Методы исследования систем управления

3) накапливать информацию (например, информацию о продажах  для составления ежемесячных  и годовых отчетов о доходах).

Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Это могут быть решения:

а) местного и оперативного характера – такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен;

б) долгосрочного, стратегического характера – решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Таким образом, аппарат управления – это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения [1. с. 241–247].

Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть большим объем информации (например, больше писем или технически инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности – это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий). Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики. Один из типичных вариантов таких оценок, основанных на материалах крупномасштабных обследований, приводится в табл. 1.

Таблица 1. Интерес руководителей к деловой информации

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компании, разрабатывают новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис. 1.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банка данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек – ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Рисунок 1 – Современная информационная система организации

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов, и не допускаются неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т.п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений [6. с. 371–386].

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций и т.п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [4. с. 332–348].

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых – умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

2. Исследование  системы управления предприятием  ООО «Восток Запад»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

Предприятие ООО «Восток Запад» создано по решению общего собрания участников общества 5 октября 2005 года, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», с целью ведения предпринимательской деятельности и получения прибыли. ООО «Восток Запад» является юридическим лицом, действует на основании Устава и Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Участниками Общества являются физические лица – граждане Российской Федерации.

Общество с ограниченной ответственностью «Восток Запад», расположенное по адресу: 241000, г. Смоленск, ул. Урицкого, д. 41.

Основными видами деятельности ООО «Восток Запад» являются:

– оптовая торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, парфюмерными и косметическими товарами, включая мыло;

– оптовая торговля чистящими средствами;

– розничная торговля косметическими и парфюмерными товарами;

– оптовая и розничная торговля прочими непродовольственными и потребительскими товарами;

– денежное посредничество;

– финансовый лизинг;

– предоставление различного вида услуг.

Уставный капитал ООО «Восток Запад» полностью состоит из номинальной стоимости долей участников общества, которые не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью предприятия, в пределах стоимости внесенного им вклада. Величина Уставного капитала составляет 10000 руб. и полностью внесена. Лицензируемые виды деятельности предприятие осуществляет в соответствии с действующим законодательством. 28 июля 2006 г. в Устав предприятия были внесены изменения, а в частности «Для организации и обеспечении деятельности Общества образован Уставной капитал в размере 800000 (восемьсот тысяч) рублей.

ООО «Восток Запад» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, а также может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Высшим органом ООО «Восток Запад» является его единственный участник – учредитель (Устав предприятия, приложение 1).

ООО «Восток Запад» осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Уставом общества.

Предметом деятельности исследуемого предприятия являются любые виды деятельности, не противоречащие целям деятельности общества и не запрещенные действующим законодательством РФ, в т.ч. осуществлении деятельности: в сфере материального производства и внепроизводственной сфере. ООО «Восток Запад» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Для осуществления текущей деятельности предприятием открыт расчетный счет в банке. Как юридическое лицо, ООО «Восток Запад» зарегистрировано в ИМНС Советского района г. Смоленска, ИНН 3234220580.

Директором, с момента создания предприятия, является Будерина Г.Н. Штатное расписание предприятия разрабатывается обществом и утверждается директором. Все документы денежного, материального, имущественного, расчетного, кредитного характера, а также отчеты и балансы подписываются директором ООО «Восток Запад» и главным бухгалтером.

ООО «Восток Запад» осуществляет оптовую и розничную торговлю фармацевтическими и медицинскими товарами, парфюмерными и косметическими товарами включая мыло, прочими непродовольственными товарами начиная с 2005 года. Его филиалы расположены в Смоленске, Орле, Туле, Белгороде, Рязани. Собственники компании они же учредители – Рочев С.П., Курлович В.А.

25 августа 2007 года ООО «Восток Запад» провело открытие первого супермаркета самообслуживания сети магазинов «Свенская Ярмарка». Супермаркет находится в Фокинском районе г. Смоленска недалеко от оживленной трассы проспект Московский, ведущей из Володарского, Советского района на московскую магистраль. В магазине представлен широкий ассортимент продуктов питания, кулинарии (собственное производство) и промышленных товаров non-food. Супермаркет расположен на 2-х этажах отдельно стоящего здания общей площадью 1200м2 . Численность персонала супермаркета – 121 человек. Постоянные потребители – активная часть населения Фокинского района и близлежащих к нему территорий в возрасте 20–50 лет со средним и высоким уровнем дохода.

Лицензируемые виды деятельности Общество осуществляет в соответствии с действующим законодательством. Уставный капитал Общества составлял 100000 рублей до 28 июля 2006 г. В Устав предприятия были внесены изменения, а в частности «Для организации и обеспечении деятельности Общества образован Уставной капитал в размере 800000 (восемьсот тысяч) рублей.

Миссия организации – удовлетворение потребностей любого потребителя в промышленных товарах и продуктах питания через супермаркеты с высоким уровнем культуры обслуживания, повышение социального уровня жизни работников организации.