Управлінське документознавство сучасність та перспективи розвитку

Сукупність  службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення «службова документація», «наукова документація», «документація установи» тощо. Службові документи розрізняють за жанром і номіналом. Згідно з ДСТУ 2732:2004, жанрові характеристики запису інформації це функцій ні та структурно – композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (роман, звіт про науково–дослідну роботу, монографія, хронікально документальний фільм тощо).

Вид номіналу документа це те що конкретизує номінал документа за змістовою характеристикою. Наприклад, наказ є номіналом службового документа, а накази про відзначення працівника, відпустку, контроль і вид номіналу документа. Унаслідок упорядкування та формування службових документів у справи підрозділах установи організовується її документаційний фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Управлінська  документація установи складається  з службових документів що належать до різних класів управлінської документації  організаційно–розпорядчих, первинно–облікових, банківських, звітностатистичних, планових, ресурсних, торговельних, цінових, бухгалтерсько–облікових і т. д. Особливу увагу управлінського документознавства приділяє організаційно–розпорядчі документації  підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функції управління [28,с.95].

На мою думку  до основних та найголовніших проблем  управлінського документознавства та документознавства в цілому належать такі ,як :

1.Терміносистема ,яка дійшла до наших часів  з СССР і на даному розвитку  документозновства є усталеною,  але в ній безліч розбіжностей.

2.Класифікація, у різних вчених різне бачення всі вони правильні ,але між ними є розбіжності та неточності.

3.Введення новітніх  інформаційних технологій, через  яке визникають і такі проблеми ,як електронний підпис.

4.Проблеми створення  та функціонування документованої  інформації в управлінській сфері  має досліджувати управлінське документознавство. Проте на сьогодні їх дослідження є прерогативою дисциплін, пов’язаних із державним управлінням.

5.Присутня також  проблема пов’язана з правовим  регулюванням документознавчої  бази в Україні.

6.Багатоаспектною  є проблема експертизи цінностей документів.

 

 

3.2 Перспектива розвитку управлінського документознавства.

 

Перспективним є розроблення питань теорії документознавства, як практичної сфери впровадження досліджень спеціального (у даному разі управлінського) документознавства та споріднених наукових дисциплін (джерелознавства, архівознавства) Помітним явищем в теорії управлінського документознавства, незважаючи на загальний архівознавчий контекст, є стаття з методології визначення і технології створення оптимальної моделі організації документів

 Виглядає перспективною декларована  Драгоміровою Л. А. необхідність взаємопов'язаного дослідження документальних комплексів (наприклад, організаційно–розпорядчий, плановий, обліково–бухгалтерський, звітний тощо) як елементів первісного фонду, що справедливо не тільки для архівних, але й для документаційних (документальних) фондів установ. Еволюція поглядів на визначення понять (та й взагалі на засоби вирішення конкретних наукових проблем) цілком закономірна. Вона відображає зрушення як в теоретичному базисі самої наукової дисципліни, так і у практиці відповідної цій дисципліні сфери практичної діяльності. Однак, підбиття певного підсумку, фіксація меж певного етапу розвитку науки так чи інакше є необхідними[16,с 28]

Залишає певну перспективу щодо наукового опрацювання визначень понять, пов'язаних з електронним документо–створенням та документообігом, зміст законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».

Безперечно, що перспективними залишаються уніфікація та стандартизація не тільки діловодної термінології, а й технології документознавства, що є традиційним напрямком управлінського документознавства. Разом з тим, під час впровадження національних стандартів з документознавства та уніфікованих вимог до створення управлінських документів можливі труднощі, пов'язані з правовим статусом таких стандартів.

Низку проблем, пов'язаних з правовим регулюванням організації діловодства в Україні, має вирішити відповідний законодавчий акт. Починаючи з квітня 2002 р. працює створена Держкомархівом України робоча група з розроблення проекту Закону України «Про діловодство» [21,с 180].

 Законопроект (після обговорення варіантів  проекту із зацікавленими установами, його погодження спів розробниками. Зараз робочою групою здійснюється підготовка нової редакції законопроекту. Закон України «Про діловодство» (не виключно, що цю назву буде уточнено) повинен: визначити повноваження суб'єктів організації діловодства в країні; утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно–правових актів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, стандартів на створення управлінських документів (між іншим, це надасть ДСТУ 4163–2003 статус підзаконного акта), інструкції з діловодства, номенклатури справ в установах незалежно від форми власності; здійснити законодавче регулювання питань організації електронного діловодства з метою уникнення втрат службових електронних документів, їх інформації, а також змін в цій інформації; забезпечити права власності установ на їх документаційні фонди; встановити відповідальність з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, зокрема під час ліквідації та реорганізації установ тощо.

У найближчій перспективі  передбачається також перевидання ДСТУ 4163–2003, в якому буде враховано пропозиції працівників служб діловодства установ, інших фахівців з питань підготовки службових документів щодо уточнення змісту формулювання окремих вимог до оформлювання ОРД, а також виправлено помилки, що виникли під час редакційного опрацювання тексту у видавництві. Науковий напрямок, пов'язаний з організацією електронного діловодства, є одним з найперспективніших в управлінському документознавстві.

Найактуальнішими  завданнями у межах цього напрямку слід вважати підготовку нормативних документів, спрямованих на вдосконалення документознавства із застосуванням електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, нормативного документа, що регламентує організацію зберігання ЕД у діловодстві та архівному підрозділі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Значною мірою  створення цих документів буде пов'язано  з розробленням експериментальної  моделі архівного зберігання ЕД, підготовкою концепції створення архівів ЕД і сертифікатів постійного строку зберігання і відповідно нормативного документа, буде регламентувати постійне зберігання ЕД в архіві.

Для вирішення цих завдань необхідним є залучення, крім документознавців та архівознавців, творчих колективів низки науково–дослідних установ, які набули досвід вирішення питань організації створення та обігу електронної документації, розроблення носіїв для максимально тривалого збереження електронної документної інформації

Необхідно також зауважити, що проблематика, пов'язана із створенням та застосуванням ЕД, є однією з найбільш обговорюваних (а звідси актуальною, і разом з цим, дискусійною) світовим співтовариством архівістів та керуючих документацією. Зокрема, найбільше їхнє занепокоєння викликає відсутність на сьогодні вирішення проблеми визначення автентичності ЕД. Серед інших проблем  встановлення правового статусу ЕД, розроблення раціональної технології експертизи їхньої цінності, меж поняття «електронний документ» тощо.    

Впровадження  норм роботи з ЕД та керування документацією  є майбутніми інноваційними напрямками практичної діяльності служб діловодства  в Україні. Разом з тим, безперечно, в управлінському документознавстві  існує ще багато наукових проблем, пов'язаних з організацією традиційного діловодства. Зокрема, можна вказати на багатоаспектну проблему експертизи цінності документів, вирішення якої знаходиться на межі документознавства, архівознавства та історичного джерелознавства.

Українські  документознавці та архівознавці в останній час посилили увагу до вирішення цієї проблеми, зокрема у контексті підготовки та впровадження нових «Основних правил роботи державних архівів України» (К., 2004), під час розроблення тематики дисертаційних досліджень.

Актуальним  залишається також розроблення посібників, спрямованих на наукове та методичне забезпечення організації діловодства в різних типах установ. Провідну роль у реалізації даного напрямку діяльності, як і раніше, відіграють Укрдержархів, центральні та обласні державні архіви, УНДІАСД. Значна активізація цієї роботи зумовлена прийняттям другої редакції Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», впровадженням «Основних правил роботи державних архівів України» (в яких чітко визначено повноваження архівних установ щодо управління діловодством), а також більшою увагою, яка приділяється на засіданнях колегії укрдежархіву питанням організації діловодства і, зокрема, електронного.

Перспективними залишаються історичні документознавчі дослідження, зокрема історії діловодства в Україні. Слід зауважити, що цьому напрямку, завдяки його спорідненості з іншими спеціальними історичними дисциплінами, присвячено значну кількість публікацій.

 Є «прогалини»  у дослідженні певних періодів  і, як не дивно, це стосується також ХХ ст., тобто організації діловодства в УСРР, УРСР, у тих регіонах України, що знаходились у 1920–1930–х роках під владою Польщі, Чехословаччини, Румунії. Мало вивченими залишаються на сьогодні питання організації діловодства у часи УНР, Української Держави, правління Директорії УНР. Отже, відповідно до «Проекту Концепції розвитку документознавства в Україні»  Кулешов С.Г. відокремлюються такі напрями– розроблення комплексних фундаментальних праць з актуальних проблем управлінського документознавства, в тому числі створення, обробки, зберігання та використання електронної документації; узгодження поняттєвого апарату, зафіксованого в документознавчих виданнях, з документознавчими термінами, що використовують в інших наукових дисциплінах, наприклад, у правознавстві чи інформатиці.

Створення словника сучасних та історичних позначень усіх видів документів, що були або є в обігу в Україні; вивчення функцій службового документа; визначення «життєвих циклів» різних видів службових документів та їхньої ролі як джерела оперативної та ретроспективної інформації у керуванні установою, здійсненні нею профільної діяльності. Визначення ціннісних ознак інформації службових документів різних типів і видів; аналізування структури потоків службових документів, фундаментальне узагальнення щодо їхньої динаміки залежно від внутрішніх і зовнішніх чинників з відповідними висновками;  створення системи вітчизняних переліків документів зі строками їхнього зберігання.

На найближчу  перспективу залишається актуальним прийняття Закону України «Про діловодство» і підзаконних актів з організації діловодних процесів; гармонізація міжнародних стандартів з керування документаційними процесами; намагання реалізувати уніфікацію та стандартизацію документації переважно не за рахунок впровадження відповідних національних стандартів, а шляхом видання затверджених розпорядчими документами відповідних державних органів переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання й іноді організації роботи з ними.

 Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України і разом зі змістом уніфікованих систем управлінської і галузевої документації їх публікують в «Офіційному віснику України» ; опрацювання практичних проблем створення електронних документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв'язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов'язаних з подальшим користуванням цими документами у їхньому динамічному стані (поточному, оперативному) та під час зберігання в архіві; вироблення та офіційне впровадження усталених лексичних кліше у межах вирішення питань створення уніфікованих форм документів, зокрема, уніфікації змісту, назв реквізитів, формулювань показників й службових познак тощо; вивчення методів інформаційно–документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, використання документаційних фондів з цією метою та як ресурсу для задоволення запитів громадян; підвищення інформаційної культури працівників служб діловодства; розвиток дослідження генезису документа; аналіз еволюції характеристик змісту і форми документів; визначення змісту процесів формування та розвитку видів і типів (класів) документів й документації; вивчення історичних умов створення та функціонування документації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

 

 

Управлінське  документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який має давню історію і залишається  одним з найрозповсюдженіших  видів документів до нашого часу.

Основи управлінського документознавства були закладені  в першій половині ХХ ст. Засновником  управлінського документознавства є Мітяєв К. Г. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації.