Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

 

Министерство  образования и науки РФ

ФГОУ  СПО 

«Волгоградский  государственный колледж профессиональных технологий, экономики и права»

Отделение «Экономики и права»

 

 

 

Дипломная работа

 

 

по дисциплине: «Архивоведение»

Тема: «Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

 

 

 

Выполнила: студентка гр. Д-3110

Специальности «Документационное  обеспечение

Управления и архивоведение»

Истомина В.А.

Проверила:

 

 

 

Волгоград  2012

 

Содержание

Введение	3
Глава 1. Централизованный государственный учет документов АФ РФ	5
1.1. Основные учетные документы АФ  РФ	5
1.2. Порядок ведения основных учетных  документов	11
1.3. Учет дел и документов, находящихся  на депозитарном хранении, ведение  учетных баз данных	19
Глава 2. Нормативно-правовые акты, регулирующие сферу учета документов Архивного Фонда Российской Федерации	22
2.1. Федеральный закон Российской  Федерации от 22 октября 2004 г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» и закон  Волгоградской области от 31 декабря  2009 года № 1981-ОД «Об архивном  деле в Волгоградской области»	22
2.2. Регламент государственного учета  документов Архивного Фонда Российской  Федерации	24
Глава 3. Перспективы развития автоматизированного  государственного  учета документов АФ РФ	26
3.1. Анализ государственного  учета  документов АФ РФ	26
3.2. Информационные технологии и  организация их внедрения в  архивах	29
3.3. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение	33
Заключение	40
Список использованных источников и  литературы:	42

 

 

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации —  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной  архивной службы России. В целях  постоянного (вечного) хранения вверенной  им государственной части Архивного  фонда Российской Федерации они  осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются  документами государственных организаций  и передаваемыми им документами  негосударственных организаций  и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования  архивных документов юридическими и  физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной  власти и самостоятельное использование  архивных документов в интересах  укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной  информации.

Образующаяся  в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния  документов.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом, он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Предметом дипломной работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной работы – рассмотреть ведение централизованного учета и систем учетных документов Архивного Фонда Российской Федерации.

Задачи данной работы:

1. Определить понятие «учет документов»;
2. Рассмотреть проведение централизованного государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (АФ РФ);
3. Рассмотреть перспективы развития автоматизированного государственного учета.

При написании дипломной работы были использованы:

• Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 276 с. В учебнике раскрыты основные учетные документы архивов организаций.
• Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие/Е.В. Булюлина. – Волгоград: ВолГУ, 2008. – 92 с. В учебном пособии дан анализ государственного  учета документов архивного фонда Российской Федерации.

Работа  состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

 

Глава 1. Централизованный государственный учет документов АФ РФ

1.1. Основные учетные документы АФ РФ

Учет  документов в архиве организации  – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах¹.

Под учетным  документом понимается документ установленной  формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет  документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации  документы, в том числе неописанные  и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при  наличии) и описи дел и документов.

Архив организации  осуществляет учет документов Архивного  фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в  порядке, определенном Регламентом  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного  фонда присваивается государственным  архивом после оформления первого  поступления документов организации  на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники  закрепления информации являются²:

• архивный фонд, архивная коллекция;
• единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие  научного описания, учитываются, как  правило, по документам и листам.

Необработанные  документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный  документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет  документов в архиве организации  строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета  архивных документов на всех стадиях  работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным  внесением изменений в учетные  документы или составлением новых  учетных документов; полноты и  достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии  нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам  данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации3.

Учет  документов в архиве организации  ведется по основным и вспомогательным  учетным документам. Состав и формы  основных учетных документов определены Основными правилами работы архивов организаций и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации  являются⁴:

• книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
• список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;
• лист фонда для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда;
• опись дел для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;
• реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
• паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
• опись особо ценных дел для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
• книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов);
• опись страхового фонда для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов).
• дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
• лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

Для централизованного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации  в архиве организации составляются следующие документы:

• паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря...г.;
• паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря ...г.

Вспомогательными  учетными документами являются: книги  и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному  составу, паспорта фондов, внутренние описи дел т.д.

Учет  электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций.

Сведения  о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.

ЭД учитываются  в составе архивного фонда  организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного  объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования  фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу  учета ЭД принимается единица  хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу  хранения ЭД принимается физически  обособленный носитель (дискета, жесткий  диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются  в общей книге поступления  и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед.учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД⁵.

 

1.2. Порядок ведения основных учетных документов

Основанием  каждой записи в основных учетных  документах является:

1. при поступлении документов в архив организации⁶:

• сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;