организаций.
Поэтому неудивительно, что многие компании возлагают огромные надежды на программы управления документами как на средство повышения эффективности работы с возросшим объемом документов всех типов. Это правильный подход. Однако прежде чем выбрать программный продукт, требуется базовое понимание сути управления документами и сопутствующих операций. Если в вашей компании нет четкой политики управления документами и правил хранения и уничтожения документов, программное обеспечение окажется бесполезным [5].
По определению Закона о федеральных документах, документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного периода времени».
По определению, используемому Национальными архивами США (NARA), понятие «документ» включает в себя «все книги, газеты, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, а также другие материалы документального характера независимо от их формата и других физических характеристик, созданные или полученные правительственной организацией США в соответствии с Федеральным законодательством или в связи с осуществлением публичной деятельности, сохраненные, либо рекомендованные к сохранению этой организацией или его правопреемником в качестве доказательства факта существования организации, ее функций, политики, принятых решений, процедур, операций и других действий правительства, либо в связи с информационной значимостью данных, содержащихся в данном документе».
Понятно?
Возможно, для неправительственных организаций это звучит слишком запутанно, поскольку они не считают, что данные определения обязательно применимы к ним. Поэтому более обобщенное определение понятия «документ» будет звучать так: «документ – это записанная в любой физической форме информация, созданная или полученная в процессе осуществления организацией своей деятельности, сохраненная в силу своей информационной ценности и являющаяся свидетельством выполняемых организацией функций, проводимой политики, принятых решений, процедур, операций, миссии, программ, проектов и других видов деятельности».
Вот почему не существует унифицированного подхода к определению программы по сохранению документов для каждого его типа – каждая компания должна рассмотреть характер своих бизнес-процессов и решить, что считать документом и какие правила хранения документов необходимо применять. Опять же, правительство и другие регулирующие органы, работающие в данной сфере деятельности, могут помочь в принятии данного решения, точно сформулировав, что они ожидают увидеть при проведении аудиторской проверки или расследования. Вместе с тем, аудит или расследование – далеко не единственный повод к внедрению программы управления документами.
Есть другие способы определить, будет ли данное информационное сообщение считаться документом или нет:
● Является ли данная информация отражением ваших ежедневных бизнес-процессов?
● Является ли данная информация входящей для процесса принятия жизненно важного для вашей организации решения?
● Является ли данная информация доказательством, почему было принято то или иное решение?
● Необходима ли данная информация для юридических, финансовых, аудиторских или налоговых целей?
«Особо важные документы» содержат уникальную или незаменимую информацию и требуют специальной защиты, например, учредительный договор, годовые отчеты и акционерные документы. Этот тип документов является неотъемлемой частью плана экстренного восстановления данных.
ГЛАВА 2 Управление документами
Существует множество различных определений управления документами:
«Управление документами – это профессиональная дисциплина, которая главным образом касается управления системами документооборота (документо-ориентированными информационными системами). Применение систематической и научно обоснованной системы контроля хранимой информации, необходимой для ведения бизнес-процессов внутри организации. Систематический контроль всех организационных документов на протяжении всего их жизненного цикла: от их создания или получения, последующей обработки, рассылки, хранения и использования до конечной утилизации. Цель управления документами – внедрение принципа экономичности и эффективности в систему ведения учета документов, обеспечивающее систематическое уничтожение ненужных документов и одновременно защиту ценной информации с сохранением ее в таком виде, который бы облегчал доступ и использование этой информации».
У некоторых людей сложилось ошибочное впечатление, что управление документами связано с затариванием всех бумаг, что попадают на рабочий стол в процессе ведения бизнеса. В некоторых особо жестко регулируемых отраслях промышленности может показаться, что так оно и есть. Однако в большинстве случаев задача менеджера-делопроизводителя заключается не только в том, чтобы сохранить тот документ, который должен быть сохранен, но и определить, как долго его нужно хранить, где его нужно хранить, кто будет иметь к нему доступ и когда его нужно будет уничтожить (если вообще это нужно).
Существует даже стандарт ISO по разработке программ управления документами. Однако, несмотря на то, что действия, направленные на сохранение документов, считаются систематическими и научно обоснованными, вопрос «что считать документом и как долго его хранить?» должен решаться с учетом установленных правил и с определенной долей субъективности, в зависимости от самого документа. Порой даже само понятие «документ» может показаться несколько запутанным.
2.1 Программные продукты управления документами
Основные элементы программы управления документами включают регламент хранения документов и набор процедур их классификации, определения сроков их хранения и описания механизма уничтожения документов. Классификация документов и их последующее сохранение с соответствующими метаданными необходимы для того, чтобы потом было возможно оперативно найти эту информацию в случае, когда она будет затребована.
Целостность документов зависит от трех составляющих: содержания, контекста и структуры исходного документа. Подлинность документа является важной характеристикой при определении, является ли данная информация достоверным отражением какого-либо события или сделки. Вот почему управление электронными документами, в особенности электронной почтой, веб-страницами и интерактивными сообщениями сопряжено с таким количеством трудностей. Способность создавать большее количество документов за более короткий срок повысило производительность во многих организациях, но этот прирост производительности может быть потерян, если в процессе ведения бизнеса, а тем более в такие критические моменты как, проведение аудиторской проверки или при необходимости предоставления вещественного доказательства, невозможно найти ключевые документы компании. Поиск утраченных документов стоит денег, что подразумевает собой потерю производительности и - в большей степени – появление штрафных санкций и судебных издержек.
Отсюда вытекает необходимость использования программы управления документами, которая способна облегчить процесс обработки и архивации документов для многих организаций.
Эти продукты призваны помочь пользователям:
● управлять планами хранения документов,
● сохранять документы в соответствующей классификационной группе вместе с заданными метаданными,
● при необходимости осуществлять поиск документов,
● уничтожать документы согласно предписанному расписанию,
● отложить уничтожение документов, когда в компании проводится аудит или расследование,
● отслеживать доступ к документам на протяжении их активного и пассивного жизненного цикла.
Во многих случаях эти системы отслеживают не только электронные документы, но также другие типы источников информации, например, бумажные документы, содержимое сейфов, магнитные ленты и т.д.
При акцентировании внимания на ключевых характеристиках управления документами, таких как описание документа и сертификация стандартов, один немаловажный фактор часто упускается из виду. Управление документами – это процедура, лежащая в основе различных бизнес-процессов внутри организации. Само по себе оно не является отдельной независимой задачей. Подобно тому, как работа с документами и папками является для сотрудника лишь вспомогательной задачей при осуществлении им основной деятельности, управление документами, чтобы быть воистину эффективным, так же должно «вписываться» в основные бизнес процессы данной организации.
Таким образом, при выборе программы не стоит обращать внимание исключительно на ее технологическую «элегантность», так как гораздо более важным фактором является ее совместимость с ключевыми бизнес-процессами. Способность поддерживать основные бизнес-приложения и удачно «вписываться» в общую схему документооборота в конечном счете должно стать самым важным критерием оценки подобных систем[4].
1 июля 2007 года введен в действие стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами. Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ. В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и введен в действие с 1 июля 2007 г. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов: Область применения; Нормативные ссылки; Термины и определения; Преимущества управления документами; Нормативная среда; Политика управления документами и ответственность; Требования к управлению документами; Проектирование и внедрение системы управления документами; Процессы управления документами и контроль; Мониторинг и аудит; Обучение. Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность. Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно- В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность. Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами». Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности. В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются: характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.; процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология; описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе». Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами». Основными «задачами» предлагаемой методологии являются: предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами; анализ ее деловой деятельности; определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему; оценка систем управления документами, существующих на рынке; разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования; проектирование системы управления документами; внедрение системы управления документами; обследование системы управления документами после внедрения. Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов». Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным. Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами. В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки – в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован. Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)». При работе над национальным стандартом ВНИИДАД максимально адаптировал терминологию стандарта к терминологии, используемой в отечественном документоведении, а также провел существенную редакторскую работу над самим текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив при этом аутентичность его перевода. Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно- В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России [1].
|