Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

Все документы  в деле фонда располагаются в  хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда  составляется внутренняя опись, листы  дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер  соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

 

 

1.3. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведение учетных баз данных

Дела  и документы АФ РФ, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

В книге  учета поступления и выбытия  документов (гр. 3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок действия соглашения, например, «до 2005 года» (при временном хранении) или «депозит» (без указания срока хранения) (гр. 10).

В списке фондов к номеру фонда добавляется индекс «Д» («Депозит»), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе «Примечание» списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Если  на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной  части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется  ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса «ДЧ» - «депозитарий частично».

Соглашение, заключенное с собственником  документов, включается в дело фонда¹³.

При учете  выбытия документов:

• если фонд выбыл полностью в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, то номер его не может быть присвоен другому фонду;
• если собственнику возвращены документы, полностью составлявшие депозитарную часть фонда, в связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу «Примечание» списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Количество  фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной  строкой в итоговых записях книги  учета поступлений документов и  в списке фондов.

В листе  фонда при наличии в фонде  документов депозитарного хранения количество их по фонду в целом  указывается через дробь, например, 200/80Д.

Учетные базы данных (БД) ведутся для:

• составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;
• подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;
• оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень  реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета - фонд, единица  хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в  опись, - в традиционных учетных документах.

Учетные БД действуют во взаимосвязи с  другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных  архивов и органов управления архивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов.

Обобщенные  показатели документов централизованного  учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

Учетные БД заполняются на основе учетных  документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД¹⁴.

 

Глава 2. Нормативно-правовые акты, регулирующие сферу учета документов Архивного  Фонда Российской Федерации

2.1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»

Документы Архивного фонда Российской Федерации  независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным  органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету  в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным  органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и  муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций  Российской академии наук¹⁵.

Документы архивного фонда Волгоградской  области независимо от места их хранения и вида носителя подлежат государственному учету в порядке, установленном  федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством Российской Федерации.

Документы архивного фонда Волгоградской  области, относящиеся к государственной  собственности, учитываются уполномоченным органом исполнительной власти Волгоградской  области в сфере архивного  дела, государственными архивами Волгоградской  области, муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам)¹⁶.

 

2.2. Регламент государственного  учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

После отнесения  документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации, осуществленного  органами и учреждениями Федеральной  архивной службы России совместно с  собственниками этих документов на основании  соглашения (договора), организуется их государственный учет.

Собственники  документов негосударственной части  Архивного фонда Российской Федерации  представляют учетные сведения о  своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной  архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:

• юридические;
• физические лица.

Централизованный  государственный учет документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется:

• для юридических лиц;
• для физических лиц.

Архивные  документы, вопрос об отнесении которых  к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться  как документы Архивного фонда  Российской Федерации. Собственники таких  документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

Документы негосударственной части Архивного  фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства  на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные  музеи и библиотеки, включаются в  состав государственной части Архивного  фонда Российской Федерации и  учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.

Документы негосударственной части Архивного  фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента¹⁷.

 

 

Глава 3. Перспективы развития автоматизированного  государственного  учета документов АФ РФ

3.1. Анализ государственного  учета документов АФ РФ

В общей  системе мер по обеспечению сохранности  и организации использования документов АФ РФ особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст. 19 Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которой документы АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов АФ РФ входит в число полномочий Росархива, определенных Положением о нем, утвержденным постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290. В субъектах РФ функции государственного учета возлагаются на орган, ответственный за управление архивным делом.

Сложившаяся в государственных и муниципальных  архивах традиционная система учетных  справочников обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием. Нормативной основой учета являются соответствующие правила и инструкции. Вопросы учета документов АФ РФ, хранящихся в музеях и библиотеках, также нашли свое отражение в соответствующих правилах, а также в проекте новой «Инструкции по учету и хранению предметов Музейного фонда РФ» Федерального агентства по культуре и кинематографии¹⁸.

Реализация  Росархивом и органами управления архивным делом субъектов РФ функции государственного учета документов осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ. В основе организации этой работы – сосредоточение в органах управления архивным делом статистических (паспортных суммарных) и пофондовых (с указанием данных о составе и содержании каждого фонда) сведений об архивных документах по архиву, региону, Российской Федерации в целом.

Однако  проблема пофондового централизованного государственного учета документов АФ РФ в масштабе страны в полном объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, базирующихся на представлении хранилищами документов АФ РФ в органы управления архивным делом карточек фондов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивным делом и ЦФК Росархива, необходимость их автоматизации.

По указанным  причинам возможности фондовых каталогов, а главное – ЦФК, практически не реализовывались. А между тем ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью АФ РФ. Автоматизация ЦФК позволяет реализовать его информационный потенциал как базы данных, имеющей широкую сферу применения.

Росархив со второй половины 1990-х гг. ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета, созданию системы автоматизированного государственного учета. Важный элемент ее – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения.

Такими  программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для хранилищ архивных документов) и «Фондовый каталог» (для органов управления архивным делом РФ). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в электронном и бумажном форматах. Государственные и муниципальные архивы заполняют БД «Архивный фонд» описаниями фондов и формируют паспорта архивов. Копия БД ежегодно направляется в орган управления архивным делом субъекта РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог», и в нем же формируются сводные паспорта архивов субъекта РФ. Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «ЦФК» аккумулируются сводные сведения по всей России. Архивы, которые ведут БД «Архивный фонд» в соответствии с требованиями, освобождаются от представления сведений в карточной форме.

Состояние автоматизации учета находится  в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой. Эта проблема по-прежнему остается острой для муниципальных архивов, в которых компьютеров недостаточно или они устаревших моделей.

В настоящее  время БД «Архивный фонд» ведут  все федеральные архивы (кроме  Центра хранения страхового фонда и РГАКФД, в котором применяется нефондовая организация документов), более 80 % государственных архивов субъектов РФ и 33 % муниципальных архивов. ПК «Фондовый каталог» ведут более 30 органов управления архивным делом субъектов РФ. Автоматизированная система ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов и увеличивая информационный ресурс ЦФК. Сейчас в состав ЦФК включена информация приблизительно о половине фондов, хранящихся в федеральных, государственных и муниципальных архивах. Однако вне системы автоматизированного государственного учета остаются архивные документы, хранящиеся в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, а также в федеральных органах власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ в законодательно установленном порядке. Не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива¹⁹.