Контроль как функция управления

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

 

по  дисциплине                                              теория менеджмента: теория организации

 

на тему                                          Контроль как функция управления

 

 

                                                             

 

 

Выполнила:                                                                  Руководитель:

студентка 2 курса                                                         Хомяков В.Н.

очной формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

Отметка о  допуске(не допуске) к защите________________________________

                                                                     «____»__________________2013 г.

 

 

 

 

 

Тула 2013

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческий контроль - это важнейшая  функция управления, без которой  не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство  и мотивация. Без полноценного контроля деятельности организации начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Объектом исследования является вопрос контроля сотрудников на предприятии. Предмет исследования вытекает из объекта  исследования и является его конкретизацией.

Целью курсовой работы является изучение системы контроля принятия управленческих решений и разработка рекомендаций по оптимизации системы контроля на примере ОАО «Челныстройремонт».

      Для достижения  поставленных целей необходимо  решить следующие задачи: 
 
·        Дать определения основным понятием, классификацию контроля и выделить этапы контроля;

·        Проанализировать работу системы контроля в ОАО «Челныстройремонт»;

·        Разработать рекомендации по оптимизации системы контроля в принятие управленческих решений;

·        Сделать выводы.

          Работа выполнена на основе трудов российских и зарубежных ученых: Басовского Л.Е, Веснина В.Р, Гончарова В. И., Колпакова В. М., Котлера Ф.,Поршнева А.Г., Семенова А.К., Турчиновой А.И., Чудновской С. Н.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1

СУЩНОСТЬ  КОНТРОЛЯ

 
1.1. Определение  контроля

           “Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.     Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты cсущественно отличаются от установленных стандартов.”[1,c.131]

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных  системой управления ситуаций и неопределённостей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для  достижения планируемых показателей  реализуется функция контроля. Возникает  потребность в осуществлении  контроля.

“Управление основывается на четкой системе контроля, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер. Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.

Во-первых, как систематическую  деятельность руководителей и органов  управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

Во-вторых, завершающую стадию его  цикла, сердцевиной которой является механизм обратных связей.

В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.”[4,с.371]

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям  путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.

Следует иметь в виду, что любой  руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в  отрыве от функции контроля. Все  они являются неотъемлемой частью общей  системы управления, ведущей организацию  к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.

В самом общем виде контроль можно  рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов по отношению к запланированным.

При этом возможны два варианта:

1. совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;
2. несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

В первом случае – всё замечательно, работа соответствует плану или  иным требованиям к ее осуществлению. Во втором – требуется принятие решения о необходимости коррекции.

Иногда контроль называют обратной связью.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют воздействия.

Под обратной связью подразумевают  передачу данных о полученных результатах.

Пример: простейшим примером обратной связи является отчёт подчинённого руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для  исправления негативной ситуации. Система  обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и  скорректировать свою линию поведения  так, чтобы избежать отклонения в  работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

 
 
Рис.1 Основные концепции контроля

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и  работают на одних принципах. Эти  системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы  для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными  отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для  того, чтобы обеспечить достижение целей.

Некоторые организации создали  целые системы контроля, задачей  которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель – она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации  контролю подвергаются проходящие в  ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

“Современный контроль направлен  не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.”[2,c.372]

Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

1.2. Виды  контроля

“Контроль можно классифицировать:

• по объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда, документы и т. д.);

• по исполнителям;

• но принимаемому решению;

• по возможности дальнейшего использования объектов контроля;

• по типу отношений;

• по признаку открытости;

• по масштабу;

• по методике проведения;

• по способу получения и обработки  информации;

• по степени формализации (формальный или официальный и неформальный);

• по степени мотивационной значимости;

•по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный);

• по характеру (непрерывный и периодический);

• по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный);

• по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный);

• по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный и т. д.);

• по времени контроля;

• по регулярности осуществления  контроля;

• по периодичности выполнения контрольных  операций;

• по уровню механизации (автоматизации);

• по стадиям жизненного цикла  объекта.”[7,c.122]

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

• по времени осуществления;
• по степени охвата;
• по срокам проведения;
• по форме осуществления.

Рассмотрим группу, к которой  относятся виды контроля, различаемые  по времени осуществления. В неё  входят:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. 

Рис.2 Виды контроля

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить  отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить  в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала.