Контроль в современных организациях

 

Российская  академия народного хозяйства

и государственной службы

при Президенте РФ

Филиал  – Сибирский институт

 

 

 

 

Курсовая работа

На тему: «Контроль в современных организациях»

Факультет: «ГМУ»

 

 

 

 

Выполнила: Петрова Анастасия,

студентка группы 43567

Проверил:

 

 

 

 

 

 

Новосибирск

2012 г.

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………….3

Глава 1. Сущность и понятие контроля…………………………..4

1.1 Сущность  контроля…………………………………………….4

1.2 Особенности  контроля…………………………………………8

1.3 Место  контроля в функциях управления…………………….11

1.4 Виды  контроля…………………………………………………16

1.5 Сравнительный анализ методов контроля…………………...22

Глава 2. Практическая часть………………………………………24

Заключение………………………………………………………….29

Библиографический список………………………………………..31

 

 

Введение

 

Темой исследования данной курсовой работы является «Функции и методы контроля в современных организациях».

Актуальность  темы. Изучение функций и методов  контроля в рамках данной курсовой работы позволяет выяснить, насколько эффективен контроль в современных организациях. Поскольку система контроля в той или иной организациях является главным фактором успешности работы, то изучение функций и методов контроля позволит выяснить то, при каких видах контроля современные организации наиболее успешны.

Контроль  в организации по определению  это: процесс обеспечения организацией своих целей. Актуальность вопроса  о контроле растет с каждым годом.

Степень разработанности. Работники не всегда одинаково понимают задачи и направления  работы. Используется два подхода  к индивидуальной координации.

1. Подход связан с тем, что координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделение. Он оценивает ситуацию и использует свое влияние для того, чтобы подразделения разрешили общую проблему. Если это не удается, он использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия. В той мере, в какой решение рассматривается как справедливое и реальное, оно снимает проблему координации.

2. Подход - деятельность специально назначенного координатора. В особенно трудных областях работ по координации настолько обширно, что возникает необходимость учредить отдельную должность. Разумеется, что содержание специального координатора его аппарате может вызвать рост прямых административных расходов. Координаторы же в данных ситуациях располагают достаточно ограниченными возможностями влиять на ход дела.

Этот  подход используется не часто, но может оказаться эффективным, когда время «поджимает» и издержки почти не имеют значения.

Цель  курсовой работы - рассмотреть функции  и методы контроля в современных  организациях. Выявить основные признаки контроля, которые непосредственно  связаны с управлением.

Предметом исследования является - контроль как  функция управления.

Объектом  исследования является - влияние контроля на эффективную работу организации.

Задачи, решаемые в рамках курсовой: сущность контроля, виды контроля, сравнительный  анализ методов контроля, новые подходы  к контролю и оценке служащих.

Материал  исследования основан на теоретическом  материале современных отечественных и зарубежных авторов.

 

1. Сущность и понятие контроля

 

1.1 Сущность и место  контроля в процессе управления

 

Необходимость контроля

Какой бы ни была организация, какая бы организационная  культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив  не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным  Доказательством этого может  служить пример, приведенный в  книге А. Мескона и Ф. Хедоури Основы менеджмента.[1.ст125] "…Талантливый лидер и во многих отношениях замечательный руководитель, Гопкинс создал огромную децентрализованную компанию, основой которой служили военные заказы, и управлял ею, пользуясь только авторитетом своей личности. Ему не удалось создать, однако, какой-либо формальной информационно-управляющей системы контроля, хотя без такой системы трудно представить себе гигантскую фирму, действующую в динамичной и высокотехнологичной отрасли промышленности. Фактически получение Гопкинсом сведений о реальных результатах деятельности по всему обширному спектру работ его фирмы зависело только от его феноменальной энергии и личной преданности ему руководителей отделений. Такая система успешно работала в "Дженерал Дайнемикс", пока Дж. Гопкинс не умер…

…Из-за отсутствия эффективной системы  контроля, Френк Пейс, заменивший Джея Гопкинса на посту президента, даже и не знал, что же фактически происходит в отделениях. Когда информация все же доходила до него, сделать что-либо обычно было уже поздно. Высшие руководство "Дженерал Дайнемикс" зачастую обнаруживало, что оно находится в идиотском положении и должно одобрить расходы, которые уже сделаны".

Этот  пример, как и жизненный опыт, показывает, что необходимость контроля подтверждается целым рядом доводов:

 

- для  определения поощрения адекватного  оценке трудовой деятельности или полученным результатам. Так как поощрение является основным мотивирующим фактором, то, следовательно, по закону мотивации, для повышения его значимости среди персонала организации форма и объем поощрения должны соответствовать проделанной работе и/или полученным результатам. Выбор основы для оценки, качество процесса работы или качество полученного результата, основан на определении степени влияния на конечный результат внешних, неподдающихся корректировке факторов. Так, если на конечный результат в большей степени оказывают влияния внешние, несвязанные с организацией и независящие от личных способностей работников, факторы, то для адекватной оценки должен быть рассмотрен непосредственно сам процесс трудовой деятельности работников, а не его конечный результат. Но данный подход связан с наличием определенных трудностей, о которых речь пойдет дальше.

- как  средство, побуждающее работников  к самому процессу работы и  выполнению определенных нормативов. Без него многие сотрудники  просто отсиживали бы время,  без какого бы то ни было  результата или вообще не являлись  бы на работу.

- для  учета сделанных ошибок с целью  определения тех действий, которыми эти ошибки были вызваны. Это требуется, в первую очередь, для того, чтобы показать малоопытным сотрудникам их ошибки, неверные шаги и вытекающий отсюда результат, а также преследует цель повысить их опыт и исключить подобные ошибки в дальнейшем. Таким образом, контроль вступает и в роли средства, обеспечивающего обратную связь.

- для  руководителя, так как дает ему  некоторый дополнительный объем  информации и тем самым оказывает  помощь в управлении. Информация, которую получает руководитель  в результате контроля, может  быть и не связана с областью непосредственной деятельности руководителя, а служить источником, отражающим общие тенденции в коллективе и помогающим проводить индивидуальную работу с подчиненными. Так, при постановке задач в одной из консультационных фирм, ее руководитель ставил задачи сотрудникам, а, в силу своей некомпетентности в некоторых вопросах, право контроля работ было переложено на заместителя. В результате этого, у руководителя не было достоверной информации о реальных сроках проведения работ и степени компетентности каждого из сотрудников, что приводило к неэффективному использованию рабочей силы (сотрудникам довались задания, с которыми они не могли справиться или справлялись плохо). Если же полученная в ходе контроля информация имеет отношение к непосредственной деятельности руководителя, то он имеет в своих руках дополнительное средство, облегчающее принятие управленческих решений. Во-первых, он может учитывать ошибки своих подчиненных и планировать работу коллектива таким образом, чтобы заранее оградить себя и организацию от повторения этих ошибок.

Кроме того, необходимость контроля вызвана  также организационными причинами:

недостатки  планирования (в идеальном случае схемы планов должны быть закрытыми, т.е. не иметь неизвестных шагов, суть в том, чтобы прогнозировались не возможные внешние события, а возможные шаги организации и сотрудников, а уж под них подгонялись будущие события);

недостатки  организации и организационной  культуры;

недостатки  руководства (руководителю не всегда удается  найти общий язык с сотрудниками по вопросам определения задачи и  путей ее решения из-за того, что  в его руках имеется ограниченный круг информации или он просто некомпетентен  в этой области);

недостатки  мотивации;

изменение внешних условий (недостатки планирования).

Сущность  контроля рождается из осознания  того, что получение строго определенного  результата при решение какого-либо вопроса носит вероятностный характер, так как на процесс достижения этого результата влияет множество различных факторов, учесть которые в большинстве случаев не представляется возможным. Поэтому для уменьшения неопределенности итогового результата еще на стадии подготовки и исполнения решения пытаются просчитать все возможные варианты развития событий, а за счет сопоставления полученных и запланированных промежуточных значений пытаются уйти от нежелательного итогового результата. Кроме этого проводится сопоставление итоговых фактических и плановых результатов по причинам, описанным выше.

"Необходимость  контроля обусловлена тем, что  дела могут идти и часто  идут не так, как хотелось  бы. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий, с тем, чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем."¹ Хорошего управляющего характеризует не количество начатых программ и проектов, а число завершенных под его руководством, а для этого требуется средство, которое бы дало такую информацию. Этим средством и является контроль.

Он призван  обеспечить правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать  предпосылки для внесения корректив  в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так  и всей фирмы.

"В  процессе планирования управляющий  должен подумать о том, как  он будет проверять выполнение  плана. Главное, над чем следует  задуматься, это: 

что контролировать (затраты, сроки, качество, количество);

кто будет  осуществлять контроль;

периодичность контроля;

носитель  контрольных результатов;

Методы  контроля

Чтобы контроль был эффективным требуется выполнить ряд процедур:

- показать  цели работы и поставить задачи;

- заинтересовать (мотивировать) коллектив для достижения целей, определить систему поощрений;

- сообщить  подчиненным о конечном результате, который они должны получить  и сроки;

- обеспечить  коммуникации.

Таким образом, в широком понимании контроль можно охарактеризовать как одну из функций управления, заключающуюся  в сопоставлении плановых и фактических  показателей и дающую возможность  при отклонении от нормативов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.

1.2 Особенности контроля

 

1. Контроль  может осуществляться для себя  и для кого-либо

Контроль  не может оставаться исключительно  прерогативой менеджера, назначенного "контролером", и его помощником. "Каждый руководитель независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих  должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

2. Контроль  должен проводиться на основе  знания динамики.

Контроль  организации исполнения управленческих решений – это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения  дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать  динамику ситуационных изменений, что  бы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при  повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся  угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые  постоянно возникают в работе.

"Контролируя организацию и  исполнение работ, руководитель  отслеживает прежде всего повторяемость сбойных ситуаций, интенсивность их проявления, их способность увести в сторону рабочий процесс, их нарастающую угрозу. Он выжидает, когда ему лучше всего вмешаться, чтобы рабочий процесс совсем не вышел из-под контроля. Поэтому руководитель каждый раз определяет для себя определенную критическую точку: или-или. В тоже время он дает шанс специалисту или менеджеру самому справиться с ситуацией, помогая советами. Анализ повторяющихся сбойных ситуаций показывает, какие ошибки допускает работник. Разбор этих ошибок становится главным в оценке этого направления работ. Важно только, чтобы потери времени, ресурсов и прибыли в дальнейшем были компенсированы:

тот, кто  допускает ошибки, но анализирует  их, становится осторожнее и изворотливее." ²

3. Одна  из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том,  что контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль за каждым движением подчиненным, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

"Для  того чтобы быть эффективным,  контроль должен быть экономным.  Преимущества системы контроля  должны перевешивать затраты  на ее функционирование. Затраты  на систему контроля состоят  из затрат времени, расходуемого  менеджерами и другими работниками  на сбор, передачу и анализ  информации, а также из затрат  на все виды оборудования, используемого  для осуществления контроля." Любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности, менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля превзойдут возможные доходы от ее применения.