Функции управления

Чтобы планы были реализованы, руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т.е. планировать с оптимальным результатом. Результаты планирования часто оформляют в виде специального документа, называемого бизнес-планом.

В современной экономической теории, как правило, выделяют четыре основные функции бизнес-планирования, неразрывно связанные с основными целями развития организации:

- функция стратегического развития организации;

- функция планирования;

- функция кредитования;

- функция установления партнерских отношений.

Организация — это создание условий для совместной эффективной работы людей, направленной на достижение целей фирмы. Организация требует наличия полномочий и ответственности, а также  возможности делегировать полномочия.

Полномочия — права менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных ее работников на выполнение тех или иных задач.

Ответственность — обязательство выполнить поставленные задачи или понести наказание за их неправильное выполнение либо невыполнение. 

Делегирование означает передачу полномочий лицу, которое  принимает на себя ответственность за выполнение определенных задач.

Построение организации - важный аспект организации как функции управления, это создание аппарата управления, в максимальной степени соответствующего стратегическим планам организации и обеспечивающего ее эффективное взаимодействие с окружающей средой, а также достижение намеченных целей. 

Построение организации связано разделением труда в управлении на общее, частное и единичное. 

В организации работу выполняют люди, поэтому важно определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, назначая отдельным людям задания и делегируя полномочия или права использовать ресурсы организации.

Для успешной реализации функции необходимо учитывать следующие принципы организации:

-  цель — организация и ее отдельные звенья работают для достижения общей цели;

- эластичность организации — при определении задач и ответственности должно быть установлено оптимальное соотношение свободы действий отдельных работников и административных предписаний;

- устойчивость — систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды.

- непрерывное совершенствование — необходима систематическая организационная работа по совершенствованию процесса организации и реализации решений;

- прямая соподчиненность — любой работник должен иметь одного руководителя;

- объем контроля — менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

- безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных;

  - соразмерность ответственности и полномочий;

- исключения — решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;

- приоритет функций — управленческая функция порождает орган управления, а, не наоборот;

- комбинирование — необходимо обеспечивать наиболее подходящее сочетание централизма и самостоятельности.⁹

Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться. Кроме того, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена коллектива определено, во-первых, что он должен делать, во-вторых, за что он несет ответственность, в-третьих, кто контролирует его деятельность.

Ответ на три этих вопроса определяет организационную роль члена любого коллектива.

Функция, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация. Одно из основных условий успешной деятельности организации – согласованность действий менеджеров этой организации.

Они  не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели – цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Координация — это форма проявления целенаправленного воздействия на объект управления, предусматривающая обеспечение необходимой Согласованности их действий как элемента реализации намеченных планов.

Главная задача координации – это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.¹⁰

Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов – планов, приказов, отчетов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и  др.

Мотивация — это процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и (или) целей организации. Осуществление мотивации требует четкого представления о потребностях и вознаграждении.

Потребность — это все то, в чем человек испытывает неудовлетворенную необходимость. Вознаграждением может быть все, что для человека ценно.

Мотивация работников должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных. Эти потребности имеют определенную иерархию.

Теории мотивации, используемые в менеджменте, подразделяются на содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации акцентируют внимание на потребностях, а процессуальные — на процессе мотивации.

К наиболее важным функциям управления относится и контроль - проверка выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

Контроль выполнения заданий начинается с момента  постановки цели и доведения их до исполнителя. В процессе контроля сопоставляют намеченные цели и достигнутые результаты, а также проводят необходимые корректировки, если намеченные результаты не достигнуты. Сами по себе планы и программы отражают желаемую ситуацию, но в ходе ее достижения в самой системе управления и в окружающей среде происходят изменения, которых могло не быть в момент разработки планов или программ. Меняются законы и системы ценностей, создаются новые технологии и т.д. Для того чтобы точно реагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления и контроль. Контроль осуществляют в нескольких видах.                                                                                 Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль материальных ресурсов направлен, прежде всего, на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личностных качеств. Применительно к финансовым ресурсам предварительный контроль осуществляется главным образом при помощи предварительных бюджетов. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.                                                                                                                 Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.                                                                                                                                                   В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными. Особое место среди функций управления занимает маркетинг, призванный обеспечивать приспособление производства к требованиям и спросу рынка, т. е. решать новые для российского предпринимательства задачи. С методологической точки зрения изучение функций управления должно ориентироваться на изменения в содержании управленческих концепций, отражающие глубинные процессы, происходящие в экономике России. Проблемы маркетинга особенно актуальны в настоящее время не только в силу своей новизны для большинства руководителей, но и из-за особо сложной конкурентной ситуации на отечественном рынке, куда хлынули новые и в основном высококачественные импортные товары. Особая роль теперь отводится потребителю, выдвигающему свои требования к товару, к его технико-экономическим характеристикам, в этой связи возрастает значение конкуренции, борьбы за покупателя. Все это дает основания для рассмотрения проблем маркетинга как одной из важнейших функций управления.¹¹ Маркетинговая деятельность как общая функция управления предполагает ориентацию всей деятельности организации на удовлетворение потребностей клиента. Для этого необходимо определить миссию и социальную ответственность организации.                                     Инновационная деятельность вызвана необходимостью своевременного реагирования менеджеров на сигналы, поступающие из внешней и внутренней среды организации. Для этого необходимо создать гибкую организационную структуру, создать аналитический отдел, способный улавливать и анализировать слабые сигналы  из внешней среды, формировать предпринимательский тип организационного поведения, управлять инновациями, создать систему поддержки новаторов, то есть все то, что входит в понятие стратегического менеджмента.                                         Развитие человеческих ресурсов красной нитью проходит через деятельность руководителей всех уровней управления.¹²                                                           Для формирования стратегических преимуществ организации в перспективе необходимо развивать трудовой и управленческий потенциал персонала, что предполагает обеспечить набор и конкурсный отбор персонала, разработать философию фирмы, в том числе кодекс делового поведения сотрудников для формирования конструктивной организационной культуры. Кроме того, необходимо планировать карьеру, проводить аттестацию персонала, разработать программу обучения и развития.                                      Управленческое консультирование, как функция управления вызвана тем, что, во-первых, усложняется сама управленческая деятельность, появляется необходимость в ее все более узкой специализации; во-вторых, многие фирмы не в силах содержать в штате весь набор специалистов по управлению; в-третьих, умение работать с консультантами по управлению — важная составляющая успеха в деятельности руководителя; в-четвертых, внутренний аудит является средством упреждения, контроля и регулирования проблем. Менеджерам необходимо обладать информацией об имеющихся консалтинговых фирмах по управлению и уметь взаимодействовать с консультантами на всех этапах управленческого консультирования. Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования организационной структуры и соответствующих штатов.                                                                                     Так как конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, перечень таких функций зависит от перечня объектов управления и уровня декомпозиции самих функций. В качестве объектов управления могут выступать ресурсы, процессы и результаты. Эта классификация представляет организацию как совокупность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. Можно рассмотреть наложение общих функций управления на функциональные области менеджмента: стратегическое управление, маркетинг, инновационный менеджмент, управление персоналом, финансовый менеджмент, управление производством, которые выделились в процессе разделения труда в управлении в качестве самостоятельных участков работ. Это тоже дает представление о совокупности конкретных функций управления. Применительно к первой классификации конкретных функций управления можно выделить функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.¹³                                     Функции управления ресурсами.                                                            Организации в процессе своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно выделяют конкретные функции:

-  управление запасами;

- управление финансами;

- управление персоналом и т. д.

Функции управления процессами.

В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления

- управление материально-техническим снабжением;

- управление основным производством;

- управление вспомогательным производством;

- управление обслуживающим производством;

- совершенствование управления;

- управление сбытом;

- управление маркетингом и т. д. 

Функции управления результатами.

 К результатам (выходам системы) относят прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т. д. Соответственно выделяют конкретные функции

- управление качеством,

- управление производительностью,

- управление затратами и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практика применения функций управления на российских фирмах.

1. Опыт стратегического управления.

Общая концепция стратегического управления основана на принципах новой управленческой парадигмы, которая составляет основу совершенствования управления любой организацией.

При осуществлении в нашей стране рыночных преобразований возникает проблема выработки такой хозяйственной политики и стратегии, которая позволит организации поддерживать свою конкурентоспособность в обозримой перспективе.

Суть системы стратегического управления состоит в следующем. Во-первых, на предприятиях структура управления, методы и механизмы взаимодействий ее отдельных звеньев должны быть построены так, чтобы обеспечить выработку и гибкую реализацию долгосрочной стратегии для успешной конкуренции при изменяющихся условиях внешней среды и создать управляющий инструментарий для превращения этой стратегии в текущие производственно-хозяйственные планы, программы и проекты. Во-вторых, в рамках целостной системы стратегического управления должно функционировать четко выделенное и организованное стратегическое планирование. Следовательно, метод стратегического управления сочетает стратегический подход к постановке задач и программно-целевой (проектный) подход к их реализации.¹⁴

Стратегическое управление — процесс управления долгосрочными целями, выработкой стратегии и ее претворением в жизнь. Оно включает в себя и стратегию, и стратегическое планирование и формирует тот способ, с помощью которого стратегия становится движущей силой в фирме.¹⁵

Стратегическое управление является сферой деятельности высшего руководства фирмы, главная задача которого состоит в определении эффективных направлений развития организации, постановке целей деятельности, оптимальном распределении ресурсов, использовании всего того, что дает фирме конкурентные преимущества. Стратегическое управление выступает и как процесс, посредством которого осуществляется взаимодействие организации с ее окружением, и как система методов и инструментов принятия и реализации стратегических решений.

Высшее руководство фирмы, анализируя ситуацию на рынке, с учетом возможностей (потенциала) фирмы выбирает соответствующие стратегии и строит механизм стратегического управления.

Основными принципами стратегического управления выступают:

- обоснованный выбор целей и стратегий развития фирмы (в области секторов рынка, новой продукции, технологий и др.);

- постоянный поиск новых форм и видов деятельности для повышения конкурентоспособности фирмы;

- обеспечение взаимодействия между фирмой и внешней средой, между всеми элементами организации;

- индивидуализация стратегий с учетом особенностей конкретной фирмы;

- отделение задач стратегического управления от задач оперативного управления.

В реальности данные принципы в разной степени реализуются в организациях, что отражается на конкурентных преимуществах. Выбор стратегии развития фирмы неразрывно связан с такими понятиями стратегического управления, как потенциал фирмы и ее конкурентоспособность.¹⁶

В целом на разработку стратегии влияет ряд факторов: миссия и цели фирмы; состояние рынков; потенциал фирмы; конкурентные преимущества; характер продукции и услуг; организация бизнеса и возможность организационных изменений; программы и проекты развития; организационная культура; компетентность и амбициозность высшего руководства. Эти факторы одновременно являются и элементами стратегического управления фирмой.

Очень важным в процессе стратегического управления является умение расставить приоритеты развития фирмы, на которые будут направлены главные усилия, ресурсы. Приоритеты могут касаться выделения привлекательных рыночных секторов, продукции, организационных построений и др.

Существует несколько составляющих успешного выполнения стратегии:

- своевременное и качественное доведение цели, стратегии и планов до работников фирмы для достижения понимания и вовлечения в процесс выполнения стратегий;

- деятельность руководства по организации выполнения стратегии, выделение необходимых ресурсов;

- проведение необходимых стратегических изменений в фирме, позволяющих ей адаптироваться к внешней среде.