Управлінське документознавство сучасність та перспективи розвитку

 Охарактеризувати сучасний стан проблематики організації документознавства допоможе ретроспективний аналіз. Ретроспективний аналіз проводиться після здійснення господарських операцій. Він використовується для моніторингу реалізації економічної стратегії підприємства, виконання плану, виявлення невикористаних резервів, об'єктивної оцінки результатів діяльності підприємств. Визначити методи дослідження (підрозділа1.3) ми можем використовуючи дедукційний метод дослідження[12,с.208].

 Деду́кція – процес виведення висновку, що гарантовано слідує, якщо вихідні припущення істинні то висновок на їх підставі є чинним. Висновок повинен базуватись винятково на основі попередньо наведених доказів та не повинен містити нової інформації про предмет що досліджується. Дедукція була вперше описана у працях давньогрецьких філософів, таких як Арістотель. Процес виведення дедуктивно вірний тоді і лише тоді, коли з точки зору логіки за умови вірності вихідних припущень висновки також вірні.

 Дедуктивний, – заснований на дедукції; дедуктивний метод – спосіб дослідження, при якому окремі положення логічно виводяться із загальних положень.

У логіці використовуються два загальних методи отримання  висновків: дедукція та індукція. Головною відмінністю індукції є те що для її застосування не вимагається знати усі факти до того як зробити умовивід. Оскільки на практиці неможливо все з'ясувати перед тим як робити умовивід, дедукція не має широкого застосування у реальному світі, окрім математики й природничих наук, які використовують математичні методи. Індукція, натомість, оперує набором неповних фактів, та на їх основі робить висновок який напевно слідує, не даючи жодних гарантій щодо його істинності. Попри це, індукція дає можливість набувати нові знання, котрі не є очевидними при розгляді вихідних тверджень [2,с 440 ].

Часто зустрічається  помилкова думка що дедукція рухається від загального до окремого, те що індукція це рух у зворотному напрямку.                               Для того ,щоб узагальнити місце та роль управлінського документознавства в документознавчій науці допоможе метод узагальнення.

Узага́льнення – основний елемент логіки та міркувань людини. Воно бере за основу існування множини елементів та однієї або декількох властивостей, спільних для цих елементів. Це є основою дедуктивних міркувань. Необхідно застосування процесу верифікації для з'ясування вірності узагальнення в кожній окремій ситуації. Концепція узагальння має широке застосування в багатьох дисциплінах, інколи маючи спеціалізоване значення. У нашій курсовій роботі цей метод дасть можливість структурувати сучасне управлінське документознавство,використаємо структурно–функціональний метод.

Структурно–функціональний метод – це підхід в описі і поясненні систем, при якому досліджуються їхні елементи і залежності між ними в рамках єдиного цілого; окремі соціальні явища виконують визначену функцію в підтримці і зміні соціальної системи. Кожен елемент цієї структури виконує визначені функції, що задовольняють потреби системи. Діяльність елементів системи програмується загальною структурною організацією, займаними ними позиціями і виконуваними ролями.

 Структурно–функціональний метод є однією з найважливіших форм застосування цього методу в дослідженні управлінських явищ і процесів. Сутність його полягає у розділенні складного об'єкта на складові частини, вивченні зв'язків між ними та у визначенні притаманних їм специфічних функцій спрямованих на задоволення відповідних потреб системи управління управлінської документації.

 Для того ,щоб визначити основні перспективні напрямки розвитку управлінського документознавства використовуєм аналітико–синтетичний метод сутність якого полягає у тому ,щоб дати нам можливість на основі певного обсягу інформації зробити свої висновки ,які допоможуть у прийняті певних рішень та умов,які дозволять нам спрогнозувати перспективні напрями розвитку даної проблеми. [4,с.6-11].

 

Висновок  до першого розділу

 

Метою загального документознавства є розбудова  наукового знання про документ у  єдності його інформаційної, знакової та матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві. Це може бути як сам документ у цілому, так і його складові частини, а також специфічні риси документальної інформаційно–комунікаційної діяльності. При цьому вивчення документа мусить відбуватись як на теоретичному, історичному, так і на практичному рівні. Предмет загального документознавства включає вивчення властивостей та функцій документа, дослідження методів та роботи з документами в процесі комунікаційної діяльності, аналіз перешкод, що заважають ефективному організуванню систем документації, оцінювання переваг та недоліків створеного документа та проблем його сприйняття .Предметом загального документознавства можуть вважатися еволюція та сучасний стан характеристик документів, у тому числі в процесах їх створення та функціонування, як динамічних об'єктів. До предмета загального документознавства можна віднести також питання технологічного характеру: побудова документальних утворень і визначення найбільш ефективних засобів їх вдосконалення та підтримки в різних соціокультурних сферах та інституціях, розроблення питань їх класифікування, реферування, створення пошукового образу [10,с.156]. 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2

ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ СУЧАСНОСТІ ТА РОЗВИТКУ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

 

 

2.1. Місце та роль управлінського документознавства в сучасній документознавчій науці і практиці.

 

Місце управлінського документознавства у сучасній документознавчій науці і практиці ,як одна із його основних складових займає важливе місце. Його суть полягає у тому ,що управлінське документознавство – це розділ, об'єктом якого є управлінська документація. Воно досліджує проблеми документування управлінської інформації та її функціонування у документованій формі у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

Це сукупність відомостей про внутрішній і зовнішній  стан об'єкта керування, необхідна для  формування й реалізації керуючого впливу на нього.

У процесі керування  використається не вся інформація, а тільки та її частина, що необхідна  для процесу керування. Разом  із тим, одержання інформації необхідно  не на якімсь певному етапі управлінської  діяльності, а протягом усього процесу управлінського впливу суб'єкта керування на об'єкт керування.

 Як наука  управлінське документознавство  досліджує інформаційні процеси  створення, обігу та зберігання  управлінської документації. Для  цього управлінське документознавство застосовує певні наукові методи. Ці методи можна підрозділити на загальнонаукові й спеціальні.

До числа  загальнонаукових відносяться ті, якими  користуються всі або більшість  наук (системний метод, метод моделювання, функціональний метод, методи аналізу та синтезу).

Спеціальними  методами в документознавстві є:методи уніфікації й стандартизації документів; метод формулярного аналізу; метод  експертизи цінності документів. [37,с. 96]

Управлінське  документознавство має двосторонні  зв'язки з іншими науками, у першу чергу, з науковими дисциплінами про інформацію – такими, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка й програмування, інформаційна безпека й захист інформації та ін. Лише разом із цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні й прикладні завдання.

Роль управлінського документознавства у сучасній науці  та практиці визначається тим ,що особливу увагу приділяє організаційно–розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Таким чином, за більш ніж двохсотрічну історію діловодство, завдячуючи прикладним та фундаментальним дослідженням управлінського документознавства, мало змогу пройти шлях від локальних проектів до системних рішень, що охоплюють процеси керування документами і їх комплексами в окремих організаціях, корпораціях і галузях державного управління [14,с.256]. Сформувався ринок інформаційних технологій і інформаційних послуг, який дає змогу обрати оптимальний варіант системи керування документацією в цілому в організації. На наш погляд, створено передумови для відходу від традиційних форм ведення  діловодства, від класичного поділу документації «за системами» і переходу до створення високоефективних систем керування повним комплексом інформаційно–документаційних ресурсів, що використовують сучасні науково–технічні досягнення на всіх стадіях життєвого  циклу документів, для реалізації стратегічних і оперативних цілей управління в будь–яких організаціях, особливо в державному управлінні. Така система називається системою керування документацією і грунтується на принципах економічності, ефективності і на широкому використанні нових ІТ, що дає змогу врахувати інтеграційні тенденції, домінуючі в суспільному процесі. [8,с.190] Останнім часом, у зв’язку з поширенням новітнix ІТ, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно новi умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково–методичного, але й нормативно–правового забезпечення. Це привело до прийняття нових законодавчих актів, внесення змін i доповнень до тих, що залишаються чинними i регулюють piзні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збереженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990–х – на початку 2000–х p.p., що прямо або опосередковано визначають зміст керування документацією, пов’язані з електронним документуванням i документообігом [22,с.170].

Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів і оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних apxiвів. Управлінське документознавство в такому контексті значною мірою споріднене з керуванням документацією, загальні принципи та наукові засади організації технологічних процесів якої відображені у прийнятому в 2001 р. міжнародному стандарті та національному стандарті ДСТУ 4423:2005 „Інформація та документація. Керування документаційними процесами”. На сучасному етапі розвитку української держави проблеми документаційного забезпечення управління посідають важливе місце в процесах становлення нової системи суспільних відносин на базі загальних правових норм і в умовах зміни парадигми управлінської діяльності. [9,с.208]

Практичне використання здобутків управлінського документознавства на сучасному етапі втілюється в розробці таких документів:

–   дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи;

–   державні стандарти побудови державної уніфікованої системи документації;

–   національний стандарт, що встановив вимоги до оформлення ОРД;

–   Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД);

–   Національний стандарт ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» тощо[24,с.90]

 

 

2.2. Зміст управлінського  документознавства сучасності  

 

У контексті  нашої курсової роботи ми висвітлили зміст у вигляді класифікації управлінського документознавства сучасності ,оскільки змістом є склад даної теми. А головна складова управлінського документознавства це документація та класифікація документів Класифікації, в основу яких покладена ознака змісту документа, називають семантичними. У них проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту.

Класифікація для існування  в реальному вимірі, як зазначав піонер інформатики, основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Вона повинна об’єднувати одночасно краще з того, що принесла наукова Термінологія, Нотація, схематичне Зображення, Вимір і Стандартизація, Математика [1,с .848].

Проблеми класифікації управлінських  документів вперше були сформовані російським науковцем Мітяєвим К. Г. у середині 60–х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів[18,с.36].

Упровадження на початку 80–х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.Ю Соковою М. [34,с.359] .Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує [29,с.96] .Ця система реалізована певною мірою в державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює Кулешов А. М., лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [7,с 194] . Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована Соковою А. М.

Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах  [31,с.17]. Всі системи документації офіційного походження, як зазначає Кулешов С. Г., можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [11,с.720]. Базові – це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо та чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів[17,с.50].

Дисциплінарні це види документації,що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково–технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулешов С. Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово–комунальну і т.п., до гуманітарної –соціологічну ,екологічну , етнографічну і т.п., а до природничої – геологічну, картографічну, метереологічну тощо [21,с 177]. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільнореєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш менш сталими системами до кінця не вирішені [5,с.301].