Особенности информационного обеспечения организации

- целенаправленные, разовые  действия или акции, направленные на решение определённой задачи (трудоустройство).Выбор конкретных форм и способов участия социальных работников в осуществлении различных социальных изменений обуславливается конкретными условиями, в которых находятся люди, нуждающиеся в помощи, их запросами и пожеланиями, а также рядом объективных обстоятельств, которые ограничивают реальные возможности оказания социальной помощи. Эти ограничения существуют и проявляются в жизнедеятельности любой социальной системы, в деятельности всех, даже самых мощных, опытных и развитых социальных служб. [22;13]

Во-первых, социальная работа даёт возможность воздействовать на различные противоречия общественной жизни, но разрешение основных противоречий общества ей неподвластно. Так, работая в очаге вооружённого конфликта, социальные службы могут и должны оказать помощь в эвакуации, медицинской помощи, приёме и размещении беженцев и т.п. Но ни одна социальная служба не в состоянии устранить причины, порождающие войны и другие, социальные либо природные катастрофы и бедствия. В этом состоит то, что некоторые теоретики и практики социальной работы называют её «вечным трагизмом». Однако, эффективнее и результативнее не столько переживать это обстоятельство, сколько учитывать его в своей профессиональной деятельности, разумно и взвешенно определяя её реальные границы и возможности.

Во-вторых, в процессе оказания социальной помощи необходимо учитывать, что невозможно изменить человека, не изменяя при этом среду его жизнедеятельности, т.е. процессы изменения человека и общества неразрывно связаны между собой. Человек лишь часть общества, причём всегда зависимая от него. И прежде чем предъявлять к человеку высокие и жёсткие требования, необходимо отдавать себе отчёт в том, насколько реальны у человека возможности, соответствовать этим требованиям.

В-третьих, возможны только такие социальные изменения, которые обусловлены объективными социально-экономическими условиями данного общества и теми возможностями, которые в нём предоставлены человеку. [14;45]

Действуя в условиях подобных ограничений, социальные службы и социальные работники, оказывают помощь в решении различных социальных проблем, которые возникают у человека или группы людей. Применительно к практике социальной работы, понятие «социальная проблема» может быть определено следующим образом: это несовпадение ожиданий, потребностей, интересов и т.п. конкретного социального субъекта с аналогичными характеристиками других социальных субъектов. Именно это несовпадение осложняет процесс социального и личностного функционирования человека, группы или организации в социуме и создаёт ситуацию, при которой конкретный социальный субъект не в состоянии самостоятельно удовлетворять собственные потребности и отстаивать собственные интересы. В реальной практике социальной жизни социальные проблемы можно рассматривать как существующие на следующих уровнях организации:

- на уровне общества  в целом, где общество, как феномен, является одновременно и носителем  конкретной проблемы, и субъектом  её решения, например, проблема переходности  экономической жизни;

- на уровне социальной  общности (группы, слоя), когда носителем  проблемы выступает конкретная  социальная общность, например, проблема  резкого снижения уровня жизни  среднего класса;

- на уровне личности, когда  носителем проблемы является конкретный человек, личность, например, проблемы общения, взаимоотношений с окружающими. [2;163]

В сферу компетентности социальных работников входят, прежде всего, проблемы второго и третьего уровней организации. Решение социальных проблем на макроуровне - это задача социальной политики. Как правило, социальный работник имеет дело не с одной социальной проблемой, а с целым «букетом», комплексом таких проблем. Для их успешного решения необходимо правильно расставить приоритеты, т.е., по возможности, определить степень значимости этих проблем для человека или группы.

Таким образом, можно утверждать, что решение социальной проблемы начинается с анализа социальной ситуации субъекта, под которым понимается выделение сторон, аспектов социальной действительности, связанных с конкретной обстановкой и конкретным проблемным полем человека или группы, с которыми взаимодействует социальный работник. При подобном подходе есть возможность подробно рассмотреть всю совокупность вопросов, касающихся конкретного субъекта.

Результаты проведённого анализа социальной ситуации субъекта позволяют принять адекватное решение относительно сроков, путей, методов и способов решения тех проблем, которые осложняют процесс жизнедеятельности субъекта. В самом процессе решения социальных проблем можно выделить ряд технологических этапов. [8;264]

Первый - сбор, обработка и осмысление информации о человеке или группе, столкнувшихся с какой-либо проблемой и нуждающихся по этой причине в помощи социального работника. Этот этап с необходимостью включает в себя деятельность по поиску и выбору наиболее адекватных и результативных методов получения и обработки такой информации.

Второй - методический, предполагающий формулировку основных целей, которые могут и должны быть достигнуты в процессе оказания социальной помощи, определение путей, методов и способов предполагаемой деятельности, которая будет направлена на разрешение конкретной проблемы.

 И, наконец, третий, завершающий - это практический или процедурный этап, который предполагает непосредственное осуществление на практике тех решений, которые были приняты на предыдущих двух этапах. Это и есть собственно решение осознанной проблемы конкретного социального субъекта. [15;163] Последовательная реализация специалистами каждого из вышеуказанных этапов деятельности предполагает использование различных социальных технологий. В этом случае появляется возможность классифицировать их следующим образом:

Во-первых, это технологии социального анализа и социального исследования, которые позволяют глубоко и подробно изучить конкретную социальную ситуацию, проанализировав её на различных уровнях. Основными уровнями анализа социальной ситуации являются: индивидуальный уровень или уровень малых групп, уровень больших социальных групп и слоёв, уровень территориальных общностей различного масштаба, национально-государственный уровень и, наконец, транснациональный или глобальный уровень. Такой «многослойный» анализ позволяет не только сопоставить различное видение и восприятие социальной проблемы субъектами различной степени сложности, но и выявить её корни, основные причины возникновения, указать на осложняющие проблему факторы, вскрыть некоторые тенденции её функционирования и развития, а также, общие направления её решения.

Во-вторых, необходимо указать на такой класс социальных технологий, как технологии социального воздействия, которые предполагают организацию и осуществление деятельности по непосредственному решению конкретной проблемы. К ним можно отнести универсальные социальные технологии (социальная диагностика, социальная терапия, социальная адаптация и т.п.). Помимо универсальных технологий к этому классу относятся частные социальные технологии, предназначенные для решения проблем конкретных социальных субъектов (детей, инвалидов, малоимущих и др.). Если технологии социального исследования могут быть эффективно использованы на первом этапе решения какой-либо социальной проблемы, то технологии социального воздействия эффективны и результативны на втором и третьем этапах деятельности. [5;134]

2.2. Информационное обеспечение управления в современных организациях

В информационном обеспечении деятельности организации как любой социально-экономической системы есть ряд особенностей.

Первая особенность состоит в том, что организация как социально-экономическая категория - это обобщенная динамическая система. Будущее состояние такой системы изменчиво (законодательство, новые цели развития и т.д.), и это состояние можно определить только с определенной долей вероятности. Это означает, что компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций (состава задач, информационной базы, прикладных программ и т.д.) и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и/или модернизации отдельных подразделений организации. [15;56]

Второй особенностью является пороговая зависимость эффективности деятельности организации от степени интеграции информационных ресурсов. Влияние информатизации на эффективность управления организацией становится заметным лишь тогда, когда преодолен некоторый пороговый уровень интеграции первичных информационных ресурсов, используемых для принятия управленческих решений. К примеру, это означает, что если внедрить автоматизированную информационную систему только по одному - двум функциональным направлениям (например, запись актов гражданского состояния и регистрация прав собственности на недвижимость), то можно улучшить работу только этих органов, но накапливаемые ими информационные ресурсы по составу недостаточны для решения каких-либо серьезных задач на уровне администрации субъекта Федерации. [9;65] Однако если дополнительно внедрить автоматизированные информационные системы в органах земельного учета, в регистрационной палате, в органах регистрации юридических лиц, то тогда можно решать задачи, связанные с учетом населения, с налогообложением и налогооблагаемой базой, с контролем за обеспечением адресности социальной помощи действительно малоимущим гражданам.

Для преодоления порогового уровня интеграции информационные технологии должны удовлетворять двум базовым требованиям. Первое: простота интеграции низовых подсистем в единое информационное пространство данных на сети территориально-разнесенных узлов и возможность корпоративного использования базовых реестров. Второе: оперативная доступность любых информационных срезов по всей совокупности данных для подготовки и принятия управленческих решений. [6;264]

Третья особенность информации в управлении - корпоративность. Несмотря на стремление единичных организационных структур к независимости и к монополии на "свою информацию", существует объективная заинтересованность в создании и использовании единой системы данных. Корпоративность информационных ресурсов означает, что каждая служба, предоставляя в общее пользование "свои" данные, может пользоваться информацией других служб. Корпоративность также является пороговой характеристикой. То есть существует некоторый пороговый перечень данных, при превышении которого достигается баланс между потребностями в информации, которую можно получить из корпоративного поля данных для "своих" задач, и данными, которые каждый из участников может вложить в корпоративный информационный пул. Корпоративность достигается на сети взаимодействующих по телекоммуникационным каналам информационных подсистем отдельных структурных подразделений и организаций в целом. При этом положительные стороны корпоративности проявляются в полном объеме только благодаря электронным технологиям.

Четвертая особенность касается условий востребования автоматизированной информационно-аналитической системы. Востребование зависит от ее полезности и удобства работы с системой. Пользователь должен применять те же приемы и ту же логику работы с данными, которые присущи не компьютеризованному органу управления. В частности, формы документов должны с минимальными отличиями от бумажного оригинала воспроизводиться на экране и выводиться на бумагу, пользователь должен иметь возможность самостоятельно создать какую-либо новую форму для отчета или справку, формируя на экране компьютера, как на листе, нужную конфигурацию документа и имея возможность обращаться к нужной группе данных. [20;54] Для заинтересованности пользователя в работе автоматизированной информационно-аналитической системы необходимо сокращать объем вновь вводимой информации (в том числе за счет использования данных, введенных другими организациями и структурными подразделениями), сокращать ошибки за счет типовых унифицированных словарей и справочников и за счет автоматического ввода повторяющихся данных.

Пятая особенность - разнообразие типов данных при малой интенсивности потоков информации. Количество полей данных, фиксируемых в первичной документации (карточках, книгах, актах, справках, балансах, в статистических отчетах) и, следовательно, в автоматизированной информационно-аналитической системе является очень большим - до 800 форм. Однако потоки обмена не столь значительны. Это практически означает, что не следует допускать принципиальной ошибки начинать дело информатизации с "прокладки дорогостоящих кабелей".

Сохранение целостности и единства деятельности организации с учетом изложенных особенностей связано с необходимостью неукоснительного исполнения ряда принципов информатизации, имеющих прямое отношение к ответу на вопрос о том, будет ли управление эффективным, или этих целей будет невозможно добиться при использовании самых совершенных компьютеров и средств телекоммуникаций. [19;89]

Специфической проблемой в развитии информационного обеспечения управления, носящей психологический характер, является необходимость последовательного перехода первых руководителей к обоснованному использованию в собственной практике управления возможностей современных информационных, аналитических, экспертных технологий. На начальном этапе это могла бы быть работа с электронной почтой, поисковыми, справочными, правовыми системами, подготовка презентационных материалов для выступлений. От преодоления сложившихся традиций работы первых руководителей с информацией в существенной мере будет зависеть уровень культуры и эффективности управленческой деятельности в организациях.

Доминирующие тенденции развития информационных технологий ориентированы на многопрофильность и структурную сложность управляемых предприятий. [2;65] Для эффективной и конкурентоспособной деятельности требуется информационно связать и объединить все подразделения на качественно новом управленческом уровне. Сделать это позволяют новые, современные информационные технологии. Рассмотрим наиболее известные из них.

Видеотехнология – это технология использования изображений. Такой технологии может предшествовать визуализация, т.е. представление данных в виде изображений. Быстрый рост объемов обработки данных требует поиска новых способов представления полученной информации. Организация видеоконференций связана с технологией проведения совещания между удаленными пользователями на базе использования их движущихся изображений. Технические средства при этом работают в реальном времени.

Мультимедиатехнология (мультисреда) основана на комплексном представлении данных любого типа. Такая технология обеспечивает совместную обработку символов, текста, таблиц, графиков, изображений, документов, звука, речи, что создает мультисреду. Изображение может быть выдано на экран с текстовым и звуковым сопровождением. Использование мультимедиатехнологии особенно эффективно в обучающих системах. Это связано с тем, что при активной работе в мультисреде пользователь запоминает 75 % воспринимаемой информации. В то время как из услышанной информации запоминается лишь 25 %. [15;23]