Коммуникация и коммуникационные сети в организации

³Особенности каждой формы деловой коммуникации включают следующие критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства  реализации намерений (как?);

- организация пространственной  среды (где?);

- ожидаемый результат  (какой?, что "на выходе"?).

 

-Деловой разговор 

Самым распространенным контактным методом является разговор. В деловом  разговоре варьируются ясно осмысленные  цели, интуитивные резоны и бессознательные  мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного  контакта. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному  вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени  важности предмета и от возможности  участников разговора. Коммуникативные  средства, как правило, типичные для любой беседы: обмен репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками.

Ситуационный контакт  обычно включает следующие элементы:

- обращение; 

- запрос (вопрос, затребование  информации или описание ситуации);

- ответ (представление  информации или описание ситуации);

- согласование действий (взаимодействие);

- ожидаемый результат  (совместные акции, договоренности, решения).

 

Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все  компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность.

Эффективность разговора, как  и всех коммуникативных жанров, может  зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой культуры и умения слушать, самоуправления и способности "вести свою линию", формулировать  свое собственное суждение, обосновывать возражения.

 

К основным функциям любой  деловой беседы можно отнести  следующие⁴: начало инновационных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение работников одной организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

 

Таким образом, существует несколько  видов коммуникаций, это и :  1)Коммуникации по нисходящей

2)Горизонтальные коммуникации 

3)Коммуникации по восходящей

4)Неформальные коммуникации

5)Коммуникации между руководителем  и рабочей группой 

каждый из которых, играет важную роль в управлении любой организации.

 

1.3 Коммуникационный  процесс

 

Коммуникационный процесс - это процесс, в ходе которого информация передаётся от одного субъекта другому.

Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильным и, следовательно, обмен информацией - неэффективным,  как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся.  Дело в основном в том, что люди забывают тот факт, что коммуникация - это обмен. Что приводит к не столь эффективному общению. Необходимо, чтобы во время передачи информации обе стороны играли активную роль. Например, при описании руководителем  обязанностей подчиненному, надо, чтобы  тот в свою очередь сообщил, как  он их понимает, и что вы ждете  от него при их выполнении. Обмен  информацией  происходит только в  том случае, когда одна сторона  предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Изучение коммуникации предполагает рассмотрение её, как процесса, состоящего из этапов и стадий, а знание роли и содержания каждого из этапов позволяет  более эффективно управлять процессом  в целом. Следовательно, можно сделать  вывод: коммуникационный процесс  - это обмен информацией между  двумя или более людьми .

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако гарантии эффективности  общения участвовавших в обмене информацией людей нет. Это можно  наблюдать, сталкиваясь со случаями малоэффективного обмена информацией  с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Для лучшего понимания  процесса обмена информацией и условий  его эффективности, следует иметь  представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или  большее число людей .

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

2.Сообщение – собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3.Канал – средство  передачи информации.

4.Получатель – лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы  таковы:

1.Зарождение идеи.

2.Кодирование и выбор  канала.

3.Передача.

4.Декодирова

Таким образом, основная цель коммуникационного процесса -- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.  Эффективный коммуникационный процесс возможен, когда одинаково точен, отправляя и принимая сообщение. Необходимо уметь слушать.

 

                            1.4 Коммуникационные сети и стили

                            

Рис.1.Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации

Коммуникационные сети⁵ – это соединение, определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис.1). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

         Коммуникационная сеть концентрируется  на выработанных в организации  образцах этих потоков, а не  на том, удалось ли передать  значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть  может влиять на сокращение  или увеличение разрыва между  посланным и полученным значением.

Создаваемая руководителем  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства  от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными  по уровням индивидами или частями  организации: между заместителями, между начальниками отделов, между  подчиненными.

Диагональные связи —  это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру  организации. Задача формальной организационной  структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры  подразделений в организации  ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных  коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более  разнообразная и сложная, чем  в группе из трех человек. В зависимости  от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или мень­шей эффективностью. Существуют устоявшиеся образцы  коммуникационных сетей для групп  одной и той же или разной численности (рис. 2).

                           

                                         Рис 2. Образцы коммуникационных  сетей в группах            

В сетях типа  «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними.

В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные  коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Аналогичная картина наблюдается  в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые  проблемы.

Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в  которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания  отношений власти и контроля в  организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости  работ и людей в группе или  организации будет определять тип  более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость  требует «командно­го» подхода  к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

Коммуникационные стили⁶ - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем

 

 

 

 

 

Рис.3. Коммуникационные стили.

За основу измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как открытость в  коммуникации и адекватность обратной связи.

Первое измерение включает степень открытия или раскрытия  себя в коммуникации для других в  целях получения ответной реакции  от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и  наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся  с другими своими мыслями и  чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали  будет отложено первое измерение, а  по горизонтали — второе, можно  выделить пять стилей межличностной  коммуникации (рис. 3).

Коммуникационный стиль  индивидов в первом квадранте  может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется  высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обрат­ной связи  со стороны индивида, использующего  этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется е диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять не­обузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

Коммуникационный стиль  индивида во втором квадранте определяется как реализация себя и характеризуется  как максимальной открытостью, так  и максимальной обратной связью. В  идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в  статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

Коммуникационный стиль  в третьем квадранте характеризуется  замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид  в этом случае как бы изолирует  себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность  в проявлении этого стиля связана  со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

Коммуникационный стиль  в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно  из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем  обратной связи. Он широко ис­пользуется  для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить  их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало Открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят  слушать о себе, но не любят обсуждать  свои качества, особенно плохие, с другими.