Подготовка и принятие управленческих решений

В принципе, вопрос о том, какая система принятия решений лучше: японская, американская или европейская, не совсем правомерен. Поиски оптимальной модели могут  идти только по пути взаимной адаптации и взаимного обогащения. Компании, способные воспринимать новые формы и идеи, отказаться от чего-то традиционного, мешающего развитию, получают преимущества. Американские фирмы во многом заимствовали японский опыт в области системы управления качеством, форм организации и стимулирования труда, системы планирования. В результате американскому менеджменту удалось уйти вперед и составить серьезную конкуренцию ставшей классической системе японского менеджмента. Теперь уже японским менеджерам приходится использовать опыт американских коллег, что связано с изменением всей системы управления, включая и систему принятия решений.

Таким образом, при сравнительном анализе различных систем принятия решений необходимо иметь в виду, что чисто механическое применение той или иной системы еще не гарантирует высокой эффективности. Каждая система имеет свои особенности, связанные с национальными традициями. Поэтому для эффективного применения любой системы принятия решений необходимо учитывать внешние и внутренние условия, в которых функционирует организация. Кроме того, динамичное развитие бизнес-процессов требует существенного пополнения арсенала управленческого инструментария, позволяющего быстро без значительных затрат времени и материальных ресурсов находить эффективные пути разрешения постоянно увеличивающихся и усложняющихся организационных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ подготовки и принятия управленческих решений 

 

2.1 Практика подготовки и принятия управленческих решений на примере города Загорье

В городе Загорье приближается праздник - 500 лет со дня основания. Городская дума решила отметить эту круглую дату, провести праздник, а заодно обеспечить пополнение городского бюджета. Прошло заседание, где обсудили все детали.

Надо решить, где проводить  праздник - на открытом воздухе или в здании городского театра. Финансовый результат праздника зависит от погоды, которая будет в тот день. При хорошей солнечной погоде все жители Загорья выйдут на улицы, праздничные мероприятия соберут массу участников, и городской бюджет пополнится солидной суммой. А если пойдет дождь, то загорцы как патриоты своего города, и праздничные эстрады, качели и карусели не заставят пустовать, но их посетителей, празднующих под зонтиками, будет, конечно, много меньше, чем в солнечную погоду.

Второй вариант - празднование в здании. Он явно выигрывает в случае дождя - праздновать под крышей намного лучше, чем под зонтиками. Однако в солнечную погоду многие жители Загорья предпочтут радоваться солнцу, гулять или работать в садах и огородах, чем праздновать в здании.

Каждый из двух вариантов решения имеет плюсы и минусы. Для принятия решения не хватает следующей количественной информации:

- насколько вероятна  в день праздника солнечная  погода и насколько - дождливая;

- каковы финансовые  результаты праздника при различных  вариантах сочетания погоды и места проведения (а таких сочетаний четыре: солнечно - проведение на открытом воздухе, праздник под дождем, в театре при солнце, в здании при дожде).

На первый вопрос Дума поручает ответить городскому Гидрометцентру, на второй - группе из режиссеров праздника, бухгалтеров и представителей торговых фирм. Перед началом следующего заседания члены думы Загорья получают запрошенные ими количественные данные, сведенные в таблицу.  

Таблица 2. Прибыль города при различных вариантах проведения праздника

Погода	Праздник на открытом воздухе (тыс.руб.)	Праздник в  театре (тыс.руб.)
Солнечно (60 %)	1000	750
Дождь (40 %)	200	500

 

В связи с полученными данными в думе началась дискуссия. Депутат думы Воробьев И.В. считает, что надо получить как можно больше в самом плохом случае, и при дожде, доходы по сравнению с солнечной погодой уменьшаются при любом решении. При дожде на открытом воздухе можно заработать 200000 рублей, а собравшись в театре – 500000 рублей. Значит, надо проводить праздник в театре - и как минимум 500 тысяч будут обеспечены.

Депутат думы Лебедев  А.Н. сказал, что нельзя оценивать ситуацию с пессимистичной стороны. Чаще всего в городе солнечно, дожди - лишь исключение. Надо быть оптимистами - исходить из того, что все пойдет, как хотят организаторы, будет солнечно, и праздник пройдет на открытом воздухе, что принесет 1000000 рублей в бюджет Загорья.

На взгляд профессора-математика университета Загорья, специалиста по теории вероятностей Чибисова С.Ю. и Воробьев И.В., и Лебедев А.Н. обсуждают крайние случаи - самую худшую ситуацию и самую лучшую. А надо подходить системно со всех сторон, учесть обе возможности. Он предложил рассмотреть сначала первый вариант - праздник на открытом воздухе. Можно получить 1000000 рублей в 60 % случаев (когда будет солнце) и 200000 рублей в 40 % случаев (при дожде), значит, в среднем по подсчетам (1000000 * 0,6 + 200000 * 0,4) выйдет 680000 рублей. А для второго варианта аналогичный расчет дает (750000 * 0,6 + 500000 * 0,4) 650000 рублей. Из чего им был сделан вывод, что надо проводить праздник на открытом воздухе.

Экономист Куликов Е.П. считает, что расчеты Чибисова С.Ю. не подходят к данной ситуации и  нельзя рассуждать так, как-будто праздник по случаю 500-летия Загорья будет проходить каждый год, и все данные в таблице никогда не изменятся. Предстоит провести только один праздник, и сделать это надо так, чтобы потом не жалеть об упущенных возможностях. Если решат проводить торжества на открытом воздухе, а пойдет дождь, то бюджет пополнится на 200000 рублей вместо 500000 рублей при решении, соответствующе погоде, т.е. упущенная выгода составляет (500000 – 200000) 300000 рублей. При праздновании в театре в случае солнечной погоды упущенная выгода составит (1000000 – 750000) 250000 рублей, то есть будет меньше. Значит, надо отмечать 500 лет Загорья в театре.

Председатель Степанов П.И, подводя итоги собрания, сказал, что доводы каждого из четверых выступающих были убедительны и так как мнения разделились, следует решить вопрос путем голосования.

Результаты голосования таковы: 15 депутатов думы за торжество на открытом воздухе, 8 (в основном представители старшего поколения) - за проведение его в театре. Решение принято - 500 лет Загорья будут отмечаться на открытом воздухе.

 

 

2.2 Анализ  подготовки и принятия управленческих решений города Загорье

Решение о месте проведения праздника принимала Дума города Загорья большинством голосов. Однако в подготовке решения участвовали  и другие люди - специалисты, подготовившие  информацию о погоде и о об ожидаемой  прибыли при различных сочетаниях погоды и места проведения.

В теории принятия решений  есть специальный термин - Лицо, Принимающее  Решения, сокращенно ЛПР. Это тот, на ком лежит ответственность за принятое решение, тот, кто подписывает приказ или иной документ, в котором выражено решение. Обычно это генеральный директор или председатель правления фирмы, командир воинской части, мэр города и т.п., словом - ответственный работник. Но иногда может быть и коллективный ЛПР, как в случае с Думой Загорья или Государственной Думой Российской Федерации.

Проект решения готовят  специалисты, как говорят, "аппарат  ЛПР", часто вместе с сотрудниками иных. Если ЛПР доверяет своим помощникам, то может даже не читать текст, а  просто подписать его. Но ответственность  все равно лежит на ЛПР, а не на тех, кто участвовал в подготовке решения.

При практической работе важно четко отделять этап дискуссий, когда рассматриваются различные  варианты решения, от этапа принятия решения, после которого надо решение  выполнять, а не обсуждать.

Часты конфликты между менеджерами по поводу сфер ответственности - кто за что отвечает, кто какие решения принимает. Поэтому очень важны регламенты, определяющие порядок работы. Недаром любое собрание принято начинать с утверждения председательствующего и повестки заседания, а работу любого предприятия или общественного объединения - с утверждения его устава.

При выполнении различных  функций управления возникает необходимость принимать решения. Например, процесс планирования должен завершиться решением об утверждении плана, процесс контроля - решением о порядке ликвидации отклонений или о корректировке плана.

Каждое решение направлено на достижение одной или нескольких целей. Например, Дума Загорья желала:

- отметить 500-летие своего  города;

- получить от праздничных мероприятий максимальную прибыль.

Эти две цели можно  достичь одновременно. Однако так  бывает не всегда. Часто встречающаяся  формулировка "максимум прибыли  при минимуме затрат" внутренне  противоречива. Минимум затрат равен 0, когда работа не проводится, но и прибыль тогда тоже равна 0. Если же прибыль велика, то и затраты велики, поскольку и то, и другое связано с объемом производства. Можно либо максимизировать прибыль при фиксированных затратах, либо минимизировать затраты при заданной прибыли.

Каждое решение предполагает использование тех или иных ресурсов. Так, Дума исходит из существования театра, в помещении которого можно провести праздничные торжества. Если бы театра не было, то и дискуссия в Думе не имела бы смысла. Кроме того, предполагается, что у города достаточно средств для подготовки празднества - ведь надо сначала подготовить карусели и концерты, и только потом получить прибыль как разность между доходами и расходами.

В обыденной жизни  мы чаще всего принимаем решения, покупая товары и услуги. И тут совершенно ясно, что такое ресурсы - это количество денег в нашем кошельке.

При практической работе над проектом решения важно все  время повторять: "Чего мы хотим  достичь? Какие ресурсы мы готовы использовать для этого?"

Четверо выступавших думцев разошлись во мнениях, потому что они по-разному оценивали риск дождя, влияние этого риска на успешность достижения цели.

Многие решения принимаются  в условиях риска, т.е. при возможной  опасности потерь. Связано это  с разнообразными неопределенностями, окружающими нас. Кроме отрицательных неожиданностей бывают положительные - мы называем их удачами. Менеджеры стараются застраховаться от потерь и не пропустить удачу.

Внутренне противоречива  формулировка: "Максимум прибыли  и минимум риска". Обычно при  возрастании прибыли возрастает и риск - возможность все потерять. Наиболее прибыльными в нашей стране были финансовые пирамиды типа МММ - для тех, кто успел вовремя продать акции, "наварив" на них тысячи процентов прибыли. Подавляющее же большинство потеряло свои деньги, оставшись с не имеющими цены бумажками в руках.

Анализируя таблицу, можно  сказать, что неопределенность не только в том, будет дождь или нет. Неопределенности - во всех числах таблицы. Сведения о погоде, пусть даже рассчитанные за 100 лет, содержат погрешности, которые можно оценить с помощью методов метрологии и математической статистики. Например, вместо 60 % должно стоять (60+3) % . Тем более содержат неточности данные о предполагаемой прибыли. Ведь для того, чтобы ее рассчитать, необходимо:

- оценить затраты на  подготовку к празднику (это  можно сделать достаточно точно,  особенно при отсутствии инфляции);

- оценить число участников  празднества (а это уже труднее  - таких праздников раньше не  было), например, поручив социологам  опросить горожан;

- оценить затраты среднего  участника праздника (а это  зависит, в частности, от общего  экономического положения Загорья  к моменту праздника, которое  тем самым тоже необходимо  спрогнозировать).

В результате вместо 1000000 рублей в таблице должно стоять 1000000+200 рублей. Следовательно, рассуждения четырех думцев, опирающихся на числа из таблицы, строго говоря, некорректны. Реальные числа - иные, хотя и довольно близкие. Необходимо изучить устойчивость выводов по отношению к допустимым отклонениям исходных данных, а также по отношению к малым изменениям предпосылок используемой математической модели. Любое измерение проводится с некоторой погрешностью, и эту погрешность необходимо указывать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Критерии оценки решения, принятого Думой Загорья

В ходе дискуссии заседателей Думы Загорья каждый из выступавших использовал свой критерий для выбора наилучшего варианта критерия.

Воробьев предлагал  анализировать наихудший для  думцев случай дождя. Фактически он рассматривал погоду как врага, который всячески будет мешать проведению празднества, будет стараться уменьшить доход города. И в условиях жесткого противодействия со стороны погоды он предлагал выбрать наиболее выгодный вариант решения - проведение праздника в театре. Подход Воробьева хорошо при рассмотрении бескомпромиссного противостояния двух противников, имеющих противоположные интересы, например, двух армий воюющих между собой государств. Существует математическая наука – теория игр, - в которой рассматриваются методы оптимального поведения в условиях конфликта. В дискуссии о выборе места праздника позиция Воробьева - это позиция крайнего пессимиста, поскольку нет оснований считать погоду активным сознательным противником для руководства города. Отметим также, что наиболее плохой случай, на который ориентируется теория игр, встречается сравнительно редко.