Анализ внутренней среды организации и совершенствование внутриорганизационных отношений

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. АНАЛИЗ  И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ  ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ 4

1.1 Определение  коммуникации  ее средства и  направления 4

1.2 Процесс  коммуникаций и эффективность  управления 6

1.3 Коммуникативные  барьеры и методы их преодоления 15

2. АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ 18

2.1 Анализ  внутренней среды организации 18

2.2 Совершенствование  внутриорганизационных отношений 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 26

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Процессы коммуникации, в  которых участвуют работники  аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между  руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней  средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных  доступных источников – вышестоящих  руководителей, подчиненных, руководителей  того же уровня, заказчиков, поставщиков  и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и  зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям  эффективно выполнять свою работу и  принимать решения о выборе оптимальной  стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация –  это процесс, с помощью которого руководители развивают систему  предоставления информации большому числу  людей внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений  организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

В данной работе я рассмотрю  основные элементы системы управления рабочим коллективом, а именно: цели, принципы, функции и методы.

1. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Определение коммуникации ее средства и направления

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации:

1) несловесные персональные;

2) словесные устные;

3) письменные персональные;

4) письменные групповые  внутри организации и за её  пределами. 

На современный подход к коммуникациям в большой  степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения (рис. 1)

Рисунок 1 – Схема обратной связи

Для руководителя организации  любого типа важен каждый из элементов  процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что  известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда  руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке  с получателем информации, но и  что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы  руководитель правильно оценивал процесс  расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи [2].

     Специалисты  по коммуникациям считают, что  наиболее важным фактором, нарушающим  «общность» в коммуникациях между  источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят  в ее кодировании и расшифровке.  Наиболее эффективные коммуникации  устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и  расшифровки информации являются  единообразными. Когда эти процессы  становятся разнородными, коммуникации  разрушаются. Н. Винер назвал  эту проблему энтропией, т.  е. тенденцией процессов человеческого  общения к распылению. Такая тенденция  возникает в том случае, когда  работники организации имеют  различный опыт, используемую лексику,  знания, интересы и т. п. В  результате этого возникают барьеры  для эффективных коммуникаций, что  выражается в неточном соответствии  кодирования и расшифровки.

Коммуникативный поток может  перемещаться в горизонтальном или  вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

    Нисходящее направление.  Коммуникативный поток, который  перемещается от одного уровня  в группе или организации к  другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется  руководителями групп для постановки  задач, описания работ, информирования  о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

     Восходящее  направление. Восходящая информация  в организациях перемещается  от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства [3].

     Горизонтальное  направление. Когда общение происходит  между членами одной группы  или рабочей группы одного  уровня, между руководителями или  исполнительным персоналом одного  уровня, то такой коммуникационный  процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так  как позволяет экономить время  и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

1.2 Процесс коммуникаций и эффективность управления

Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить  на каких-то вопросах, которые связаны  с потребностями  информационного  взаимодействия внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые  коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений [1].

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что «обслуживание клиента — первая наша забота». В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот - вице-президента по банковским операциям.

Передача информации с  низших уровней на высшие может заметно  влиять на производительность. В одном реальном примере инженер разработал более эффективный способ раскроя листового металла для крыльев самолета, и сообщает о своей идее непосредственному начальнику. Если он врывается в его кабинет примерно с такими словами: «Как хотите, но вы должны внедрить этот новый способ раскроя», — руководитель может отреагировать отрицательно. Но если руководитель решил поддержать предложение инженера, он сообщит о нем на следующий, более высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны управляющего заводом или управляющего производственными операциями на более высоком уровне. Налицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий для повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности.

На любом из перечисленных  выше уровней могло быть принято  решение об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея действительно  была хорошей, сообщение инженеру об отклонении его предложения фактически проинформировало  бы его о том, что организация не стимулирует  его к поиску новаторских предложений, обеспечивающих сокращение издержек, и к выработке подобных предложений  в будущем. В результате организация  может лишиться многих серьезных  возможностей повышения производительности и получения экономии.

Коммуникации  по восходящей

Т.е. снизу вверх, также  выполняют функцию оповещения верха  о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации  между различными отделами (подразделениями)

В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении.

К примеру, представители  разных отделов в вашей школе  бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как  составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно - исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно - исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно - исследовательского отдела тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. Также в обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, но рассматривать их мы не будем.